3 Nguyên Tắc Quản Lý Sống Còn Trong Vận Hành Chuỗi Trà Chanh

Không thể phủ nhận tốc độ phát triển mạnh mẽ của mô hình kinh doanh trà chanh trong thời điểm hiện tại. Tại thành phố Hà Nội, trong vòng bán kính 1km có đến 5,6 quán trà chanh đủ các thương hiệu. Chưa thể khẳng định mô hình kinh doanh trà chanh sẽ phát triển dài hạn trong tương lai hay chỉ là xu hướng kinh doanh “ăn xổi”. Tuy nhiên khi đã bắt đầu kinh doanh ăn uống, bạn cần nằm lòng những nguyên tắc quản lý dưới đây để đảm bảo kinh doanh hiệu quả.  

1. Quản lý chất lượng sản phẩm 

Kinh doanh đồ ăn uống, chất lượng sản phẩm vẫn luôn là ưu thế cạnh tranh tiên quyết. 

Vậy quản lý chất lượng sản phẩm bằng cách nào? Bạn có thể ủy quyền trách nhiệm cho quản lý  giám sát nếu không thường xuyên có mặt tại cửa hàng, đưa ra quy định chung về dọn dẹp vệ sinh chỗ làm việc, phạt nếu nhân viên pha chế không theo đúng công thức, không rửa dụng cụ, không lau cốc chén, máy ủ trà, v..v…

Đặc biệt, nếu bạn kinh doanh trà chanh theo mô hình chuỗi, một trong những điều nằm lòng là phải quản lý đồng bộ chất lượng đồ uống trong chuỗi. Cùng một thương hiệu nhưng nếu khách đến cơ sở này uống trà chát quá, cơ sở kia nhạt quá. Ngay lập tức khách hàng sẽ có đánh giá tiêu cực về cả thương hiệu của bạn và không sớm thì muộn bạn cũng thất bại. 

Một trong những cách bạn có thể kiểm soát chất lượng đồ uống của quán đó là lắng nghe phản hồi từ khách hàng. Thường xuyên làm những khảo sát bằng các phần mềm CRM (như là LOOP Smart WIFI) để đánh giá chất lượng đồ uống, giúp quán của bạn chiếm được thiện cảm từ khách hàng bởi thật sự bạn đang quan tâm đến trải nghiệm của họ. Hoặc bạn có thể theo dõi báo cáo hóa đơn bán hàng trên phần mềm quản lý. Xem số lượng món bán chạy, món không bán được, để bạn điều chỉnh menu và chất lượng kinh doanh hợp lý. 

2. Quản lý kho nguyên vật liệu

10 chủ đầu tư kinh doanh trà chanh khi được hỏi về khó khăn trong quản lý quán là gì họ đều đề cập đến khâu quản lý nguyên vật liệu. Thông thường, cứ hết trà là nhân viên đi pha, nhân viên thường sẽ không có ý thức tiết kiệm nguyên liệu. Có nhiều trường hợp dù 22h khách vãng bớt nhưng cứ hết trà nhân viên vẫn sẽ ủ đầy bình dẫn đến ngày nào quán cũng bị thừa trà.
Đây cũng chính là lý do chủ quán nên phải sử dụng những công cụ hỗ trợ quản lý, điều chỉnh nguyên liệu. Với ngành dịch vụ ăn uống, bạn phải lựa chọn phần mềm có tính năng quản lý định lượng nguyên liệu. Ví dụ bạn quy định một ly trà chanh sẽ gồm bao nhiêu trà, bao nhiêu đá, bao nhiêu đường. Mỗi một bình trà sẽ pha được bao nhiêu cốc. Khi đó nhân viên bán hàng đến đâu, phần mềm sẽ tự động trừ kho để bạn theo dõi lượng nguyên liệu bán ra, nguyên liệu dư thừa mỗi ngày. Từ đó bạn chủ động điều chỉnh định lượng sao cho hợp lý. Với tính năng quản lý kho thông minh, LOOP Smart POS sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn.

Có nhiều chủ quán quản lý nguyên liệu theo cách thủ công, thấy trong kho hết trà mới gọi điện cho nhà cung cấp. Do vậy mà không ít trường hợp trà chưa giao kịp và quán phải tạm thời ngừng hoạt động. Chính vì thế việc theo dõi nguyên liệu trên phần mềm để bạn biết khi nào sắp hết trà, còn bao nhiêu trà trong kho để nhập trà về. Đảm bạn bảo việc kinh doanh sẽ không bị gián đoạn do quản lý nguyên liệu thiếu chuyên nghiệp. 

3. Quản lý quy trình vận hành kinh doanh trà chanh và con người

Với mô hình trà chanh, chủ yếu chủ quán sẽ thuê sinh viên làm parttime luân ca. Với nguồn nhân sự này, lương chi trả sẽ ít hơn tuy nhiên độ trung thành của nhân viên không cao. Bạn phải liên tục phải tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Hơn nữa, việc quản lý con người một phần cũng đòi hỏi nhiều ở sự khéo léo.

Bên cạnh đó, ngay trước khi mở cửa khai trương quán trà chanh, bạn cần lên một quy trình phục vụ chuẩn và cứ thế đào tạo cho nhân viên. Kinh doanh trà chanh với lượng khách ra vào đông, tất cả các chủ quán đều sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý và chuẩn quy trình phục vụ từ lúc khách bước vào đến lúc khách ra về. Bạn sẽ phải xây dựng quy trình đào tạo nhân viên như cách bán hàng, quy trình thanh toán, trả đồ cho khách sao cho khép kín và nhanh chóng. 

Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý, chủ quán có thể phân quyền chi tiết cho nhân viên như thu ngân, quản lý, order. Khi phân quyền sử dụng, bất kể có sai sót gian lận nào chủ quán cũng có thể tìm ra nguyên nhân hoặc quy trách nhiệm cụ thể cho ai. Nhờ đó quán trà chanh cũng sẽ giảm tải được thất thoát do gian lận. 

Khi quy trình được xây dựng chuẩn chỉnh và khép kín, quá trình phục vụ khách hàng nhanh hơn. Khách hàng sẽ càng cảm thấy hài lòng hơn với đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp. Giữ được thiện cảm khách hàng là chìa khóa lớn nhất dẫn đến thành công của bất kỳ mô hình kinh doanh nào.

Với những kiến thức sơ lược trên đây, chúc bạn có thêm gợi ý để xây dựng quy trình quản lý quán trà chanh của mình hiệu quả.