Công Việc Quản Lý Kho Hàng Và Các Phương Pháp Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả

Quản lý kho hàng là gì? Làm sao quản lý hàng tồn kho chặt chẽ? Cách quản lý kho hàng vật tư hiệu quả là gì? Nếu bạn vẫn chưa có kinh nghiệm khi quản lý kho hàng thì xem ngay bài viết dưới đây của LOOP. Hướng dẫn các phương pháp quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả.

1. Công việc quản lý kho là gì?

Công việc quản lý kho hàng hay quản lý kho vật tư là những hoạt động bảo quản, quản lý hàng hóa, vật tư nhằm đảm bảo cung cấp liên tục cho quá trình sản xuất, xuất khẩu, phân phối hàng hóa, vật tư. 

Khi đảm nhận vị trí quản lý kho hàng hay quản lý kho vật tư, bạn phải có trách nhiệm, nhiệm vụ với những công việc chính sau đây:

– Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu một cách trình tự, ngăn nắp. Lập danh sách hàng hóa và sơ đồ cất trữ hàng hóa, vật tư trong kho hàng.

– Đảm bảo quản lý hàng hóa, vật tư đúng tiêu chuẩn.

• Sắp xếp hàng hóa, vật tư đúng với yêu cầu của công ty, cơ sở sản xuất. 
• Với những hàng hóa, vật tư dễ hư hỏng phải có phương án nhập trước, xuất trước.
• Tiếp nhận thông tin, hồ sơ, giấy tờ xuất nhập kho, thực hiện việc xuất và nhập hàng hóa, vật tư theo đúng thông tin đã nhận.
• Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng của hàng hóa, vật tư nhập, xuất kho. 

– Mỗi lần xuất, nhập hàng phải có giấy tờ, thủ tục rõ ràng.

• Tiếp nhận và kiểm tra kỹ nội dung của các hóa đơn, chứng từ nhập, xuất hàng hóa vật tư 
• Dựa vào giấy tờ xuất, nhập kho để giao hàng hóa, vật tư cho người có liên quan.
• Làm phiếu nhập, xuất hàng hóa rõ ràng.
• Theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư nhập, xuất kho mỗi ngày để đối chiếu với số lượng hàng hóa, vật tư trong danh sách tổng.

– Theo dõi hàng tồn kho

• Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày để phù hợp với định mức tối thiểu của tất cả hàng hóa, vật tư trong kho.
• Nếu xảy ra biến động số lượng hàng hóa, vật tư xuất, nhập kho thì người quản lý kho phải đề xuất với người đầu ngành về việc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu.

– Tuân thủ các quy định quản lý kho

• Lên danh sách các vật tư cần mua và lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần thiết.
• Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn cháy nổ trong kho.
• Kiểm tra định kỳ các kệ hàng để tránh ẩm ướt, mối mọt và có biện pháp sửa chữa kịp thời nếu bị hư hỏng.

Xem thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Vừa Hiệu Quả Vừa Tiết Kiệm

2. Lợi ích khi quản lý kho hàng hiệu quả

Khi bạn biết cách quản lý kho hàng hay quản lý kho vật tư hiệu quả sẽ giúp việc kinh doanh thuận lợi. Dưới đây là lợi ích mang lại khi bạn biết cách quản lý kho hàng chặt chẽ.

Hàng hóa được bảo quản tốt, tránh hỏng hóc

Quản lý kho hàng là việc rất quan trọng, vì kho là nơi chứa rất nhiều loại hàng hóa khác nhau. Đặc biệt với các loại hàng hóa dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì nguy cơ tổn thất sẽ rất lớn nếu quản lý xuề xòa.

Quay vòng tồn kho

Hàng hóa là yếu tố cốt lõi mang lại doanh thu trong việc kinh doanh. Biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả như nhập, xuất quay vòng để tránh tình trạng hàng hóa hư hỏng và hết hạn sử dụng. Đồng thời tránh được tình trạng hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn tồn động trong kho.

Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm và có khả năng tồn đọng lớn. Từ đó, điều chỉnh số lượng hàng hóa nhập hàng để tiết kiệm chi phí kinh doanh.

Bán hàng hiệu quả

Quản lý kho đúng cách giúp bạn nắm rõ số lượng hàng hóa trong kho. Từ đó, đáp ứng được hàng hóa bán cho khách hàng và tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng”. 

Bên cạnh đó, dựa vào lượng hàng tồn kho chủ cửa hàng đưa ra chiến lược marketing như: giảm giá, khuyến mãi để thu hút khách hàng. 

Xem thêm: Đơn Vị Phân Loại Hàng Tồn Kho – SKU Là Gì?

3. Những kỹ năng của một người quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Khi bạn giữ vị trí quản lý kho chính là đang giữ chìa khóa kinh doanh của công ty. Vì vậy, hãy nhanh chóng trao dồi kỹ năng quản lý kho chuyên nghiệp để giúp bạn thăng tiến trong việc. 

Dưới đây là các kỹ năng quan trọng của một người quản lý kho chuyên nghiệp.

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Một trong những kỹ năng quản lý kho là tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hay lưu chuyển hàng hóa. Do đó, bạn phải am hiểu việc lập phiếu nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất để kiểm kê hàng hóa.

Sắp xếp và quản lý hàng hóa khoa học

Sắp xếp và quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp bạn nắm rõ các mặt hàng và tiết kiệm diện tích trong kho.

Học hỏi ngay cách thức sắp xếp từng loại hàng hóa và cách giữ không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp để nâng cao kỹ năng quản lý kho hàng của bản thân. Ngoài ra, để có thể quản lý hàng hóa trong kho tốt nhất, bạn nên trang bị kiến thức về cách sử dụng thẻ trong kho và cách dán nhãn cho từng mặt hàng hóa.

Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, đúng hàng hóa

Kiểm kho là một kỹ năng đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ. Vì vậy, bạn phải nắm vững quy trình của việc kiểm kho để thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách khoa học, hạn chế sai sót.

Kiểm kho hiệu quả dễ dàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa, thống kê chính xác hàng tồn kho và dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Nhập thông tin, sổ sách trong kho lên phần mềm

Quản lý hàng hóa trong kho buộc bạn phải ghi chép số liệu rõ ràng cho mỗi lần xuất, nhập. Tuy nhiên với số lượng hàng hóa quá lớn bạn phải số hóa các số liệu hàng hóa lên phần mềm để dễ dàng quản lý, tiết kiệm thời gian ghi chép và tránh sai sót.

Để trở thành người quản lý kho hàng, kho vật tư chuyên nghiệp bạn phải bắt tay ngay vào học hỏi kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng.

4. Cách quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả

Quản lý kho hàng là một công việc đòi hỏi phải tỉ mỉ và có khả năng quan sát. Vì vậy, mỗi người sẽ có cách quản lý kho hàng khác nhau. Nhưng dựa vào thực tế, LOOP tổng hợp được những cách quản lý kho hàng cơ bản giúp bạn kiểm kê hàng hóa chặt chẽ và công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn.

Lắp đặt camera quan sát

Lắp đặt camera là việc bắt buộc phải làm. Lắp đặt camera để nắm được mọi hoạt động diễn ra trong kho. Theo đó có thể trích xuất dữ liệu khi kho hàng gặp các vấn đề mất trộm, hàng hóa hư hỏng.

Kiểm tra kho hàng thường xuyên

Kiểm tra kho hàng thường xuyên để có biện pháp khắc phục, xử lý nhanh chóng.

Thời gian kiểm kho trung bình là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Nếu bạn có nhiều thời gian thì có thể kiểm kho mỗi tháng.

Các công việc kiểm kho chủ yếu là:

• Kiểm tra số lượng hàng hóa tại kho, đối chiếu với thẻ kho và sổ sách để thống kê chính xác các mặt hàng trong kho.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho.
• Kiểm tra thời hạn sử dụng của hàng hóa.
• Kiểm tra tình trạng của từng mặt hàng như: hỏng hóc, ẩm mốc, có bị côn trùng cắn không.
• Kiểm tra chất lượng của kệ hàng.

Dán nhãn/mã vạch cho từng lô hàng

Mỗi sản phẩm lưu trữ trong kho đều phải dán nhãn hoặc mã vạch để tiện cho việc kiểm tra hàng hóa.

Đồng thời, mỗi mặt hàng tương ứng với một mã vạch sẽ dễ dàng cho việc lập phiếu nhập, xuất hàng.

Lập thẻ kho (sổ kho)

Thẻ kho là một tờ giấy rời dùng để theo dõi số lượng hàng hóa và tên mặt hàng, loại hàng hóa.

Thẻ kho chứa nội dung: thông tin hàng hóa, thời gian nhập xuất, số lượng hàng hóa và chữ ký của người chịu trách nhiệm trực tiếp với loại hàng hóa đó.

Số lần nhập xuất kho nhiều thì số lượng thẻ kho nhiều, vì vậy thẻ kho sẽ được đóng thành sổ (gọi là sổ kho).

Lên sơ đồ từng bộ phận của kho hàng

Sơ đồ kho có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hình dung từng vị trí lưu trữ hàng hóa để dễ dàng kiểm hàng trong kho.

Dựa vào sơ đồ kho, quản lý kho dễ dàng lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa trong kho.

Sắp xếp theo mã SKU

Mã SKU là mã hàng hóa. Mã SKU là một chuỗi ký tự bao gồm chữ và số.

Mã SKU hàng hóa là mã số hiển thị tính chất của hàng hóa và vị trí cất trữ loại hàng đó.

Khi nhìn vào mã SKU bạn sẽ xác định được vị trí đặt hàng hóa trong kho.

Phân loại kho hàng theo từng khu vực cụ thể

Phân loại hàng hóa theo từng khu vực tiết kiệm diện tích kho hàng, hàng hóa được xếp gọn gàng, khoa học. 

Dựa vào từng khu vực bạn sẽ trích xuất và nhập hàng nhanh chóng. Tránh trường hợp nhầm hàng hay tốn nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa.

Áp dụng phương pháp quản lý FIFO và LIFO

FIFO và LIFO là thuật ngữ phổ biến trong ngành quản lý kho.

FIFO có nghĩa là hàng hóa nhập kho trước sẽ phải xuất kho trước. Áp dụng cho hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn.

LIFO có nghĩa là hàng hóa vừa nhập vào sẽ xuất trước. Áp dụng cho những loại hàng hóa có xu hướng cháy hàng, khách hàng có nhu cầu mua sắm tăng.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa 

Một trong những cách giúp bạn quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả đó là sử dụng phần mềm quản lý kho hàng.

Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý kho có giá thành rẻ và tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Một trong những phần mềm quản lý kho hàng được khách hàng ưa chuộng hiện nay đó là LOOP Smart POS. 

LOOP Smart POS là phần mềm quản lý hàng hóa thông minh, hiện đại nhất hiện nay. Bởi sở hữu những tính năng sau:

• Quản lý kho sản phẩm: Kiểm soát nhập xuất trong kho nhanh chóng, chính xác, nắm bắt tồn kho, cập nhật nguyên vật liệu tự động.
• Báo cáo, thống kê: Theo dõi chi tiết 24/7, cập nhật báo cáo chuyên sâu theo thời gian thực, biểu đồ trực quan dễ nhìn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng LOOP Smart POS giúp bạn tối ưu hóa quá trình nhập – xuất kho, dễ dàng kiểm kê – quản lý hàng tồn kho và tránh được những trường hợp sai vị trí cất trữ hàng hóa, thất thoát hàng hóa. Bạn có thể đăng ký để được tư vấn cụ thể và nhanh chóng tại đây: https://manage.loop.vn/register/

5. Những lưu ý trong việc quản lý kho hàng để tránh mắc sai lầm

Để việc quản lý kho hàng diễn ra thuận lợi, bạn cần tránh những điều sau đây:

• Không kiểm kê kho hàng thường xuyên: số lượng hàng hàng hóa nhập, xuất kho diễn ra thường xuyên nên sẽ khó kiểm soát số lượng cũng như tên hàng. Nếu không thường xuyên kiểm kê bạn sẽ gặp phải tình trạng số lượng hàng tồn kho nhiều, thất thoát hàng hóa, tốn chi phí mỗi lần nhập hàng vì nhập nhầm những sản phẩm tồn kho quá nhiều.
• Sắp xếp hàng hóa bề bộn, không khoa học: kho là nơi chứa rất nhiều loại hàng hóa, nếu không có cách sắp xếp khoa học sẽ làm tốn thời gian tìm kiếm hàng hóa và kho hàng trở nên bừa bộn, hàng hóa chiếm khá nhiều diện tích của kho hàng.

Quản lý kho hàng hay quản lý kho vật tư là một việc không khó mà cũng chẳng dễ dàng. Bạn chỉ việc rèn luyện các kỹ năng và áp dụng những phương pháp quản lý kho hàng trong bài viết này của LOOP để trở thành người quản lý kho chuyên nghiệp. Đồng thời từ những lưu ý trong việc quản lý kho hàng sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm mà nhiều người mắc phải. LOOP hy vọng qua những nội dung trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về các công việc quản lý kho để không còn bỡ ngỡ.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về kinh nghiệm quản lý, kinh doanh hiệu quả truy cập ngay website: loop.vn, để cập nhật thông tin nhanh chóng. Chúc bạn thành công trong công việc quản lý kho hàng, kho vật tư.