Top thiết bị và phần mềm quản lý bán hàng cần có năm 2022

Trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực và F&B cũng không ngoại lệ. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, công nghệ còn tối ưu vận hành giữa các khâu, khiến các quy trình quản lý bán hàng có sự liên kết mượt mà nhất có thể. 

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ và những biến đổi trong lĩnh vực F&B, đã có rất nhiều thiết bị và phần mềm quản lý bán hàng ra đời, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách chọn lựa cho cửa hàng của mình một thiết bị và phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Cùng LOOP tham khảo 5 loại thiết bị và phần mềm quản lý dưới đây để có thêm lựa chọn cho doanh nghiệp F&B của bạn.

Phần mềm quản lý bán hàng đơn giản

Đối với các cửa hàng vừa ra đời hoặc với quy mô còn nhỏ thì một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản là đã đủ cho việc vận hành hiệu quả. Các phần mềm này khá đơn giản và có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản của một cửa hàng như xây dựng thực đơn, quản lý đơn và thanh toán. 

Dù không có các tính năng quản lý nâng cao và toàn diện nhưng các phần mềm này vẫn có những điểm cộng khác như giao diện thân thiện, dễ sử dụng và chi phí mềm hơn rất nhiều so với thị trường chung, hay thậm chí có thể là miễn phí.

Mặt khác, vì là phần mềm quản lý bán hàng đơn giản nên thường người dùng sẽ không thể tùy chỉnh chức năng theo mong muốn. Các tính năng cũng không được xây dựng chuyên biệt cho bất cứ lĩnh vực nào vì vậy sẽ có những hạn chế nhất định dành cho các chủ doanh nghiệp muốn phát triển trong thời gian dài.

Phần mềm quản lý bán hàng toàn diện

Được xem như phiên bản nâng cấp của phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, phần mềm quản lý bán hàng toàn diện được xây dựng chỉn chu với đầy đủ tất cả các tính năng xoay doanh việc bán hàng như: báo cáo – thống kê, quản lý kho hàng, thanh toán, tạo chương trình khuyến mãi, thu thập thông tin khách hàng. Đối với lĩnh vực F&B, phần mềm này còn có thể tích hợp các tính năng như quản lý kho nguyên liệu, quản lý số bàn, quản lý bếp,…

Bên cạnh đó, một số phần mềm quản lý còn được phát triển tính năng chuyên biệt hơn cho các chuỗi cửa hàng, quản lý từ xa và đồng bộ thông tin trên mọi thiết bị để thuận tiện hơn chủ doanh nghiệp kiểm soát được quy trình vận hành của tất cả các cửa hàng chi nhánh.

Một số phần mềm bán hàng toàn diện nổi bật cho lĩnh vực F&B mà bạn có thể tham khảo bao gồm LOOP Smart POS (quản lý cửa hàng riêng lẻ, quản lý chuỗi cửa hàng), Sapo, iPOS,…

Xem thêm: So Sánh Các Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Nổi Bật Năm 2022

Thiết bị POS hỗ trợ quản lý bán hàng

POS (hay Point of Sale) có thể được hiểu nôm na là các điểm phân phối bán hàng như tiệm tạp hóa, cửa hàng thời trang, nhà hàng hay quán cà phê. Tuy nhiên với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại, POS đã không còn đơn thuần là từ để chỉ các điểm bán hàng, mà còn được dùng cho các hệ thống phần mềm và phần cứng hỗ trợ bán hàng, được tích hợp khả năng thanh toán không tiền mặt – xu hướng thanh toán đang trên đà phát triển mạnh mẽ.

Nếu phần mềm POS là hệ thống quản lý cửa hàng thì thiết bị POS lại là phần cứng vật lý hiển thị phần mềm, cho phép người dùng thực hiện thao tác thanh toán cà thẻ. Hai loại thiết bị POS phổ biến nhất trong lĩnh vực F&B hiện nay là loại cầm tay và để bàn.

• Thiết bị POS cầm tay có thiết kế nhỏ gọn vừa lòng bàn tay, thuận tiện cho người dùng khi di chuyển trong khu vực cửa hàng. Thiết bị này thường tích hợp phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn, vì thế được trang bị khe in hóa đơn trên thân máy. Ngoài ra, loại máy này thường được điều khiển bằng màn hình cảm ứng hoặc bàn phím cơ kèm màn hình điện tử, tích hợp khe cắm/cà thẻ khi thanh toán.
• Thiết bị POS để bàn có kích thước lớn hơn nhiều so với POS cầm tay và có thể được kết nối với các thiết bị đi kèm khác như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, két tiền,… Lợi thế của thiết bị này là có thể đáp ứng nhu cầu thanh toán cao, dễ dàng thao tác trên phần mềm POS khi muốn chỉnh sửa menu hay đơn hàng, giúp người dùng có cái nhìn trực quan và tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. Hiện nay, thiết bị POS để bàn có 2 loại là máy 1 màn hình và máy 2 màn hình với 1 màn hình chính cảm ứng và 1 màn hình phụ.

Xem thêm: Máy Pos Bán Hàng Và Những Điều Cần Biết

Máy in hóa đơn

Hầu hết các cửa hàng F&B đều có hóa đơn khi thanh toán nhằm hạn chế những vấn đề có thể phát sinh sau giao dịch. Một hóa đơn thông thường sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền và một số thông tin khác như tên, số điện thoại và địa chỉ của cửa hàng đó. Nếu không có hóa đơn sẽ rất dễ xảy ra tình trạng như nhầm lẫn món, nhân viên gian lận bằng cách tăng giá món, làm thất thoát nguyên liệu khách hàng không thể đối chiếu các sản phẩm đã mua.

Chính vì thế mà, các cửa hàng F&B thường sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn cùng nhau để hệ thống cập nhật, lưu trữ thông tin và in hóa đơn sau khi đã xác nhận thanh toán thành công. Phần mềm quản lý đóng vai trò là bộ nhớ kiểm soát doanh thu, quản lý nguồn nguyên liệu tồn kho và ghi nhận giao dịch; trong khi máy in hóa đơn sẽ là xác nhận giao dịch hoàn thành.

Ngoài ra, hóa đơn cũng là một hình thức quảng bá miễn phí để cửa hàng tiếp cận với nhiều khách hàng hơn nhờ hình ảnh logo thương hiệu cùng các thông tin liên quan như địa chỉ, số điện thoại đều được thể hiện rõ ràng. Khách hàng có thể giới thiệu cửa hàng cho người thân và bạn bè bằng hóa đơn bán hàng.

Có thể nói, việc sử dụng kết hợp phần mềm quản lý bán hàng và in hóa đơn tạo nên sự liên kết tự động hóa giữa khâu thanh toán và in hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm của khách hàng tại cửa hàng.

Xem thêm: Nên Chọn Máy In Hóa Đơn Nào Cho Quán Cà Phê?

Máy quét mã vạch và QR Code

Có lẽ còn chưa quá phổ biến trong các cửa hàng F&B truyền thống nhưng máy quét mã vạch, QR Code là thiết bị hỗ trợ quản lý cửa hàng rất hiệu quả và đáng đầu tư. Thiết bị này không chỉ phổ biến trong các chuỗi siêu thị lớn, siêu thị mini, cửa hàng quần áo, mà còn có mặt tại các cửa hàng F&B.

Các cửa hàng F&B hiện nay đều có các chương trình đăng ký thành viên, tích điểm để thu hút khách hàng quay trở lại và mã vạch, QR Code là cách mà doanh nghiệp “đánh số” cho khách hàng của mình. Mỗi khách hàng khi đăng ký thành viên sẽ có 1 mã vạch, QR Code khác nhau và được quét mã tích điểm sau mỗi đơn hàng.

Ngoài ra, một số các doanh nghiệp F&B lớn thường sản xuất ấn phẩm, sản phẩm riêng mang dấu ấn của thương hiệu như ly nước, bình giữ nhiệt, túi vải,… đều sẽ được quản lý bằng mã vạch, QR Code khi nhập hàng vào kho. Khi quét mã, mọi thông tin của sản phẩm sẽ nhanh chóng được định dạng và thể hiện trên menu đơn hàng, giúp nhân viên dễ dàng quan sát, khách hàng kiểm tra thông tin và phản hồi trong trường hợp sản phẩm bị sai lệch. Từ đó, khâu lên đơn và thanh toán được rút gọn đáng kể, đồng thời tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và chỉn chu cho doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng.