Tổng Hợp 13 Bước Lên Kế Hoạch Mở Quán Cà Phê Hiệu Quả

Lên kế hoạch mở quán cà phê là công việc quan trọng khi bạn có ý định mở quán cà phê. Dù bạn đã có kinh nghiệm hay người mới bắt tay vào kinh doanh đều phải có những bước lên kế hoạch mở quán cà phê chi tiết. Kế hoạch mở quán cà phê càng chi tiết thì quán của bạn sẽ thu hút được nhiều khách hàng, công việc kinh doanh càng thuận lợi hơn. Trong bài viết dưới đây, LOOP cùng bạn tìm hiểu các bước lên kế hoạch mở quán cà phê hiệu quả nhất trong năm 2021. 

1. Học hỏi kinh nghiệm mở quán cà phê từ những người đi trước

Nếu bạn chuẩn bị mở quán cà phê nhưng chưa có kinh nghiệm kinh doanh, cách tốt nhất là nên học hỏi kinh nghiệm từ người đi trước.

Bởi họ là những người đã trải nghiệm từ thực tiễn và đã đạt được thành công nhất định, xen lẫn thất bại. Hãy lắng nghe sự chia sẻ để xem họ đã chuẩn bị kế hoạch như thế nào. Học hỏi những điều mà họ đã làm được và rút kinh nghiệm với những điều mà nhiều người sai lầm để tự lên kế hoạch mở quán cà phê hoàn chỉnh cho bạn.

Bên cạnh đó, nếu bạn chưa biết cách pha chế cà phê thì hãy đăng ký khóa học pha chế. Kinh nghiệm pha chế rất cần thiết đối với một người khởi nghiệp kinh doanh quán cà phê. 

Xem thêm: Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Cho Người Mới Bắt Đầu

2. Chuẩn bị vốn mở quán cà phê

Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn? Dù kinh doanh bất cứ ngành nghề nào bạn cũng phải chuẩn bị một số vốn nhất định. Vì vậy, khi lên kế hoạch mở quán cà phê bạn phải liệt kê bước chuẩn bị vốn thật chi tiết, để tránh phát sinh một số chi phí không cần thiết.

Dưới đây là các khoản chi phí cần thiết khi mở quán cà phê để bạn tham khảo.

Chi phí thuê mặt bằng 

Chi phí thuê mặt bằng chỉ chiếm 30% tổng nguồn vốn kinh doanh. 

Chi phí chi trả cho một mặt bằng sẽ dựa vào vị trí khu vực thuê và diện tích của mặt bằng đó.

Tiêu chí lựa chọn mặt bằng tốt là: không gian quán rộng, thoáng mát, có chỗ để xe và ở khu vực có hệ thống đường giao thông tốt, có nhiều người qua lại.

Khi đã chọn được mặt bằng tốt, bạn nên lưu ý những điều sau đây về chi phí thuê mặt bằng.

• Nên thuê mặt bằng tối thiểu 1 năm để có thời gian hoàn vốn và sinh lợi nhuận.
• Tiền đặt cọc mặt bằng tối thiểu 3 tháng.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Chọn Mặt Bằng Phù Hợp Với Các Mô Hình Cafe

Chi phí xây dựng, thiết kế quán

Chi phí xây dựng, thiết kế quán là khoản tiền cần thiết trong bảng kế hoạch mở quán cà phê.

Khi thuê được mặt bằng, bạn nên xem xét có cần lắp đặt lại hệ thống điện nước hay không để tránh sự bất tiện là phải sửa chữa khi quán đã đi vào hoạt động.

Tiếp theo là thiết kế quán theo ý muốn của bạn. Để quán cà phê của bạn thu hút khách hàng, bạn nên thiết kế nhiều góc chụp ảnh đẹp, lắp đặt thêm nhiều phụ kiện để tạo điểm nhất như: kệ sách, xích đu, cây cảnh, tranh ảnh, đồ lưu niệm,..

Nếu bạn thuê lại mặt bằng trên quán cà phê đã có sẵn thì sẽ đỡ tốn tiền thiết kế lại quán hơn. Còn nếu thuê mặt bằng bình thường thì bạn phải tự xây dựng, thiết kế quán 100%. 

Chi phí thiết kế quán cà phê tuỳ thuộc vào mục đích của bạn. Nếu bạn thuê dịch vụ thiết kế thì sẽ phải tốn ít nhất từ 20-30 triệu đồng/diện tích. Để tiết kiệm hơn bạn có thể tự thiết kế nhưng sẽ tốn nhiều thời gian.

Chi phí mua trang thiết bị

Khi lên kế hoạch mở quán cà phê bạn sẽ rất đau đầu khi phải tính chi phí mua trang thiết bị. Vậy thiết bị cần thiết cho quán cà phê của bạn sẽ là gì?

Thiết bị cần thiết của một quán cà phê bao gồm:

• Hệ thống thông gió
• Bàn ghế
• Hệ thống chiếu sáng
• Các loại tủ, kệ.
• Đồ trang trí quán
• Quạt, điều hoà
• Thiết bị vệ sinh quán như bộ lau nhà, nước tẩy rửa.

Bạn phải chuẩn bị nguồn vốn mua thiết bị trung bình từ 50 triệu đồng

Chi phí mua dụng cụ pha chế và nguyên liệu pha chế

Dụng cụ pha chế của quán bao gồm: máy xay cà phê, bình đun nước, bình lắc, phin cà phê các cỡ, ly tách, thùng đá, tủ lạnh… Bạn chuẩn bị số vốn từ 50 triệu đồng để mua.

Nguyên liệu pha chế là số vốn bạn phải đầu tư nhiều nhất khi mở quán cà phê. Nguyên liệu pha chế tốt nhất thì mới tạo ra những món thức uống ngon khiến thực khách yêu thích thương hiệu của bạn.

Tuỳ theo menu thức uống của mỗi quán mà nên nhập những loại nguyên liệu pha chế gì. Những nguyên liệu pha chế cơ bản đó là: cà phê hạt hoặc cà phê xay, sữa, đường, kem trà,… Chi phí mua nguyên liệu không vượt quá  40% tổng nguồn vốn.

Chi phí thuê nhân viên

Quán cà phê của bạn có quy mô lớn hay nhỏ cũng phải đảm bảo số lượng nhân viên ở các vị trí như: phục vụ, pha chế, bảo vệ, thu ngân, quản lý. Cách trả lương cho từng vị công việc là theo tháng hoặc trả theo giờ.

Trong thời gian đầu quán mới hoạt động, doanh thu sẽ không như ý muốn. Chính vì thế, bạn nên chuẩn bị một số vốn nhất định để trả lương nhân viên, tối thiểu trong vòng 6 tháng.

Chi phí đăng ký kinh doanh quán cà phê

Dù bạn kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào, đều phải đăng ký kinh doanh với nhà nước. Bạn phải đến chính quyền tại khu vực bạn mở quán cà phê để đăng ký kinh doanh.

Khi đăng ký kinh doanh phải chuẩn bị mọi thủ tục, giấy tờ. Tránh mất thời gian chờ đợi, bạn có thể lo thêm khoản tiền “lót cửa hậu” để việc đăng ký kinh doanh diễn ra nhanh chóng.

Chi phí mua phần mềm quản lý kinh doanh quán cà phê

Mẹo để kinh doanh hiệu quả dù bạn chưa có kinh nghiệm đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê.

Chi phí mua phần mềm quản lý quán cà phê không có mức giá chung. Tuỳ thuộc vào tính năng phần mềm mang lại sẽ có mức giá phù hợp. LOOP gợi ý cho bạn phần mềm quản lý quán cà phê giá rẻ và hiệu quả quản lý cực tốt, đó chính là “Phần mềm quản lý quán cà phê LOOP Smart POS”. Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong vòng 15 ngày.

Chi phí duy trì quán cà phê

Phí duy trì quán cà phê gồm nhiều khoản tiền giúp vận hành quán ổn định. Các khoản phí duy trì bao gồm: 

• Phí marketing, quảng cáo thương hiệu quán cà phê của bạn.
• Phí điện, nước, wifi, điện thoại.
• Phí đồng phục nhân viên.
• Phí thuế kinh doanh.
• Phí quà tặng, khuyến mãi.
• Phí tiền xăng giao hàng.
• Phí phát sinh để duy trì quán trong vòng 6 tháng đầu tiên.

Vậy nên bạn cần phải chuẩn bị số vốn nhất định từ 100 triệu đồng để mở quán cà phê theo ý thích của mình.

3. Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, định hướng thị trường

Việc quan trọng khi lên kế hoạch mở quán cà phê đó chính là nghiên cứu thị trường. Công việc cụ thể của bạn là nghiên cứu đối thủ và tìm hiểu đối tượng khách hàng của mình.

Nghiên cứu đối thủ

Bạn phải xem xét trong khu vực bạn dự định mở quán cà phê có những quán đối thủ nào. Những quán cà phê đối thủ bán những món gì, giá bán thế nào, dịch vụ chăm sóc khách hàng ra sao và chương trình khuyến mãi của họ như thế nào. Dựa vào đó, bạn xác định được nhu cầu ăn uống của thực khách tại khu vực bạn sắp kinh doanh ra sao để hoàn tất kế hoạch kinh doanh quán cà phê.

Xác định đối tượng khách hàng

Xác định đúng đối tượng khách hàng giúp bạn xây dựng món thức uống phù hợp và lên giá bán hợp lý.

Muốn xác định đúng đối tượng khách hàng bạn phải trả lời các câu hỏi sau đây:

• Độ tuổi của nhóm khách hàng hướng đến
• Nghề nghiệp của khách hàng hướng đến
• Thu nhập trung bình của nhóm khách hàng hướng đến
• Thời gian thường dùng thức uống của họ
• Nhu cầu dùng thức uống của nhóm khách hàng hướng đến

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định đúng khách hàng mục tiêu của quán. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch mở quán cà phê thu hút khách hàng.

4. Lên ý tưởng mở quán cà phê

Lên ý tưởng mở quán cà phê rất quan trọng, ý tưởng mở quán cà phê tốt sẽ giúp bạn chọn đúng mô hình quán cà phê, quy mô quán cà phê, phong cách thiết kế và menu thức uống.

Lên ý tưởng mở quán cà phê bạn phải dựa vào đối tượng khách hàng và nguồn vốn kinh doanh. Các bước lên ý tưởng mở quán cà phê bao gồm:

Quy mô quán cà phê

Nếu bạn có nguồn vốn lớn thì mở ngay quán cà phê với quy mô lớn. Trường hợp vốn ít, bạn có thể mở quán cà phê với quy mô vừa và nhỏ.

Phong cách quán cà phê

Hiện nay, phong cách quán cà phê rất đa dạng, bao gồm:

• Phong cách quán Take away
• Phong cách quán cà phê truyền thống
• Phong cách quán cà phê nhượng quyền

Mô hình quán cà phê

Mô hình quán cà phê rất đa dạng, bạn có thể tham khảo các dạng mô hình dưới đây.

• Mô hình quán cà phê bình dân
• Mô hình quán cà phê ăn sáng
• Mô hình quán cà phê cóc
• Mô hình quán cà phê sân vườn
• Mô hình quán cà phê sinh viên
• Mô hình quán cà phê bóng đá

5. Tìm mặt bằng mở quán cà phê

Tìm mặt bằng mở quán cà phê bạn phải dựa vào những tiêu chí sau:

Diện tích

Tuỳ theo mô hình kinh doanh quán cà phê bạn sẽ lựa chọn diện tích mặt bằng phù hợp. Nhưng phải lựa chọn diện tích rộng, thoáng đãng và có chỗ để xe cho khách hàng. 

Mật độ xe lưu thông

Mật độ phương tiện lưu thông sẽ nói lên lượng khách hàng mục tiêu của quán. Mặt bằng tốt chính là tại chỗ có hệ thống giao thông tốt, đảm bảo thường xuyên có người qua lại. 

Giá tiền

Phải tham khảo vị trí mặt bằng và khu vực bạn kinh doanh để định giá thuê hợp lý. 

6. Hoàn thành các thủ tục kinh doanh

Kế hoạch mở quán cà phê lâu dài đó chính là đăng ký hoàn thành các thủ tục kinh doanh. Bạn cần phải hoàn thành các thủ tục kinh doanh sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
• Giấy tờ các loại thuế như: thuế môn bài, thuế thu  nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng.

7. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu

 Tìm nhà cung cấp nguyên liệu tốt giúp bạn mua các nguyên liệu pha chế đúng giá và chất lượng, tránh hàng giả hàng nhái.

Bạn có thể hỏi ý những người đi trước để tìm nhà cung cấp uy tín. Hoặc tham gia vào các hội nhóm kinh doanh quán cà phê, buôn bán nguyên liệu pha chế trên mạng xã hội để tìm nhà cung cấp vừa ý. 

8. Thiết kế quán cà phê

Dựa vào đối tượng khách hàng để lên bản thiết kế quán cà phê phù hợp với thị hiếu khách hàng.

Có hai cách thiết kế quán cà phê, đó là:

• Thuê dịch vụ thiết kế quán cà phê chuyên nghiệp
• Tự thiết kế quán cà phê theo ý thích

9. Mua thiết bị, dụng cụ

Thiết bị, dụng cụ là những vật dụng cần thiết. Phải lên danh sách chi tiết từng thiết bị, dụng cụ để tránh việc mua những món đồ không cần thiết gây lãng phí.

Nhóm dụng cụ pha chế bao gồm: máy xay cà phê, bình đun nước, bình lắc, phin cà phê các cỡ, ly tách, thùng đá, tủ lạnh,…

Nhóm dụng cụ phục vụ bao gồm: Đĩa, ly, cốc, khay bưng, ống hút, muỗng,…

Nhóm thiết bị nội thất của quán: điều hoà, tủ kệ, lọ hoa, bán ghế,…

10. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

 Kinh doanh quán cà phê thành công chủ yếu dựa vào thái độ của từng nhân viên. Vì vậy, khi tuyển dụng nhân viên bạn phải quan tâm đến thái độ phục vụ, kiến thức giao tiếp. Kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực bán cà phê thì bạn đào tạo sau.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm đào tạo và quản lý nhân viên thì hãy đăng ký tham gia ngay một khoá học ngắn hạn.

11. Xây dựng menu và lên giá bán

Dựa vào đối tượng khách hàng cửa quán bạn sẽ xây dựng menu và giá bán phù hợp.

Có 3 cách xây dựng menu:

• Mua công thức pha chế từ các thương hiệu có tiếng
• Tự học pha chế và xây dựng menu phù hợp với ý muốn
• Thuê người pha chế có chuyên môn xây dựng menu để lên menu riêng cho quán

Để khách hàng nhớ đến thương hiệu cà phê của bạn nên tìm một món chính để tạo điểm nhấn, món thức uống chính này phải ngon, có hương vị đặc trưng riêng và không trùng lặp với những thương hiệu khác.

12. Giải pháp quản lý quán cà phê hiệu quả

Kế hoạch mở quán cà phê hiệu quả không thể thiếu xây dựng giải pháp kinh doanh. Cách tốt nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê để theo dõi tình hình kinh doanh và hỗ trợ cho việc bán hàng.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cà phê đến từ nhiêu thương hiệu khác nhau, với những thương hiệu trong và ngoài nước. Mức giá cũng vì thế mà chênh lệch nhau. 

Nếu bạn không rành công nghệ và có vốn ít hãy nên chọn những loại phần mềm của các công ty trong nước. Những phần mềm này giá rẻ mà hiệu quả mang lại không hề thua kém các phần mềm ngoại.

LOOP gợi ý bạn phần mềm quản lý quán cà phê “LOOP Smart POS”, bạn có thể đăng ký trải nghiệm dùng thử miễn phí trong 15 ngày.

Phần mềm LOOP Smart POS tối ưu hóa mọi quy trình bán hàng, tự động đồng bộ dữ liệu, quản lý chặt chẽ mọi lúc mọi nơi. 

Với 6 tính năng  hữu ích giúp bạn bán hàng và quản lý tình hình kinh doanh quán cà phê hiệu quả: 

• Quản lý hóa đơn bán hàng: sử dụng trên máy POS bán hàng để lên đơn và in hóa đơn cho khách. Lưu trữ hóa đơn bán hàng. 
• Quản lý kho sản phẩm: Kiểm soát nhập xuất trong kho nhanh chóng, chính xác, nắm bắt tồn kho, cập nhật nguyên vật liệu tự động.
• Thanh toán đa kênh: Giải pháp tích hợp đa phương thức thanh toán, bảo mật dữ liệu, xử lý giao dịch nhanh chóng.
• Báo cáo, thống kê: Theo dõi chi tiết 24/7, cập nhật báo cáo chuyên sâu theo thời gian thực, biểu đồ trực quan dễ nhìn.
• Tạo chương trình, sự kiện: Triển khai chiến dịch Marketing thu hút và hiệu quả dựa trên các chương trình khuyến mại linh hoạt.
• Quản lý chuỗi cửa hàng: Quản lý đồng thời nhiều chi nhánh, theo dõi tình hình kinh doanh chỉ với một lần nhấp chuột.

Đặc biệt, phần mềm LOOP Smart POS sử dụng được trên mọi thiết bị có kết nối internet. Bạn trực tiếp theo dõi tình hình kinh doanh ngay trên thiết bị mà không cần phải đến quán. 

13.  Xây dựng chiến lược quảng cáo, marketing

Các hoạt động marketing, quảng cáo sẽ giúp khách hàng biết đến thương hiệu nhiều hơn, từ đó độ phủ sóng lan rộng hơn. 

Thị trường kinh doanh đồ uống ngày càng cạnh tranh gay gắt. Vì thế, đầu tư cho quảng cáo càng chỉnh chu sẽ giúp việc kinh doanh phát triển. Có nhiều cách thực hiện chiến lược marketing như: phát tờ rơi, sử dụng card visit,  sử dụng thẻ thành viên khách hàng, chạy băng rôn quảng cáo, thường xuyên khuyến mãi đồ uống, quảng cáo Facebook,… Tuỳ theo nguồn vốn bạn lập kế hoạch quảng cáo phù hợp. 

Trên đây là 13 bước lên kế hoạch mở quán cà phê hoàn chỉnh giúp bạn thuận lợi trong bước đầu khởi nghiệp. Dù bạn đã có kinh nghiệm hay là tay mơ mới bắt đầu kinh doanh vẫn dễ dàng lên kế hoạch mở quán cà phê cho riêng mình. 

Lên kế hoạch mở quán cà phê không phải việc dễ dàng mà cũng chẳng khó. LOOP hy vọng bài viết này sẽ là kim chỉ nam để bạn nắm được các bước chuẩn bị trước khi mở quán cà phê. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các địa chỉ bán dụng cụ, nguyên liệu pha chế, truy cập ngay Website: loop.vn để tham khảo. LOOP chúc bạn thành công.