Đơn Vị Phân Loại Hàng Tồn Kho – SKU Là Gì?

Đơn vị phân loại hàng tồn kho – SKU là công cụ quản lý hàng hoá dễ dàng và hiệu quả mà hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đang áp dụng. Đừng bỏ lỡ những thông tin sau về SKU nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho việc quản lý kho hàng của mình.

1. SKU là gì? SKU và UPC khác nhau như thế nào?

SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit, nghĩa là đơn vị lưu kho hay đơn vị phân loại hàng tồn kho. SKU giúp phân loại các hàng hoá theo các đặc tính về kích thước, màu sắc, ngày sản xuất,… Đây là 1 mã gồm cả chữ và số cung cấp thông tin về sản phẩm và xác định giá của nó. SKU được các nhà bán lẻ sử dụng để tìm kiếm và quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.

Còn UPC là viết tắt của Universal Product Code, nghĩa là mã hàng hoá. UPC được các nhà sản xuất đặt vào sản phẩm để cung cấp cho người tiêu dùng thông tin của sản phẩm. UPC được sử dụng toàn cầu với 1 dãy 12 số, không có chữ.

Có thể hiểu UPC là mã vạch được tiêu chuẩn hoá để bất cứ ai cũng có thể đọc được. Còn SKU chỉ phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng hoá. Cùng 1 loại sản phẩm nhưng ở những công ty khác nhau sẽ có SKU khác nhau nhưng UPC thì sẽ giống nhau.

Tuy khác nhau về mọi mặt nhưng SKU và UPC đều có cùng 1 mục đích là giúp các doanh nghiệp theo dõi sản phẩm.

2. SKU có ý nghĩa như thế nào trong việc quản lý hàng hoá?

Phân loại hàng hoá hiệu quả

SKU giúp bạn dễ dàng tìm kiếm sản phẩm cũng như phân loại hàng hoá theo từng đặc tính riêng. Việc phân loại rõ ràng giúp cho quá trình tìm kiếm sản phẩm được dễ dàng hơn.

Theo dõi hàng tồn kho chính xác và dự báo thời điểm đặt hàng

Các mã SKU được đặt theo quy tắc nhất định giúp bạn phân biệt sản phẩm cũ với sản phẩm mới, các sản phẩm ở những phiên bản khác nhau hay các sản phẩm ở các kho khác nhau. Từ đó theo dõi lượng hàng tồn kho của mỗi sản phẩm 1 cách chính xác và dự báo được thời điểm cần đặt thêm hàng mới.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc quản lý hàng hoá

SKU cho phép bạn có thể liên kết hàng hóa ở nhiều kho hay nhiều kênh bán hàng khác nhau nên rất thuận tiện cho việc quản lý nhiều kho hàng cùng 1 lúc. Đồng thời, nhân viên bán hàng chỉ cần scan qua hệ thống là số lượng sản phẩm tự động bị trừ đi. Do đó mà không mất nhiều thời gian và nhân lực để kiểm kho như các phương pháp truyền thống. Từ đó tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian cho khâu quản lý hàng hoá.

Hạn chế thất thoát

Nhờ việc kiểm soát hiệu quả lượng hàng tồn kho mà SKU giúp các doanh nghiệp hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân.

Dự báo doanh số và tối đa lợi nhuận

Nhờ các mã SKU trên mỗi sản phẩm, bạn sẽ biết được mặt hàng nào đang được khách hàng tìm kiếm và mua nhiều nhất. Từ đó đưa ra các dự báo về doanh số cũng như tận dụng số liệu này để phân tích, đưa ra các chiến lược phát triển sản phẩm và tối đa hoá lợi nhuận.

Tổ chức hàng hoá khoa học

Hệ thống mã SKU sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại 1 lượng lớn hàng hoá theo đặc tính riêng như nhà cung cấp, loại sản phẩm,… để sắp xếp, tổ chức hàng hoá ở khu vực trưng bày hay trong kho hợp lý để nhân viên bán hàng và khách hàng có thể tìm thấy sản phẩm nhanh chóng. Còn người quản lý kho cũng sẽ dễ dàng kiểm kê hàng tồn kho.

Cải thiện chất lượng dịch vụ

SKU nếu được đồng bộ hoá thành mã vạch sản phẩm còn có thể sử dụng để scan qua hệ thống. Giúp cho quy trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian bán hàng của nhân viên và tiết kiệm thời gian mua hàng của khách, góp phần giúp cải thiện chất lượng dịch vụ của cửa hàng.

3. Cách đặt tên SKU

SKU gồm những thành phần nào?

SKU gồm 7 thành phần

1. Tên nhà sản xuất (tên thương hiệu)
2.  Mô tả sản phẩm: mô tả cơ bản về chất liệu, hình dáng,… của sản phẩm
3. Ngày mua hàng: gồm ngày, tháng, năm
4.  Kho lưu trữ: nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều cửa hàng và nhiều kho lưu trữ, bạn có thể đặt tên riêng cho từng kho theo khu vực hay theo quận, huyện,…
5. Kích thước sản phẩm
6. Màu sắc sản phẩm
7. Tình trạng sản phẩm: còn mới hay đã qua sử dụng

Khi kết hợp 7 thành phần này lại với nhau, bạn sẽ có được mã SKU cho sản phẩm theo danh mục để dễ dàng phân loại và sắp xếp. Bên cạnh đó bạn có thể kết hợp các thành phần này theo cách của riêng mình để phù hợp với riêng doanh nghiệp bạn.

3 bước để đặt SKU dễ nhớ và hiệu quả

Bước 1: Bắt đầu mã SKU với thông tin phân loại cao nhất

Thông tin phân loại cao nhất của hàng hoá thường là thương hiệu, khu vực, bộ phận, cửa hàng hoặc nhà cung cấp. Với cách bắt đầu này, bạn sẽ dễ dàng xác định vị trí của các sản phẩm trong cửa hàng hoặc vị trí của cửa hàng nếu bạn có nhiều cửa hàng.

Bước 2: Đưa các thông tin của sản phẩm vào phần giữa của mã SKU

Các thông tin về kích thước, màu sắc,… của sản phẩm nên được đưa vào phần giữa

Bước 3: Kết thúc mã SKU với số thứ tự

Việc kết thúc SKU bằng số thứ tự giúp bạn phân biệt các mục cũ hơn và mới hơn trong 1 dòng sản phẩm

Những lưu ý khi đặt SKU

Hãy tạo mã SKU cho riêng bạn:

Do đây là mã được sử dụng nội bộ nên việc đặt một mã SKU khác biệt, theo quy tắc của riêng bạn giúp việc quản lý được dễ dàng và phù hợp hơn với đặc thù của công ty.

Chọn lọc thông tin phù hợp

Những thông tin bạn đưa vào SKU chỉ nên là những thông tin thật sự cần thiết và giúp ích cho bạn trong việc phân loại sản phẩm để bạn dễ nhớ và dễ phân biệt. Việc đưa quá nhiều thông tin vào mã sẽ khiến cho mã trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian để nhớ những thông tin không thực sự cần thiết.

Sắp xếp theo thứ tự

Hãy đặt các thông tin trong mã theo danh mục từ lớn đến nhỏ để dễ dàng hơn trong việc nhận biết sản phẩm. Những danh mục quan trọng như tên thương hiệu nên đặt ở đầu. Bên cạnh đó hãy đặt SKU theo 1 quy luật chung cho tất cả sản phẩm. Để tránh việc nhầm lẫn và mất thời gian hiểu quy luật của từng sản phẩm

Lưu ý về ký tự đặt mã

Tránh các lỗi khi đưa vào excel như #$&…

Sử dụng chữ in hoa thay vì chữ thường

Để tránh nhầm lẫn các kí tự ví dụ: số “0” và chữ “o”, chữ “I “và “I”, hãy sử dụng chữ in hoa thay vì chữ thường. Ví dụ, hãy dùng L, I, O thay cho l,i,o

Càng đơn giản càng tốt

Hãy đặt SKU thật đơn giản và dễ hiểu để bạn không phải mất qua nhiều thời gian để dò xem kí hiệu này nghĩa là gì. Trong trường hợp bắt buộc phải đặt các mã khó hiểu, hãy ghi chép thật kỹ lưỡng ý nghĩa của các ký tự vào 1 quyển sổ để mỗi khi cần tra bạn có thể mở ra đối chiếu nhanh hơn.

Phân cách rõ ràng

Nếu bạn đặt mã SKU toàn số hoặc chữ, hãy sử dụng dấu “-“ để phân cách mã thông tin của từng danh mục để việc đọc mã không gặp khó khăn.

Hãy dùng phần mềm để quản lý bằng mã SKU được tối ưu hơn

SKU ngày nay đã trở thành một công cụ đắc lực, ngoài vai trò chính là phân loại hàng hoá giúp các doanh nghiệp quản lý hàng hoá được hiệu quả, SKU còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, dự báo doanh thu và tối ưu lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên để SKU được phát huy tối đa vai trò của mình, bạn nên kết hợp với việc sử dụng phần mềm bán hàng thông minh.

Phần mềm LOOP Smart POS – phần mềm quản lý bán hàng thông minh dành riêng cho ngành F&B là phần mềm tích hợp toàn bộ tính năng trên 1 trình quản lý.  Trong đó có tính năng quản lý kho sản phẩm – LOOP Inventory sẽ giúp bạn quản lý SKU một cách tự động. Ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tính năng cơ bản mà SKU mang lại như đã nêu ở mục 2, phần mềm của LOOP còn có thêm tính năng cập nhật và điều chuyển nguyên liệu/hàng hoá giữa các cửa hàng. Giúp quản lý hàng hoá của nhiều cửa hàng cùng 1 lúc. Bên cạnh đó , LOOP Inventory cũng cập nhật số liệu thường xuyên để bạn có thể xem báo cáo 24/7, giúp bạn kịp thời đưa ra các giải pháp về hàng tồn kho. Đặc biệt hơn nữa, LOOP Smart POS còn có tính năng thiết lập công thức pha chế chính xác để hạn chế việc thất thoát nguyên liệu của cửa hàng. 

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng, Quán Cafe Được Tin Dùng Nhất 2021

Có thể thấy, đơn vị phân loại hàng tồn kho – SKU là một giải pháp tuyệt vời cho việc quản lý kho hàng của bất kì đơn vị kinh doanh nào. Nhưng sẽ càng tuyệt vời và tối ưu hơn nếu chúng ta biết kết hợp SKU một cách phù hợp. Điển hình là sự kết hợp với LOOP Smart POS – một phần mềm tích hợp nhiều tính năng ưu việt để đồng hành cùng bạn giải quyết những nỗi lo không chỉ về việc quản lý hàng hoá mà còn về quản lý bán hàng và quy trình làm việc của nhân viên.