Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Vừa Hiệu Quả Vừa Tiết Kiệm Chi Phí

Để quản lý kho một cách hiệu quả và tiết kiệm bạn cần có phương pháp quản lý phù hợp. Bài viết sau sẽ mang đến cho bạn những thông tin cơ bản về quản lý kho và gợi ý các phương pháp quản lý kho đang được áp dụng nhiều nhất hiện nay để bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn.

1. Quản lý kho là gì?

Kho hàng là nơi tập trung một lượng lớn hàng hoá mà cửa hàng nhập về dự trữ, để đảm bảo luôn có đủ hàng cung cấp cho hoạt động bán hàng. Việc sở hữu một kho hàng riêng giúp bạn dễ dàng sắp xếp hàng hóa, bảo quản hàng hoá tốt hơn cũng như có nhiều không gian để nhập 1 lượng lớn hàng hoá về trong trường hợp cần thiết.

Quản lý kho là những công việc liên quan đến việc duy trì tính liên tục của quá trình phân phối hàng hoá nhưng vẫn đảm bảo cân bằng với nhu cầu giảm chi phí quản lý hàng tồn kho. Tức là người quản lý kho phải đảm bảo luôn có đủ hàng để bán nhưng vẫn duy trì được mức chi phí thấp. Do vậy, quản lý kho sẽ là chuỗi các hoạt động trực tiếp liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa trong kho.

 Quản lý kho đóng 1 vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần gia tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí của cửa hàng. Đây là một công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, tính trung thực cùng khả năng sắp xếp, dự báo số lượng hàng hoá tiêu thụ để lập kế hoạch đặt hàng.

2. Quản lý kho bao gồm những công việc gì

Các công việc cụ thể để quản lý kho bao gồm:

Tiếp nhận và tổ chức sắp xếp hàng hóa trong kho

– Khi tiếp nhận hàng hoá nhập kho, người quản lý kho phải xác thực các giấy tờ nhập kho cũng như kiểm tra thông tin hàng hóa và tiến hành sắp xếp hàng hóa 1 cách hợp lý.

– Người quản lý kho cũng nên cập nhật sơ đồ kho để thuận tiện cho việc tìm kiếm, lưu chuyển và kiểm kê hàng hoá.

Bảo quản hàng hóa trong kho theo tiêu chuẩn

Để đảm bảo hàng hóa vẫn giữ nguyên được chất lượng tốt nhất khi đến tay người tiêu dùng, người quản lý kho cần sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng

Khi tiếp nhận hàng nhập kho hay điều chuyển hàng xuất kho, công việc của quản lý kho là xác thực hoặc ghi các chứng từ xuất nhập kho. Sau đó thực hiện xuất-nhập hàng hóa theo chứng từ.

Theo dõi định mức tồn kho tối thiểu

Người quản lý kho cần theo dõi lượng hàng hoá xuất nhập kho hằng ngày để đối chiếu với mức tồn kho tối thiểu. Trong trường hợp số lượng xuất nhập hàng hóa biến động, có thể đề xuất với ban lãnh đạo thay đổi định mức này cho phù hợp.

Lên kế hoạch đặt hàng

– Thường xuyên theo dõi lượng tồn kho để lên kế hoạch đặt hàng

– Lập phiếu yêu cầu mua hàng với các vật tư phụ hay dụng cụ cá nhân

Tuân thủ nguyên tắc trong kho

– Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho

– Kiểm tra hàng hoá và các kệ hàng thường xuyên để đảm bảo an toàn và điều kiện bảo quản tốt nhất cho hàng hoá.

3. Tầm quan trọng của việc quản lý kho

Giảm tình trạng thất thoát hàng hoá

Với những kho hàng lớn với nhiều mặt hàng, tình trạng thất thoát là không thể tránh khỏi. Công tác quản lý kho với hàng hoá được sắp xếp một cách ngăn nắp và rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát hàng hoá được chặt chẽ hơn, năm rõ được số lượng của từng mặt hàng, giúp hạn chế được đáng kể tình trạng thất thoát hàng hoá.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Việc quản lý kho không chỉ giúp bạn đảm bảo được chất lượng cũng như tình trạng nguyên thuỷ của hàng hoá mà còn giúp kịp thời phát hiện ra hàng bị lỗi, hàng kém chất lượng để báo cáo với nhà cung cấp.

Nắm rõ tình trạng hàng hoá

Ngày nay, với những phần mềm bán hàng kết hợp với quản lý kho sẽ giúp bạn nắm rõ tình trạng hàng hóa: mặt hàng nào còn, mặt hàng nào hết, mặt hàng nào sắp về,… để cung cấp thông tin cho khách hàng chính xác, góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của cửa hàng.

Cải thiện vòng quay vốn lưu động

Việc hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây cản trở cho việc kinh doanh các mặt hàng khác. Do nguồn vốn lưu động đã bị ứ đọng ở các mặt hàng tồn kho. Mặt khác, các mặt hàng này tồn kho quá lâu sẽ hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc gây tổn thất rất lớn cho cửa hàng. Chính vì vậy mà công tác quản lý kho là rất cần thiết để giải quyết tình trạng này. Người quản lý kho phải biết cân bằng số lượng của từng mặt hàng, duy trì tồn kho ở mức hợp lý để tránh tình trạng trên.

Bán hàng hiệu quả

Như đã nói ở trên việc tồn kho quá nhiều sẽ gây tổn thất lớn, công tác  quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn nắm rõ tình trạng tồn kho để thông báo cho bộ phận bán hàng đẩy mạnh tiêu thụ các mặt hàng này thông qua các chương trình khuyến mãi hay các biện pháp khác. Đồng thời, việc quản lý kho cũng sẽ giúp bạn nhận biết được mặt hàng nào bán chạy để lên kế hoạch đặt hàng hợp lý, tránh tình trạng “cháy hàng”. Điều này giúp cho hoạt động bán hàng được liên tục và hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho giúp tiết kiệm chi phí từ việc giảm tình trạng thất thoát, hư hỏng hàng hóa. Ngoài ra, việc nắm rõ thông tin, tình trạng hàng hoá còn giúp cho cửa hàng có kế hoạch đặt hàng phù hợp để hạn chế việc ứ đọng hàng hoá và nguồn vốn dẫn đến việc phải tốn nhiều chi phí cho việc bảo quản hàng tồn kho. Thay vào đó, cửa hàng có thể đầu tư nguồn vốn này vào các mặt hàng khác mang đến lợi nhuận cao hơn.

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng, Quán Cafe Được Tin Dùng 2021

4. Quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho về cơ bản, gồm các công việc như tiếp nhận, theo dõi, kiểm tra, báo cáo,… hàng hóa trong kho theo quy định, được hiện qua 7 bước bên dưới

Bước 1: Nhập kho

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất, bạn sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm với những hàng hóa bạn đồng ý nhập kho. Do đó, khi nhập kho cần lưu ý kiểm tra thật kỹ các chứng từ nhập kho hay các giấy tờ, văn bản có liên quan. Đồng thời phải đối soát xem đã nhận đúng mặt hàng, đủ số lượng, đúng thời điểm và có đảm bảo chất lượng hay không.

Nếu bước này được thực hiện không nghiêm ngặt sẽ gây ảnh hưởng đến hàng loạt các bước sau. Việc kiểm tra kỹ lưỡng cũng giúp kịp thời phát hiện sản phẩm bị hư hỏng hay hết hạn sử dụng để hoàn trả lại cho nhà sản xuất, tránh tổn thất cho cửa hàng.

Để tối ưu bước nhập kho, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về định lượng hay tem nhãn hàng hoá để thuận tiện cho việc kiểm tra cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng

Bước 2: Lưu kho

Đây là bước mấu chốt trong quản lý hàng hoá, góp phần gia tăng hiệu quả quản lý kho.  

Công việc bạn cần làm trong bước này là sắp xếp hàng hoá vừa nhập kho 1 cách hợp lý để việc tìm kiếm hay bốc dỡ hàng hoá được nhanh chóng và chính xác hơn. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khâu quản lý kho cũng như hạn chế việc bốc dỡ nhầm hàng hoá.

Bước 3: Nhặt hàng

Đây là bước tốn nhiều thời gian nhất trong quy trình. Ở bước này nhân viên kho sẽ tiến hành nhặt hàng theo các đơn đặt hàng do nhân viên bán hàng cung cấp. Đây cũng là bước cần tối ưu nhất trong quy trình để tiết kiệm thời gian, chi phí của cửa hàng và  gia tăng trải nghiệm của khách hàng.

Hiện nay có 2 cách nhặt hàng. Đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm hàng. Tuỳ thuộc vào lượng đơn hàng mỗi ngày của cửa hàng mà bạn có thể lựa chọn cho mình hình thức nhặt hàng phù hợp.

– Nhặt theo đơn hàng: đây là hình thức nhặt hàng dành cho các cửa hàng kinh doanh vừa và nhỏ, có ít đơn hàng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo từng đơn hàng do nhân viên bán hàng cung cấp.

– Nhặt theo cụm: đây là hình thức dành cho các cửa hàng lớn, có nhiều đơn hàng mỗi ngày. Việc nhặt hàng theo hình thức này giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian cho các cửa hàng lớn do có thể hoàn thành nhiều đơn hàng cùng 1 lúc. Ở hình thức nhặt hàng này, sau khi nhận được tất cả các đơn hàng do nhân viên bán hàng cung cấp, nhân viên kho sẽ tiến hành tổng hợp danh sách mặt hàng theo số lượng sau đó nhặt từng mặt hàng theo số lượng tổng đó. Sau khi nhặt xong sẽ tiến hành chia số lượng lại theo từng đơn hàng.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đây là bước cần sự cẩn thận và chính xác nhất trong các bước nhằm hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển hay nhầm hàng, sai địa chỉ,… Đồng thời cũng cần tối ưu khối lượng hàng hoá để giảm thiểu tối đa chi phí vận chuyển.

Sau khi đã nhặt hàng theo đúng mặt hàng và số lượng, nhân viên kho sẽ tiến hành đóng gói và chuẩn bị vận chuyển.

Sau khi đóng gói xong, nhân viên kho sẽ bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao hàng đến cho khách. Sau khi đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển, số lượng hàng hoá này sẽ được tính là đã xuất kho và sẽ bị trừ đi trong lượng hàng tồn kho.

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là 1 bước nằm ngoài mong muốn của người bán hàng. Bước này xuất hiện khi đơn hàng xảy ra sai sót dẫn đến việc đơn hàng bị khách trả về kho.

Cửa hàng cần xây dựng các chính sách trả hàng riêng để tăng lòng tin vào sản phẩm và hạn chế tỷ lệ trả hàng.

Khi này, tuỳ vào tình huống mà cửa hàng sẽ có những quy trình xử lý hàng hoàn trả khác nhau như tái chế, tiêu huỷ, hoàn trả cho nhà sản xuất,…

Bước 6: Kiểm kê hàng hoá

Đây là một hoạt động cần thiết và nên được làm thường xuyên để kịp thời phát hiện những hàng hoá bị giảm chất lượng hay thất thoát, điều kiện bảo quản không đảm bảo,…

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Đây là bước giúp bạn có 1 cái nhìn tổng quan về hiệu quả quản lý kho của mình cũng như xây dựng kế hoạch đặt hàng hợp lý, kịp thời. Sau đây là một số báo cáo, thống kê cần có của mỗi kho hàng:

– Sổ kho: đây là chứng từ giúp ghi lại, quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho hàng hoá trong 1 khoảng thời gian nhất định nào đó. Các thông tin trong sổ kho cần được ghi rõ ràng và chính xác

– Báo cáo kho: là mẫu báo cáo chứa thông tin chi tiết về các mặt hàng tồn kho giúp kế toán dễ dàng theo dõi và báo cáo cho ban lãnh đạo

– Báo cáo vượt/dưới định mức: giúp tổng hợp các mặt hàng tồn vượt/dưới định mức quy định để đề xuất kế hoạch xả hàng hay nhập hàng hợp lý.

– Gợi ý nhập hàng: Từ báo cáo vượt/dưới định mức bạn sẽ biết được mặt nào đang bán chạy và mặt hàng nào không để đề xuất số lượng nhập sao cho phù hợp nhằm hạn chế tình trạng cháy hàng hoặc tình trạng hàng tồn kho quá mức

– Báo cáo kiểm hàng: cung cấp các thông tin liên quan đến việc kiểm hàng như thời gian kiểm, lý do kiểm,…

5. Phương pháp quản lý kho hiệu quả

Bố trí kho hàng ở vị trí dễ quan sát

Nên bố trí kho hàng ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hoá và có thể thường xuyên quan sát nhân viên cũng như các hoạt động xuất – nhập kho, để hạn chế sai sót.

Sắp xếp hàng hoá một cách khoa học

Để việc tìm kiếm, bốc dỡ hoặc xuất nhập kho được nhanh hơn cũng như tận dụng được tối đa không gian để lưu trữ hàng hoá thì kho hàng nên được sắp xếp 1 cách gọn gàng và khoa học

Xác định mức tồn kho tối ưu 

Mức tồn kho tối ưu được hiểu là lượng hàng hóa tối thiểu để duy trì tính liên tục của hoạt động bán hàng. Cần xác định mức tồn kho tối ưu để kịp thời đặt hàng khi hàng tồn kho ít hơn mức tối ưu này hoặc lên chương trình khuyến mãi để xả những mặt hàng vượt định mức.

Kiểm tra liên tục quy trình xuất nhập kho

Để hạn chế rủi ro của quy trình quản lý và đảm bảo số lượng hàng hoá thực tế trùng khớp với số lượng trong sổ sách nên kiểm tra quy trình xuất nhập kho thường xuyên và liên tục.

Sử dụng mã vạch SKU để phân loại hàng hóa trong kho

Việc đặt và dán Đơn vị phân loại hàng tồn kho – SKU lên sản phẩm không chỉ giúp cho nhân viên kho tìm kiếm hàng hoá dễ dàng hơn mà còn giúp kiểm soát được lượng hàng tồn kho chính xác và nhanh chóng. 

Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho

Ngày nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho đang trở nên phổ biến nhờ tính hiệu quả, giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí thuê nhân lực.

Ngoài ra Phần mềm quản lý kho là vô cùng cần thiết với những cửa hàng quy mô lớn hoặc các chuỗi cửa hàng. Khi mà tần suất xuất nhập kho quá thường xuyên, phải quản lý 1 lượng lớn hàng hoá thì việc sử dụng phương pháp quản lý truyền thống rất dễ xảy ra sai sót. Đồng thời phải tốn nhiều thời gian và nhân lực cho việc kiểm kho.

Khi sử dụng kết hợp giữa SKU và phần mềm quản lý kho sẽ mang đến cho bạn 1 quy trình quản lý vô cùng đơn giản và hiệu quả. Mỗi sản phẩm đều có một mã vạch riêng nên khi kiểm hàng tồn kho bạn chỉ việc quét mã là hệ thống sẽ tự động cập nhật các số liệu để bạn đối chiếu với số trên hệ thống. Bên cạnh đó, cứ mỗi sản phẩm được bán ra, khi quét mã vạch thì hệ thống sẽ tự động trừ đi số lượng của sản phẩm đó trong kho. Việc này ngoài giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, tiết kiệm thời gian kiểm kho mà còn giúp cho nghiệp vụ bán hàng được đơn giản hoá, tiết kiệm thời gian bán hàng đáng kể. Từ đó chất lượng dịch vụ tại cửa hàng cũng được nâng lên. Đặc biệt hơn, với những phần mềm bán hàng thông minh hiện nay bạn  còn có thể liên kết với nhiều cửa hàng để thuận tiện cho việc điều chuyển hàng hoá cũng như xem báo cáo, quản lý nhiều kho cùng 1 lúc.

LOOP Smart POS chính là Phần mềm bán hàng thông minh giúp bạn quản lý tất cả trên một nền tảng, trong đó có chức năng quản lý kho. Ngoài những tính năng hữu ích như  Quản lý kho – LOOP Inventory và chức năng bán hàng LOOP POS, phần mềm bán hàng thông minh này còn cho phép bạn áp dụng các thanh toán đa kênh với LOOP Payment, tạo chương trình khuyến mãi hay sự kiện với LOOP Promotion, xem các báo cáo thống kê trên LOOP Report và đặc biệt là quản lý chuỗi cửa hàng với LOOP Supply Chain. Cả 6 tính năng ưu việt trên đều tích hợp duy nhất trên 1 nền tảng đó là LOOP Smart POS để đồng hành cùng bạn trong quá trình quản lý cửa hàng.

Tuỳ theo mô hình và mục đích kinh doanh của mỗi cửa hàng mà có những phương pháp quản lý phù hợp khác nhau. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã tìm được phương pháp quản lý kho hiệu quả và tiết kiệm chi phí để áp dụng vào cửa hàng của mình. Nếu bạn đang cân nhắc về phần mềm bán hàng thông minh có tích hợp chức năng quản lý kho, hãy liên hệ với LOOP để được tư vấn chi tiết hơn về Phần mềm bán hàng thông minh LOOP Smart POS đa năng và tiện lợi này nhé!