Giới thiệu
Authentication
Menu
Order
Member
Voucher
Nếu bạn đang băn khoăn về việc lắp đặt Hệ thống bán hàng POS cho cửa hàng của mình nhưng không biết hệ thống này hoạt động như thế nào? Cần các thiết bị gì và mang đến hiệu quả ra sao? Tất cả câu trả lời sẽ nằm trong bài viết này.
Mục lục bài viết
1. Hệ thống bán hàng POS là gì?
Như đã đề cập đến ở bài viết Quản lý quán cafe hiệu quả với hệ thống bán hàng POS (Dẫn link bài 45), hệ thống POS là 1 hệ thống gồm nhiều máy POS tại 1 điểm bán hàng. Hệ thống bán hàng POS tích hợp nhiều thiết bị để thực hiện các chức năng như tính tiền, quản lý tiền mặt, in hoá đơn,… Bên cạnh đó, các POS trong cùng hệ thống còn có thể liên kết với nhau để theo dõi, kiểm tra hàng hoá,…
2. Cách thức hoạt động của Hệ thống bán hàng POS
Cấu tạo của máy bán hàng POS
Máy bán hàng POS gồm có 2 bộ phận chính là phần cứng và phần mềm
Phần cứng bao gồm: Màn hình,Máy quẹt thẻ, Két đựng tiền mặt, Máy in hoá đơn, Máy quét mã vạch,…
Phần mềm thường là Phần mềm bán hàng và được thiết kế để tương thích với các thiết bị phần cứng kể trên.
Thông thường doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn là
– Mua phần cứng trước và tìm mua phần mềm được thiết kế theo yêu cầu, dựa theo đặc điểm của từng điểm bán hàng để đáp ứng được nhu cầu thực tế của nơi đó và tương thích với hệ thống phần cứng đã mua trước đó.
– Mua phần mềm trước và tìm thiết bị phần cứng tương thích với phần mềm đã mua
Xem thêm: Cách Chạy Quảng Cáo Facebook Miễn Phí
Cách thức hoạt động của máy bán hàng POS
- Khi thanh toán thẻ
Máy quẹt thẻ sẽ được kết nối thông qua đường dây điện thoại, WiFi hoặc thông qua thẻ SIM tích hợp và hoàn toàn độc lập với phần mềm POS. Do đó, sau khi đã nhập đủ mặt hàng, trên màn hình sẽ hiển thị tổng số tiền khách phải trả, bạn phải nhập thủ công số tiền này lên máy quẹt thẻ. Lúc này thiết bị quẹt thẻ sẽ tự động kết nối với ngân hàng để ngân hàng phê duyệt giao dịch. Sau khi giao dịch đã được phê duyệt, máy quẹt thẻ sẽ xuất ra biên lai của ngân hàng. Bạn sẽ cần yêu cầu khách ký tên vào biên lai để giữ lại đối chứng khi tổng kết doanh thu cuối ngày.
- Khi thanh toán tiền mặt
Sau khi cập nhật xong các mặt hàng khách mua, bạn sẽ nhập số tiền thực tế khách đưa vào máy. Lúc này, hệ thống sẽ tự tính số tiền cần thối lại cho khách và hiển thị trên màn hình. Đồng thời két tính tiền cũng bung ra để bạn bỏ tiền khách vừa đưa vào và lấy tiền thối cho khách.
- Báo cáo cuối ngày
Tuỳ cơ sở kinh doanh mà bạn sẽ thực hiện báo cáo doanh thu vào cuối ngày hoặc phải báo cáo cuối mỗi ca. Ở các quán cà phê và chuỗi cửa hàng bán lẻ thường sẽ báo cáo cuối mỗi ca do lượt giao dịch mỗi ngày ở các hình thức kinh doanh này rất nhiều. Nếu đến cuối ngày mới tổng kết thì rất khó kiểm soát và dễ dẫn đến sai sót.
Máy bán hàng POS sẽ tổng kết doanh thu theo từng hình thức thanh toán để bạn đối soát lại với lượng tiền mặt trong két và tổng kết giao dịch trên máy quẹt thẻ. Máy quẹt thẻ có chức năng báo cáo tổng số tiền giao dịch trong ngày qua hình thức quẹt thẻ để bạn đối chiếu. Đồng thời, phần biên lai có chữ ký của khách hàng mỗi khi khách thanh toán thẻ cũng phục vụ cho mục đích này.
3. Cần trang bị các thiết bị nào cho hệ thống POS? Chức năng của từng loại
Để hệ thống POS có thể hoạt động hết công suất và phát huy hết những chức năng của mình, mỗi cửa hàng cần trang bị cho mình các thiết bị sau đây để kết nối với hệ thống POS để phục vụ cho từng mục đích khác nhau. Sau đây là các thiết bị cơ bản, cần thiết cho một hệ thống POS và chức năng của từng loại:
Màn hình cảm ứng/máy tính
Đây là thiết bị bắt buộc phải có trong hệ thống bán hàng POS, là “cơ quan đầu não” lưu trữ mọi thông tin và là nơi để nhân viên thực hiện mọi thao tác từ bán hàng đến thanh toán và xem báo cáo.
Hiện nay, hầu hết các quán cà phê hay cửa hàng bán lẻ đều đã chuyển sang dùng màn hình cảm ứng thay cho màn hình máy tính và bàn phím như trước đây. Bởi sự tiện lợi và nhanh chóng. Mọi thao tác thủ công được đơn giản hoá thành các nút trên màn hình cảm ứng để tiết kiệm thời gian bán hàng và thanh toán cũng như hạn chế sai sót.
Hầu hết màn hình hiện nay còn trang bị thêm khe quẹt thẻ thành viên ở bên phải màn hình để phục vụ cho việc tích điểm hay áp dụng các chương trình khuyến mãi của cửa hàng.
Máy quẹt thẻ liên kết với ngân hàng
Đây là thiết bị được ngân hàng cung cấp do liên quan đến dịch vụ của ngân hàng. Máy quẹt thẻ thường có kích thước nhỏ gọn có thể di chuyển và sạc PIN bằng nguồn điện. Trên máy sẽ có 1 khe dài để quẹt các thẻ thông thường và 1 khe nhỏ để đọc thẻ có gắn chip như thẻ VISA hay MASTER. Đồng thời sẽ có khe để xuất hoá đơn ngân hàng.
Trên thị trường hiện nay cũng có thêm một dạng máy quẹt thẻ cải tiến được gọi là mPOS (Mobile Point Of Sale) với kích thước nhỏ gọn hơn gấp nhiều so với máy quẹt thẻ thông thường. Ngoài ra máy mPOS còn được tích hợp thêm tính năng kết nối với hệ thống phần mềm và xuất hoá đơn điện tử.
Két đựng tiền mặt
Với đất nước có tỷ lệ sử dụng tiền mặt cao như Việt Nam thì 1 két đựng tiền mặt là vô cùng cần thiết. Két đựng tiền mặt giúp bạn cất giữ tiền an toàn và phân loại tiền hợp lý để việc thanh toán được diễn ra nhanh chóng hơn.
Đây là dạng thiết bị độc lập, bạn có thể trang bị hoặc không. Nhưng hãy lưu ý là két đựng tiền mặt cần được mua kèm với máy in hoá đơn tương thích và két đựng tiền mặt sẽ chỉ mở khi bạn thực hiện lệnh nhập tiền trên màn hình hoặc dùng chìa khoá để mở.
Máy in hoá đơn
Một thiết bị không thể thiếu để đáp ứng nhu cầu giữ lại hoá đơn của khách hàng vì nhiều lý do nào đó. Tuy hiện nay nhu cầu xuất hoá đơn điện tử đã tăng lên nhưng các cửa hàng và quán cà phê vẫn sử dụng hoá đơn giấy để thuận tiện hơn trong việc đối soát trong trường hợp khách có bất kỳ khiếu nại gì về sản phẩm. Hoá đơn giấy như một vật minh chứng rằng khách đã mua hàng.
Với máy in hoá đơn, cửa hàng cần trang bị thêm giấy in chuyên dụng.
Máy quét mã vạch
Đây là thiết bị vô cùng cần thiết đối với các cửa hàng bán lẻ hay siêu thị để đọc mã vạch sản phẩm cũng như quản lý lượng hàng tồn kho nếu có áp dụng mã SKU vào quy trình quản lý kho.
Với các quán cà phê thì thiết bị này không cần thiết vì số lượng sản phẩm không nhiều nên đa phần các món ăn/uống của quán sẽ được hiển thị sẵn trên màn hình. Chỉ cần thao tác trên màn hình để order món cho khách.
Với máy quét mã vạch bạn cần trang bị thêm giá đỡ để tăng tính thẩm mỹ cho quầy thu ngân và hạn chế hư hỏng máy do va đập.
Xem thêm: Mẹo Bán Hàng Online Trên Facebook Hiệu Quả
Phần mềm bán hàng
Phần mềm bán hàng là phần quan trọng nhất tạo nên sự kết nối giữa các phần trong hệ thống để thực hiện cùng lúc nhiều chức năng như bán hàng, thanh toán, báo cáo doanh thu,… Các cửa hàng bán lẻ hay các quán cà phê cần lưu ý trong việc lựa chọn các thiết bị tương thích với phần mềm.
Riêng với phần mềm LOOP Smart POS, bạn không cần phải lo lắng về vấn đề này. Vì phần mềm LOOP Smart POS luôn được viết riêng cho mỗi cửa hàng hay quán cà phê để phù hợp với đặc điểm cụ thể của ngành hàng cũng như nhu cầu thực tế của từng cửa hàng và để đảm bảo sự tương thích giữa phần cứng và phần mềm.
Bên cạnh các tính năng cơ bản của 1 phần mềm bán hàng, Phần mềm bán hàng thông minh LOOP Smart POS còn được tích hợp thêm các tính năng như quản lý kho, quản lý từ xa, chấp nhận nhiều phương thức thanh toán như quẹt thẻ, thanh toán trực tuyến qua các Ví điện tử,… Đặc biệt là khả năng liên kết quản lý nhiều cửa hàng cùng lúc để bạn có thể quản lý tất cả chỉ trên 1 nền tảng.
Như vậy, để có được một hệ thống POS hoàn chỉnh bạn cần đầu tư khá nhiều thiết bị. Nhưng điều quan trọng nhất vẫn là 1 phần mềm đa năng để giúp bạn quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Các thiết bị phần cứng hiện nay rất đa dạng và thường chỉ đáp ứng 1 tính năng cụ thể cố định nào đó nên không có sự khác biệt quá lớn giữa các hãng. Nhưng 1 phần mềm bán hàng lại khác. Phần mềm bán hàng chính là sự đầu tư lâu dài và quyết định hiệu quả kinh doanh. Vì 1 phần mềm đa năng sẽ giúp bạn giải quyết được nhiều vấn đề một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Từ đó tối thiểu hoá chi phí và tối đa hoá doanh thu giúp gia tăng lợi nhuận của cửa hàng. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trong việc lựa chọn cho cửa hàng mình một phần mềm phù hợp để trợ giúp bạn kinh doanh hiệu quả nhé!