Hướng dẫn chi tiết các thủ tục mở quán cafe, quán ăn 2021

Khi bắt đầu mở cửa hàng, hầu hết chủ cửa hàng đều lúng túng trong việc làm thủ tục, giấy tờ pháp lý. Cũng có những quán họ nghĩ đơn giản là chỉ cần mỗi giấy phép kinh doanh là đủ, thậm chí có nhiều cửa hàng còn không có cả giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, trường hợp bị kiểm tra mới thấy cửa hàng mình bị thiếu đủ thứ và bị phạt một đống tiền mới nhận ra rõ vấn đề này quan trọng đến mức nào. Nếu bạn đang lên kế hoạch mở một cửa hàng thì hãy nắm rõ những thủ tục mở quán cafe, quán ăn hay trà sữa trước khi khai trương dưới đây nhé!

A. Hướng dẫn các thủ tục mở quán cafe, quán ăn

Bên dưới là các hồ sơ và thủ tục mở quán cafe, trà sữa

1. Giấy phép xây dựng hoặc hợp đồng thuê nhà (có công chứng)
2. Giấy phép kinh doanh
3. Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm
4. Kê khai thuế
5. Giấy phép bán thuốc lá, rượu bia
6. Hợp đồng lao động
7. Giấy phép sử dụng vỉa hè (nếu địa phương có chủ trương cho thuê vỉa hè).

1. Giấy phép xây dựng hoặc hợp đồng thuê nhà

1.1 Giấy phép xây dựng

Nếu cửa hàng của bạn xây dựng quy mô lớn và hoàn tráng thì cần phải có, còn chỉ là xây tiền chế thì không cần lắm. Tuy nhiên, để rõ ràng và chắc chắn hơn bạn hãy hỏi Đô thị phường/xã xem cửa hàng của bạn có cần giấy phép xây dựng không? Tránh tình trạng cửa hàng đang hoạt động và phục vụ khách lại bị đình chỉ hoặc phạt, mức phạt của điều khoản này có thể lên đến 20 triệu đồng.

Một vài trường hợp lưu ý:

• Nếu cửa hàng bạn đã có sẵn và chỉ là decor, trang trí lại thì không cần giấy phép xây dựng. Trong trường hợp bị bên đô thị kiểm tra thì có thể lập luận lại.
• Đối với các cửa hàng ở thành phố lớn phải rất chú trọng vào khâu giấy phép xây dựng, cải tạo, tránh tình trạng đang xây dựng dở dang lại bị tháo dỡ – vấn đề này đã từng bị ở rất nhiều chủ quán.

1.2 Hợp đồng thuê nhà

Nếu sau khi xem nhà và thống nhất các điểm khoản thì chủ quán và chủ nhà cho thuê phải tiến hành các bước làm thủ tục như:

• Hợp đồng giữa 2 bên: Bạn và chủ nhà bên có thể làm hợp đồng riêng với nhau. Tuy nhiên, hợp đồng giữa 2 bên này sẽ có ít giá trị pháp lý hơn. Và trong trường hợp không may xảy ra mẫu thuẫn hoặc tranh chấp dẫn đến kiện tụng thì sẽ khá là mệt mỏi, bởi hợp đồng 2 bên thì chỉ 2 bên biết và thường hợp đồng này thường nhắm tránh nộp thuế cho thuê nhà (theo luật nếu số tiền thuê nhà trên 100 triệu/năm thì nộp thuế 10% của tổng số tiền cho thuê 1 năm).
• Hợp đồng công chức 3 bên (Chủ nhà – Bạn – Công ty làm dịch vụ công chứng): Dù nhiều chủ cửa hàng nói họ đã làm hợp đồng thuê nhà riêng giữa 2 bên nên không cần công chứng nhưng các chủ cửa hàng nên yêu cầu chủ nhà đi làm hợp đồng công chứng đàng hoàng, bởi:

+ Khi có hơp đồng thuê nhà công chứng, chủ cửa hàng kinh doanh dịch vụ mới có thể làm được các thủ tục đăng ký Giấy phép kinh doanh, rồi đăng ký thuế, giấy chuyển đổi mục đích sử dụng điện…

+ Tránh tình trạng bị lừa gạt: Khi đi công chứng, bên làm dịch vụ công chứng sẽ yêu cầu chủ nhà phải cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ như chủ quyền nhà, chứng minh nhân dân… và sẽ được rà soát trên hệ thống. Trong trường hợp nhà đó có vấn đề tranh chấp hoặc đang cắm sổ đỏ thì hệ thống sẽ thông báo và bạn sẽ biết được tình trạng căn nhà đó ra sao và có thể dừng ký hợp đồng trước khi quá muộn. Hơn thế nữa, khi công chứng nếu bên chủ nhà có những vấn đề nào đó thì hợp đồng công chứng sẽ có giá trị pháp lý hơn so với hợp đồng riêng giữa 2 bên. Khi làm các thủ tục mở quán cafe tốt hơn hết các chủ quán vẫn nên thận trọng.

Sau khi hoàn thành công chứng thuê nhà cũng đồng nghĩa với việc bạn có đủ pháp lý để kinh doanh và buôn bán trên mặt bằng hoặc căn nhà bạn đã thuê với tên của bạn. Lưu ý là bạn nên photo hợp đồng này thành nhiều bạn phụ để sử dụng nó trong nhiều trường hợp cần thiết sau này. Bạn cũng nên bảo quản kỹ bản chính tránh tình bị mục rách sẽ ảnh hưởng về sau.

2. Giấy phép kinh doanh

Giấy phép kinh doanh là không thể thiếu trong các thủ tục mở quán cafe. Bạn có thể lên phòng Tài chính quận/huyện (ở nhiều nơi có phân cấp cho cấp phường/xã). Lưu ý khi làm giấy phép kinh doanh thì bạn chỉ nên đăng ký vôn dưới 100 triệu, kể cả cửa hàng của bạn lớn hay hoành tráng, như vậy sau này áp thuế sẽ nhẹ hơn.

Còn trong trường hợp bạn quản lý theo mô hình kinh doanh công ty thì bạn phải khai báo vốn điều lệ theo số thật để sau này khấu hao tài sản cố định vào thuế.

3. Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm

Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm vô cùng quan trọng, khi khai trương cửa hàng là bạn phải làm ngay. Để tránh trường hợp cơ quan chức năng họ tới kiểm tra mà bạn không có hoặc trong trường hợp khách ăn uống mà bị đau bụng mà cửa hàng bạn không có giấy phép này thì xác định không những phạt nặng mà có thể sẽ bị đình chỉ kinh doanh.

Để có giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, bạn lên phòng Y tế quận/huyện để họ hướng dẫn cụ thể. Trước khi cấp giấy phép thì bạn sẽ phải tham gia tập huấn kiến thức về an toàn vệ sinh thực phẩm và sẽ có một bài kiểm tra. Khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép bạn phải cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm cho cơ sở theo mẫu được quy định của cơ quan thẩm quyền.
• Bản sao công chứng giấy đăng kí kinh doanh ngành liên quan đến thực phẩm.
• Bản thiết kế mặt bằng cơ sở và khu vực.
• Sơ đồ quy trình bảo quản thực phẩm và sản xuất tại cơ sở.
• Bản khai về cơ sở vật chất của cơ sở.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận sức khỏe của chủ cơ sở và các nhân viên trực tiếp làm việc tại cơ sở.
• Giấy chứng nhận về kiến thức an toàn vệ sinh thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp tham gia sản xuất.
• Giấy chứng thực về nguồn gốc nguyên liệu và kiểm định nguồn nước sử dụng.
• Bản cam kết đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm theo mẫu quy định.

4. Kê khai thuế

Kinh doanh quán cafe nhất là đối với quy mô lớn, theo chuỗi thì sẽ cần phải đóng rất nhiều loại thuế như thuế VAT, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu thập doanh nghiệp… Để kê khai thuế thì bạn có thể  Đội thuế phường để họ áp thuế hoặc cũng có thể chuyển sang hình thức kê khai thuế qua mạng. Nhưng với những chuỗi cửa hàng lớn, hoặc công ty thì phải có kế toán chuyên nghiệp làm việc với Chi cục Thuế cấp huyện. Còn đối Đội thuế áp thuế sẽ dựa vào Giấy phép kinh doanh của bạn.

Hàng năm sẽ có đội thuế đến kiểm tra, vì thế hãy chuẩn bị kỹ càng về phần thủ tục này.

5. Giấy phép bán thuốc lá, rượu bia

Nếu cửa hàng cafe của bạn có bán thêm thuốc lá và rượu bia thì bạn còn phải làm giấy phép do Chi cục Quản lý thị trường cấp. Tuy nhiên, nếu đã hoạt động kinh doanh ăn uống và đã được cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm muốn kinh doanh thêm bia thì có thể không phải làm thủ tục xin chấp phép nào nữa.

Bên cạnh đó, nếu bán thêm thuốc lá, rượu bia thì nên bán những loại sản xuất trong nước và đừng nên bán lậu lỡ khi bị kiểm tra thì rất là phức tạp và mệt mỏi và càng không nên ván các loại không rõ nguồn gốc.

6. Hợp đồng lao động

Kể cả khi cửa hàng cafe của bạn chỉ tuyển nhân viên thời vụ (part –time) thì bạn cũng cần nên có Hợp đồng lao động. Bởi khi chính quyền kiểm tra họ sẽ kiểm gia cái này. Và lưu ý trong hợp đồng lao động bạn nên ghi rõ làm việc part –time và thời gian làm việc trong hợp đồng lao động là dưới 8h/ngày và dưới 26 ngày/tháng (trong trường hợp không đóng BHXH).

Còn trong trường hợp tuyển nhân viên full time thì chắc chắn bạn phải làm rồi và phải đầy đủ quy định của hợp đồng lao động.

7. Giấy phép sử dụng vỉa hè

Nếu bạn muốn kinh doanh cafe vìa hè thì cần có giấy phép sử dụng vỉa hè nếu địa phương có cho thuê và bạn liện hệ với bên phường/xã để làm thủ tục sử dụng vỉa hè.

Để làm ăn lâu dài và uy tín thì tốt nhất vẫn nên làm giấy phép và sử dụng khu vực vỉa hè được phép kinh doanh, chứ đừng tìm kiếm vỉa hè không được lấn chiếm, sử dụng. Đến lúc bị phạt thì rất nặng hoặc ảnh hướng tới khách hàng (khi khách đang ăn uống mà phải chạy công an).

B. Các mối quan hệ nên ưu tiên khi mở quán cafe

– Công an khu vực

– Đô thị phường/xã

– Tổ trưởng dân phố

– Hàng xóm (nhất là hàng xóm có người cao tuổi không thích ồn ào).

– Lãnh đạo địa phương (nếu quán bạn có quy mô lớn).

Có quan hệ tốt thì việc gì cũng êm xuôi, vậy nên ngoài việc làm các thủ tục mở quán cafe phải cần đúng và đủ thì bạn cũng nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với các bên chính quyền. Và nhớ đừng cãi lý, cãi luật nhé. Sự chuẩn bị đầy đủ pháp lý và các mối quan hệ sẽ giúp bạn kinh doanh được yên tâm hơn.

Trên đây là những thông tin giúp bạn nắm rõ hơn mở quán cafe cần những giấy tờ gì? – đây là những bước đầu vô cùng quan trọng mà chủ quán nào cũng cần chuẩn bị và làm để việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn. Chúc các bạn thành công!

LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
Email: cs@loop.vn
Hotline: 1900633470