Những điều cần biết trước khi đầu tư hệ thống phần mềm POS bán hàng

Phần mềm POS hay hệ thống điểm bán hàng POS không chỉ giúp cửa hàng của bạn thực hiện các hoạt động hàng ngày mà còn giúp thúc đẩy kinh doanh trong tương lai. 

Hệ thống POS đã trở nên phổ biến trong ngành bán lẻ, bán buôn, khách sạn và hơn thế nữa là thị trường ngành F&B. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách tạo hệ thống POS của riêng bạn cho doanh nghiệp của bạn.

1. Hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS không chỉ là một máy tính tiền thông minh mà là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng để xử lý hàng loạt các giao dịch bán hàng như order hàng, trả hàng, kiểm đếm doanh thu hàng ngày… Và hệ thống còn làm được nhiều việc hơn thế  – từ quản lý hàng tồn kho, kiểm soát tài chính, quản lý nhân viên, xây dựng tệp khách hàng, báo cáo, tích hợp bán hàng thương mại điện tử… Quan trọng nhất, nó cung cấp những hiểu biết kinh doanh có giá trị, giúp tăng doanh thu cho chủ cửa hàng.

Trong những năm gần đây, việc phát triển hệ thống POS truyền thống cồng kềnh dần chuyển sang hệ thống POS đám mây (icloud) và ứng dụng di động. Ứng dụng công nghệ POS mới với nhiều tính năng được tích hợp và nâng cấp liên tục không chỉ đơn giản hóa việc quản lý mà còn mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.

2. Hệ thống POS bán hàng thường sử dụng ở đâu?

Ngày nay, khi mà những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ vô cùng “đặc lực” cho chủ doanh nghiệp thì ứng dụng này cũng vì thế được mở rộng sử dụng ở mọi ngành nghề:

• Hệ thống POS nhà hàng, quán café (F&B): Chấp nhận mọi hình thức thanh toán và hợp lý hóa hoạt động. Theo dõi dữ liệu bán hàng và thuế. Hàng trăm tính năng giúp việc kinh doanh nhà hàng trở nên hiệu quả hơn.
• Quầy bar: Phần mêm quản lý bar cũng giống như các hệ thống được thiết kế cho nhà hàng như tham gia các đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho của đồ uống và thực phẩm, nhân viên quản lý, phân tích toàn diện, chương trình khách hàng trung thành…
• Hệ thống POS bán lẻ: Được thiết kế đặc biệt cho môi trường bán lẻ. Hệ thống sẽ khác với những gì một doanh nghiệp nhà hàng hoặc quán bar muốn về các yêu cầu.
• Các giải pháp POS cho doanh nghiệp nhỏ:  Hầu hết công nghệ dành cho doanh nghiệp nhỏ là dựa trên ứng dụng, di động, đám mây. Chúng được sử dụng bởi các nhà bán lẻ nhỏ, nhà hàng và quán cà phê.
• Phần mềm POS của Salon và Spa yêu cầu một bộ tính năng cụ thể dành riêng cho ngành như lịch hẹn trực tuyến, lời nhắc, v.v.

3. Hệ thống phầm mềm POS hoạt động như thế nào?

Một khách hàng thanh toán tại quầy thu ngân. Nhân viên thu ngân gọi món bằng cách quét mã vạch. Tiếp theo, cô ấy chọn một phương thức thanh toán, hoàn tất việc bán hàng và in và gửi hóa đơn – Đây chỉ là một ví dụ trong hàng loạt các hoạt động của máy POS.

Tuy nhiên, những gì xảy ra ở “hậu trường” lại hoàn toàn khác. Ngay sau khi một mặt hàng được quét, nó sẽ được khấu trừ từ hàng tồn kho và được đưa vào các báo cáo như bán hàng theo mặt hàng / ngành hàng / nhà cung cấp. Bất kỳ khách hàng nào có đơn đặt hàng và các khoản giám giá sẽ được báo cáo chi tiết.Cuối cùng, dữ liệu bán hàng được chuyển đến báo cáo cuối ca, tóm tắt ca làm việc, báo cáo giao dịch và trang tổng quan phân tích trên tài khoản phần mềm quản lý của chủ doanh nghiệp.

Trước đây, khi dự liệu không được tự động phân tích tổng hợp, các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian để tìm ra chiến lược kinh doanh thành công. Tuy nhiên, giờ đây họ có thông tin chi tiết trong tầm tay và chỉ bằng một vài lần chạm. Đó là sự kỳ diệu của POS!

4. Lợi ích của phần mềm POS mang lại cho chủ doanh nghiệp

4.1 Những giá trị hiểu biết về kinh doanh

Không phải chủ cửa hàng kinh doanh nào cũng có thể lên được chiến lược kinh doanh cho nhà hàng. Có những chủ nhà hàng có sẵn địa điểm tốt, tài chính, nhân lực và họ mở nhà hàng kinh doanh, tuy nhiên họ thường có hạn chế về mặt kiến thức quản lý.

Thông qua các số liệu báo cáo một cách hệ thống, chi tiết, trực quan sẽ giúp chủ kinh doanh nhà hàng đưa ra được những quyết định sáng suốt.Ví dụ:

Nhà hàng có một số món bán chạy nhưng một số món lại ế, vậy món ế lại phải tìm ra giải pháp để bán chạy hơn bằng cách bán theo combo, giảm giá, tặng kèm… Cũng tương tự có những khung giờ nhà hàng rất vắng khách, doanh thu thấp nhất chủ nhà hàng cũng sẽ có thể đưa ra các phương hướng giải quyết.

Xây dựng các chương trình khuyến mãi, tạo tệp khách hàng, liên kết bán hàng trên trang thương mại điện tử, liên kết với thêm nhiều bên thứ 3 để tăng doanh thu cửa hàng… và nhiều thứ khác. Tất cả những điều này có được là nhờ hệ thống POS mang lại. Nhờ ứng dụng công nghệ POS mà các chủ nhà hàng từ không có kiến thức quản lý kinh doanh, giờ đây lại như một “chuyên gia”, việc quản lý không còn là vấn đề nan giải và gây “đau đầu” nữa.

4.2 Quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý

Biến hệ thống điểm bán hàng của riêng bạn thành một trung tâm để tích hợp và tự động hóa các quy trình cho doanh nghiệp bạn. Luân chuyển khách hàng nhanh hơn, thanh toán dễ dàng hơn, truy cập dữ liệu theo thời gian thực cho khách hàng và nhân viên, quản lý nhân viên thuận tiện hơn với tích hợp phân hệ kế toán.

Thông tin chính xác có nghĩa là không còn phỏng đoán, mất dữ liệu hoặc sai sót của con người. Không tồn trữ quá nhiều hoặc thiếu hàng và nguồn cung cấp kịp thời: hệ thống theo dõi lượng hàng tồn kho và tự động gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp trong trường hợp sắp hết hàng.

Sự hài lòng của khách hàng chính là thước đo thanh công trong việc áp dụng phần mềm quản lý POS.

4.3 Xây dựng lòng trung thành

CRM được tích hợp trên hệ thống POS giúp chủ doanh nghiệp có một lượng data khách hàng mở rộng để xây dựng chương trình khách hàng thân thiết. Chủ doanh nghiệp có thể lên chính sách giảm giá, tư cách thành viên, dịch vụ được cá nhân hóa, v.v. Ứng dụng cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ khách hàng của mình, đáp ứng nhu cầu của họ. Đồng thời, tích hợp bên thứ ba giúp việc tiếp thị trở nên dễ dàng.

4.4 Sự hài lòng của nhân viên

Khi nhân viên của bạn hài lòng thì công việc kinh doanh sẽ khởi sắc. Nhưng quản lý nhân viên lại là một thách thức. Tuy nhiên, bằng cách tạo hồ sơ nhân viên với thông tin đăng nhập, quyền truy cập vào hệ thống, các chương trình khuyến khích và phần thưởng cho nhân viên.

4.5 Lợi thế cạnh tranh

Phần mềm POS tùy chỉnh cho phép bạn nâng cao kỹ năng của mình. Hệ thống POS tích hợp hàng trăm tính năng nhỏ lẻ khác nhau, tận dụng tối đa những những tiện ích đó sẽ giúp cho cửa hàng của bạn đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Và bạn đừng nên bỏ lỡ bất kỳ lợi ích nào mà phần mềm mang lại. Đó cũng chính là lý do tại sao các chủ cửa hàng đều áp dụng 1 hệ thống quản lý POS giống nhau với những tính năng và tiện ích như vậy nhưng hiệu quả kinh doanh mỗi cửa hàng lại có sự khác nhau.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng LOOP Smart POS 

5. Hiện nay công nghệ POS có những loại nào?

Từ quan điểm triển khai kỹ thuật, các hệ thống POS thuộc bốn loại sau:

• Hệ thống POS tại chỗ
• Hệ thống POS dựa trên đám mây (icloud)
• Hệ thống POS di động
• Hệ thống ki-ốt tự phục vụ

5.1 Hệ thống POS tại chỗ

Hệ thống POS tại chỗ hay còn gọi là hệ thống POS truyền thống. Bạn có thể gặp hệ thống POS cồng kềnh này ở rất nhiều cửa hàng bán lẻ nhỏ. Trước khi công nghệ đám mây xuất hiện, tất cả phần mềm và dữ liệu được lưu trữ trên một máy chủ cục bộ trong cơ sở kinh doanh.

Hệ thống POS tại chỗ giúp chủ cửa hàng tính toán và thanh toán hàng hóa nhanh chóng. Tuy nhiên lại không thể xem báo cáo hay thực hiện các công việc quản lý từ xa. Hơn nữa, giải pháp này còn có nhược điểm là chi phí trả trước cao, phải trả thêm tiền để nâng cấp hệ thống,  hỗ trợ & bảo trì sau này.

5.2 Các giải pháp POS dựa trên đám mây

Không giống như POS truyền thống, các giải pháp POS trên đám mây sử dụng máy chủ bên ngoài để lưu trữ dữ liệu, an toàn và đáng tin cậy hơn. Hầu hết các hệ thống POS hiện đại đều dựa trên đám mây. Các hệ thống này vô cùng lý tưởng cho các doanh nghiệp với nhiều địa điểm.

• Chi phí hợp lý: Tất cả các chức năng phong phú được cung cấp khi đăng ký mà không phải trả trước một khoản lớn cho một giải pháp tại chỗ có sẵn.
• Truy cập mọi nơi: Truy cập từ xa từ mọi thiết bị có kết nối internet.
• Đáng giá: Các tính năng và bản cập nhật mới có sẵn miễn phí cho người đăng ký.
• Hiện đại: Dễ dàng tích hợp với phần mềm tiêu chuẩn công nghiệp khác.
• Hỗ trợ tốt hơn: Hỗ trợ 24/24 từ các công ty đám mây

5.3 Hệ thống POS di động (Mobile POS)

Hệ thống POS di động cũng dựa trên đám mây. Sự khác biệt là chúng là dành cho thiết bị di động. Nghĩa là bao gồm bất kỳ thiết bị cầm tay nào như laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh…  để giúp các nhà bán lẻ và nhà hàng F&B tăng cường hỗ trợ phục vụ khách hàng. Đồng thời, theo dõi tất cả các báo cáo trong thời gian thực từ bất cứ nơi nào có mạng Internet. Đặc biệt, bạn có thể truy cập từ xa để thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào mà không cần phải có mặt trực tiếp tại cơ sở.

5.4 Các ki-ốt tự phục vụ

Bạn có thể đã từng sử dụng một các ki-ốt phục này khi đặt vé xem phim, chọn đồ ăn từ thực đơn trực tuyến tại một nhà hàng tự phục vụ hoặc tại điểm tự thanh toán của một cửa hàng bách hóa. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được hưởng lợi cả về chi phí, hiệu quả cắt giảm nhân viên và giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng.

6. Tính năng hệ thống POS quản lý cần phải có

6.1 Các lựa chọn hình thức thanh toán

Các giao dịch thanh toán cần phải dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Hệ thống máy POS phải quản lý được nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: tiền mặt, thanh toán bằng thẻ ngân hàng, thẻ quà tặng, séc, phiếu giảm giá, thanh toán di động… Nhiều khách hàng muốn thanh toán một phần bằng thẻ quà tặng hoặc thanh toán chia nhỏ giữa tiền mặt và thẻ tín dụng. Thật tuyệt vời nếu hệ thống POS mà bạn đầu tư có thể đáp ứng có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Đồng thời hãy đảm bảo chính sách hoàn trả đơn giản và có các tùy chọn như: trả lại bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng, hoán đổi lấy sản phẩm khác, hoán đổi tiền thưởng…

Xem thêm: Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay

6.2 Quản lý hàng tồn kho

Module quản lý hàng tồn kho cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực và trách nhiệm giải trình cho các mặt hàng trong kho như: thông tin sản phẩm, phân loại sản phẩm, số lượng hàng xuất – nhập kho, hàng hỏng hoặc lỗi, hàng hết hạn, thông báo khi hàng sắp hết  và tự động đề xuất đặt hàng, tạo báo cáo bán hàng tồn kho và hơn thế nữa. Các công cụ quản lý hàng tồn kho tiên tiến giúp bạn quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng của mình một cách hiệu quả hơn.

6.3 Quản lý nhân sự

Module quản lý nhân viên giúp chủ doanh nghiệp quản lý cấp độ nhân viên, giờ làm việc của nhân viên và hiệu suất bán hàng. Tạo tài khoản người dùng, gán vai trò kiểm soát các tính năng và thông tin mà nhân viên của bạn có thể truy cập. Theo dõi năng suất của nhân viên thông qua các KPI trên mỗi khách hàng và giao dịch mỗi ca.

6.4 Chức năng quản lý khách hàng thân thiết

 Ứng dụng quản lý khách hàng thu thập dữ liệu về lịch sử mua hàng của khách hàng. Phân tích hành vi người mua cho phép tạo ra một chương trình khách hàng trung thành. Tạo ra tệp khách hành VIP, thông thường, mới… Từ đó, có các thể thiết lập các chương trình chiết khấu hợp lý. Phát hành thẻ quà tặng để thu hút khách hàng mới. Gửi email, sms, evoucher… cho họ về chương trình hấp dẫn, nhằm kích thích khách hàng ghé thăm cửa hàng bạn nhiều hơn. Tạo mối quan hệ khách hàng thân thiết, xây dựng lòng trung thành sẽ là chìa khóa thành công cho mọi cửa hàng.

6.5 Báo cáo, phân tích, kế toán

Khai thác dữ liệu là rất quan trọng để thành công. Analytics cho phép bạn nắm bắt mọi hoạt động kinh doanh tại cửa hàng. 

• Xem nhanh theo thời gian thực về hiệu suất cửa hàng hoặc sử dụng các dự báo, xu hướng theo mùa để đưa ra các quyết định thông minh hơn, dựa trên dữ liệu báo cáo mà phần mềm cung cấp. 
• Báo cáo hàng tồn kho tạo điều kiện bổ sung kịp thời và đầy đủ.
• Báo cáo doanh số cửa hàng theo từng ngày/tháng/quý/năm và xây dựng các chương trình khuyến mại để tăng doanh thu.
• Báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, cung cấp sự minh bạch và môi trường làm việc công bằng.
• Báo cáo tài chính kế toán, quản lý thu – chi hợp lý…

6.6 Tương thích phần mềm và phần cứng

Một điều quan trọng là đảm bảo phần cứng và phần mềm của bạn tương thích với nhau. Các hệ thống POS dựa trên đám mây dành cho doanh nghiệp yêu cầu iPad hoặc máy tính bảng Android để thực hiện các hoạt động và một PC, điện thoại hoặc máy tính bảng thông thường cho các hoạt động tại văn phòng. Nếu bạn đang sử dụng các thiết bị khác – máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, máy in hóa đơn, máy in nhà bếp, màn hình hiển thị mặt khách hàng – thì thiết bị đó cũng phải tương thích. Đảm bảo kết nối internet của bạn luôn đáng tin cậy.

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý đều cung cấp hệ thống POS phần cứng để đảm bảo sự tương thích phù hợp nhất, hiệu quả sử dụng cao.

7 Lựa chọn giải pháp POS phù hợp

Làm thế nào để lựa chọn một hệ thống phần mềm POS bán hàng phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Hãy nhớ rằng giải pháp POS bao gồm sự kết hợp phù hợp giữa phần cứng và phần mềm.

Chọn phần cứng POS phù hợp với phần mềm

Tại sao phần cứng POS lại quan trọng? Đơn giản, nó được thiết kế để hoạt động với một phần mềm cụ thể. Bạn không thể mua bất kỳ máy in hóa đơn nào, cắm nó vào hệ thống POS của bạn và mong đợi nó hoạt động.

Các công ty phát triển phần mềm POS sẽ có hệ thống thiết bị phần cứng riêng cho phần mềm của họ. Điều này sẽ tận dụng tối đa tính năng mà phần mềm mang lại. Và ngay cả các thiết bị nguồn mở cũng phải tương thích với các yêu cầu hệ thống.

Thiết bị phần cứng POS thường bao gồm:

• iPad, máy tính bảng, smartphone
• Màn hình bán hàng
• Máy quét mã vạch
• Máy in hóa đơn
• Ngăn kéo tiền điện tử
• Máy in tem
• Thiết bị đầu cuối thẻ tín dụng
• Máy scan QR code
• Bộ định tuyến

Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống POS cho nhà hàng của riêng mình, hãy xem xét thêm:

• Hệ thống hiển thị nhà bếp
• Thiết bị order cầm tay

Trong trường hợp nào thì cần phát triển phần mềm POS riêng?

Khi hệ thống doanh nghiệp của bạn lớn, cần có nhiều tính năng mở rộng hơn nữa để giải quyết các vấn đề đang tồn đọng của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp dành cho các cửa hàng F&B hãy lựa chọn LOOP Smart POS – Công nghệ quản lý đến từ Singapore. Sự khác biệt lớn nhất của LOOP Smart POS với các phần mềm POS cho nhà hàng phổ biến hiện nay là:

• Áp dụng công nghệ mới nhất
• Hệ thống thiết bị POS được thiết kế đơn giản, hiện đại và đẹp mắt
• Quản lý tất cả chỉ trên một nền tảng
• Tích hợp nhiều bên thứ 3
• Nhận diện khuôn mặt khách hàng

Trải nghiệm phần mềm POS miễn phí của LOOP Smart POS tại đây:

LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
Email: cs@loop.vn
Hotline: 1900633470