Tất Tần Tật Về Một Quy Trình Quản Lý Kho Chuẩn ISO

Cửa hàng của bạn đang tìm kiếm giải pháp để quản lý kho hàng hiệu quả? Bạn đã nghe qua về quy trình quản lý kho chuẩn ISO chưa? Đây là quy trình quản lý kho được ứng dụng rộng rãi nhất hiện nay. Những quy trình này là gì? Vì sao lại được ưa chuộng đến vậy? Những thông tin cực hữu ích sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về về quy trình quản lý kho chuẩn ISO và cách xây dựng quy trình đó.

1. ISO là gì? Quy trình quản lý kho chuẩn ISO là như thế nào?

ISO được thành lập từ 1947 tại Thuỵ Sĩ. Đây là Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế, là cơ quan xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn quốc tế về thương mại và công nghiệp. Tiêu chuẩn ISO được xem là thước đo mà các doanh nghiệp trên toàn thế giới đều công nhận và hướng đến.

Tính đến thời điểm hiện tại, ISO đã có hơn 22.000 tiêu chuẩn liên quan tới nhiều ngành nghề và nhiều khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp. Trong đó có quy trình quản lý kho.

Quy trình quản lý kho chuẩn ISO là quy trình quản lý  kho vật tư, hàng hoá chuyên nghiệp và nhất quán được tạo nên bởi các chuyên gia hàng đầu tại ISO. Quy trình này được tạo ra nhằm tối ưu hoá hiệu quả vận hành kho cho doanh nghiệp. Trong quy trình này, mỗi hoạt động trong kho đều được thiết lập thành quy trình với từng bước cụ thể để hướng dẫn các nhân viên kho thực hiện.

2. Quản lý kho theo quy trình chuẩn ISO có lợi ích gì?

Hàng tồn kho là nguồn tài sản lưu động quý giá của mỗi doanh nghiệp vì vậy mà việc quản lý hàng tồn kho cũng trở thành một hoạt động thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Để hàng hoá được lưu thông thuận lợi đảm bảo tính liên tục cho công tác bán hàng, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và nhất quán. Quy trình quản lý kho chuẩn ISO là một quy trình thỏa mãn được điều đó và được các doanh nghiệp toàn cầu hướng đến vì các lợi ích mà nó mang lại.

Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên

Với quy trình quản lý kho chuẩn ISO, mỗi nhân viên kho sẽ biết được trách nhiệm công việc của mình một cách rõ ràng và chi tiết để thực thi chính xác. Bên cạnh đó, người quản lý cũng kiểm soát được chặt chẽ hơn về nhân sự cũng như các tiến trình công việc để khi có xảy ra sai sót cũng dễ truy cứu nguyên nhân và người chịu trách nhiệm

Việc này giúp nhân viên kho có trách nhiệm hơn với công việc của mình và năng suất làm việc cũng cao hơn.

Hạn chế thất thoát

Quy trình quản lý kho chuẩn ISO được thiết lập chặt chẽ từng bước, cho phép nhà quản lý kiểm soát được mọi công đoạn, mọi hàng hàng hóa trong kho một cách dễ dàng và nhanh chóng. Do đó mà hiếm khi dẫn đến tình trạng thất thoát. 

Bên cạnh đó sự chặt chẽ trong quy trình quản lý kho chuẩn ISO cũng giúp hạn chế tình trạng nhân viên gian lận vì nhà quản lý nắm rất rõ công đoạn nào do nhân viên nào phụ trách.

Tiết kiệm thời gian

Quy trình quản lý kho chuẩn ISO giúp bạn tiết kiệm được tối đa thời gian phải kiểm kê kho hay xử lý các vấn đề về thất thoát hàng hoá. Đồng thời cũng giúp bạn xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra, tránh ảnh hưởng đến hoạt động vận hành kho hay các hoạt động khác có liên quan.

Tiết kiệm chi phí

Việc nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên giúp bạn tối ưu được chi phí nhân sự.

Tình trạng thất thoát hàng hóa được giảm thiểu giúp bạn hạn chế được chi phí do thất thoát hàng hoá.

Vận hành tốt kho vật liệu hàng hoá cũng giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều chi phí lưu kho hay chi phí nguyên vật liệu bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng,…

Xem thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Vừa Hiệu Quả Vừa Tiết Kiệm Chi Phí

Lập kế hoạch kinh doanh tốt hơn

Với quy trình quản lý kho chuẩn ISO, bạn sẽ dễ dàng nhận biết được mặt hàng nào tồn kho lâu, mặt hàng nào bán chạy. Từ đó lên kế hoạch đặt hàng hợp lý cũng như xây dựng kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn: khuyến mãi sản phẩm nào để đẩy mạnh tiêu thụ, nhập nhiều mặt hàng nào để đảm bảo luôn có đủ hàng để bán.

Bên cạnh đó, việc nắm được khả năng tiêu thụ của từng loại sản phẩm còn giúp bạn nhận biết được những thiếu sót hay hạn chế từ sản phẩm khiến cho việc tiêu thụ trở nên khó khăn. Từ đó, lập kế hoạch nghiên cứu và cải tiến lại sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng

Ở ngành hàng bán lẻ, ngoài chất lượng sản phẩm thì việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng là một yếu tố không kém phần quan trọng. Nếu khách hàng không tìm thấy sản phẩm cần mua trên quầy kệ của bạn rất có thể sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh. Hoặc nếu khách hàng muốn đợi bạn nhưng bạn lại báo sai ngày về hàng do không có một kế hoạch nhập hàng chính xác thì điều này càng ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và sự chuyên nghiệp của bạn.

Cân bằng mối quan hệ giữa chức năng bán hàng và chức năng kiểm soát chi phí

Bộ phận bán hàng luôn muốn có nhiều hàng để bán nhưng bộ phận kế toán thì lại muốn giảm thiểu hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí và xoay vòng vốn tốt hơn. Quy trình quản lý kho chuẩn ISO chính là giải pháp giúp cân bằng cho vấn đề trên của 2 bộ phận.

Quy trình quản lý kho chuẩn quốc tế này sẽ cho bạn biết tồn kho ở mức bao nhiêu là hiệu quả, khi nào cần nhập thêm hàng,… giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn mà vẫn đảm bảo luôn có đủ hàng để bán.

Giải quyết vấn đề nhanh chóng

Với quy trình quản lý kho chuẩn ISO sẽ giúp các nhà quản lý kịp thời phát hiện các vấn đề hay sai sót của các hoạt động trong kho hay hàng hoá. Nhờ đó mà giải quyết các vấn đề này nhanh chóng và hiệu quả hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí.

Xem thêm: Tồn Kho Bao Nhiêu Là Đủ? Nên Nhập Kho Bao Lâu Một Lần? Vòng Quay Hàng Tồn Kho Là Gì?

3. Các bước để xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn ISO

Có 3 cách thức để quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO:  Quản lý mã hàng, Quản lý hoạt động nhập hàng và Quản lý hoạt động xuất hàng.

Quy trình quản lý mã hàng chuẩn ISO

Bước 1: Gửi yêu cầu

Khi có nhu cầu cấp mã mới hay sửa đổi mã hàng hoá, bộ phận kế hoạch sẽ lập yêu cầu gửi đến bộ phận hay nhân viên phụ trách quản lý mã hàng.

Bước 2: Kiểm tra mã hàng

Sau khi nhận được yêu cầu, bộ phận quản lý mã hàng sẽ tiến hành kiểm tra mặt hàng được yêu cầu để đối chiếu xem mặt hàng này có tồn tại hay không?

Bước 3: Thực hiện yêu cầu

– Đối với việc cấp mã mới (mặt hàng chưa không tồn tại trong hệ thống): bộ phận quản lý mã hàng sẽ tiến hành phân loại và lập mã mới theo quy tắc chung, sau đó cập nhật lên hệ thống.

– Đối với việc sửa đổi mã (mặt hàng đang tồn tại trong hệ thống): bộ phận quản lý mã hàng sẽ tiến hành kiểm duyệt và quyết định xem yêu cầu này có cần thiết hay không.

+ Nếu cần thiết: sẽ tiến hành xóa mã cũ và cấp mã mới cho hàng hoá theo yêu cầu

+ Nếu không cần thiết: sẽ gửi thông báo từ chối đến phòng kế hoạch

Bước 4: Thông báo đến người yêu cầu và các bộ phận có liên quan

Bộ phận quản lý mã hàng sẽ thông báo về sự thay đổi của mã hàng hóa cho bộ phận kế hoạch và các bộ phận có liên quan.

Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng chuẩn ISO

Bước 1: Thông báo việc nhập kho

Khi có yêu cầu nhập hàng, bộ phận đề xuất sẽ thông tin đến các bộ phận có liên quan như kho, bảo vệ, phòng kế hoạch, … để bố trí nhân sự cho việc kiểm tra và nhập hàng vào kho.

Bước 2: Kiểm tra

Thủ kho đối chiếu đơn đặt hàng với các mặt hàng đang nhập vào về mặt hàng, số lượng,… và nhận phiếu mua hàng từ nhà cung cấp.

Thủ kho hoặc bộ phận quản lý giá trị (nếu có) cần kiểm tra chất lượng nguyên liệu ngay từ bước này để kịp thời phát hiện các sai sót và yêu cầu nhà cung cấp xử lý. Nếu có bất kỳ sai sót nào thì lập biên bản ngay để xác nhận. Nếu không có vấn đề gì thì ký vào phiếu giao nhận.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi ký phiếu giao nhận, Thủ kho sẽ chuyển giao toàn bộ giấy tờ cho Kế toán kho xác minh lại, sau đó tiến hành lập thanh toán mua và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần có đủ chữ ký của 3 bên và thường được lập thành 3 liên do Kế toán kho, Thủ kho và đơn vị giao hàng giữ.

Bước 4: Nhập hàng hóa vào kho

Sau khi hoàn thành xong mọi thủ tục nhập kho, Thủ kho tiến hành điều phối nhân viên kho vận chuyển các hàng hóa, nguyên vật liệu vào các khu vực thích hợp trong kho. Sau đó nhập các thông tin vào thẻ kho và hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng chuẩn ISO

Bước 1: Gửi yêu cầu

Khi có nhu cầu xuất hàng hoá ra khỏi kho, bộ phận đề xuất cần gửi lệnh xuất hàng kèm đơn hàng cho Kế toán kho.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Kế toán kho sẽ dựa trên đơn hàng để tiến hành kiểm tra các mặt hàng trong kho xem có đủ số lượng đề xuất theo yêu cầu hay không. Nếu có, sẽ tiến hành xuất kho. Nếu không sẽ gửi thông báo đến bộ phận yêu cầu.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hoá đơn

Kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên đơn hàng đã được nhận từ bộ phận đề xuất. Sau đó, sẽ chuyển cho Thủ kho để tiến hành xuất hàng theo yêu cầu.

Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cần có đủ chữ ký của 3 bên và được lập thành 3 liên do Kế toán kho, Thủ kho và bộ phận nhận hàng giữ.

Bước 4: Tiến hành xuất kho

Thủ kho tiến hành phân bổ nhân sự để soạn hàng và xuất kho đầy đủ hàng hoá như yêu cầu.

Bước 5: Nhập thông tin vào hệ thống

Sau khi đã hoàn tất việc xuất kho, Kế toán và Thủ kho tiến hành lưu thẻ kho và cập nhật thông tin xuất kho vào hệ thống quản lý.

Có thể thấy, việc quản lý hàng tồn kho đã trở nên chuyên nghiệp và nhất quán hơn với quy trình quản lý kho chuẩn ISO. Một quy trình quản lý chuẩn giúp mỗi cá nhân nhận thức được rõ ràng hơn về trách nhiệm của mình đối với tổ chức, còn bản thân nhà quản lý thì kiểm soát mọi hoạt động được chặt chẽ hơn. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn Thủ kho và Kế toán kho thường là 2 vị trí riêng biệt nhưng đối với những cửa hàng/doanh nghiệp nhỏ, bạn cũng có thể tuyển dụng 1 Thủ kho giàu kinh nghiệm, có nghiệp vụ tốt để kiêm nhiệm luôn vị trí Kế toán kho. 

Bên cạnh quy trình quản lý kho chuẩn ISO, bạn cũng có thể tham khảo bài viết Đơn Vị Phân Loại Hàng Tồn Kho – SKU Là Gì? để ứng dụng đơn vị phân loại hàng tồn kho – SKU vào quy trình quản lý kho. Ngoài ra, các phần mềm bán hàng thông minh hiện nay cũng có tích hợp thêm tính năng quản lý kho, không chỉ giúp bạn quản lý kho hiệu quả mà còn kết nối, phục vụ cho công tác bán hàng và báo cáo để tối ưu thời gian và chi phí quản lý. LOOP Smart POS là một trong số đó. LOOP Smart POS giúp bạn theo dõi các hoạt động xuất-nhập kho dễ dàng mọi lúc mọi nơi mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng. Từ đó, nhanh chóng phát hiện các sai sót để kịp thời xử lý. Đặc biệt hơn nữa, với khả năng liên kết số liệu giữa các cửa hàng sẽ giúp cho việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho và việc quản lý nhiều cửa hàng với nhiều kho hàng khác nhau cùng 1 lúc trở nên dễ dàng hơn. 

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quy trình quản lý kho chuẩn ISO cũng như hỗ trợ bạn trong việc tìm ra giải pháp tối ưu cho quy trình quản lý kho của cửa hàng mình. Nếu có nhu cầu khám phá thêm những tính năng khác của phần mềm bán hàng thông minh LOOP Smart POS, hãy liên hệ ngay với LOOP để được tư vấn và hỗ trợ nhé!