Nên lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nào cho ngành thực phẩm và dịch vụ ăn uống (F&B)?

Sự ra đời của phần mềm quản lý bán hàng đã giải quyết hiệu quả bài toán quản lý mà mọi chủ cửa hàng truyền thống đều phải “đau đầu”. Đồng thời, thúc đẩy sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các cửa hàng thực phẩm và dịch vụ ăn uống hiện nay. Tuy nhiên, đối với những chủ cửa hàng/doanh nghiệp mới đang bắt đầu tìm kiếm giảp pháp công nghệ này vào kinh doanh sẽ khá băn khoăn và trăn trở trong việc nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng nào phù hợp và mang lại giá trị hiệu quả cao nhất?

Bài viết sẽ tập trung giới thiệu giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm bán hàng được tin dùng có những tính năng giúp bạn tối ưu hệ thống và quản lý bán hàng được tốt nhất. Từ đó bạn có thể trải nghiệm và lựa chọn sử dụng giải pháp nào phù hợp với cửa hàng nhất.

1. Tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng

1.1 Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mền quản lý bán hàng là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cửa hàng. Sẽ có hệ thống công cụ cung cấp đầy đủ các chức năng bán hàng và quản lý công việc hiệu quả trong tất cả các phân đoạn như: Nhập hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý hàng hóa trả về, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng hậu mãi….. cho tất cả các doanh nghiệp lớn, nhỏ.

Việc ứng dụng phần mền bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác, đơn giản và hiệu quả nhất.

1.2 Phân loại phần mềm quản lý bán hàng

Hiện nay, trên thị trường có 2 dạng phần mền phổ biến nhất là phần mền chạy trên Cloud (điện toán đám mây) và phần mềm chạy On-Premises (service vật lý).

Phần mền chạy trên Cloud, hiểu đơn giản là các hoạt động bán hàng của cửa hàng/doanh nghiệp sẽ được truyền qua internet, lưu trữ ở một máy chủ ảo và sẽ do nhà cung cấp Cloud tạo ra.

Phần mềm chạy On-Premises, sẽ được lưu trữ tại server vật lý và có thể đặt tại cửa hàng.

Tùy vào nhu cầu và ngân sách, khi áp dụng phần mềm các chủ cửa hàng/doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ để có lựa chọn sao cho phù hợp nhất.

1.3 Vì sao cần phải áp dụng phần mềm quản lý bán hàng ngành FnB?

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ lẻ thường tiết kiệm ngân sách chi tiêu và đôi khi tiết kiệm luôn cả khoản chi cho phần mềm quản lý. Có thể, thời gian đầu lượng khách không nhiều nhưng về sau khi lượng khách lớn và muốn mở rộng quy mô thì bắt đầu “đau đầu” và khó khăn trong việc quản lý. Lúc đó mới thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng các công công cụ trong quản lý.

Việc lựa chọn áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp cửa hàng bạn:

• Chuyên nghiệp hơn: Bạn hãy cứ tưởng tượng, nhân viên cửa hàng bạn đôi khi không thể nhớ hết được giá sản phẩm, khi thanh toán tiền cho khách phải ghi chú ra giấy hoặc bấm máy tính mới ra được con số… Bấy nhiêu thôi cũng đã khiến cửa hàng của bạn thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng rồi. Sử dụng phần mềm giúp nhân viên nắm vững hệ thống của sản phẩm, hàng tồn đọng, hàng đã hết, sản phẩm được giảm giá… Từ đó, giúp tư vấn sản phẩm nhanh chóng, chốt sale thần tốc.

• Quản lý & chăm sóc khách hàng/nhân viên: Các dữ liệu bán hàng và dữ liệu khách hàng được lưu trữ sẽ vô cùng hữu ích giúp thực hiện các chiến dịch Marketing, chăm sóc & bán hàng lâu dài trên mỗi khách hàng. Đồng thời, khâu quản lý nhân viên cũng thuận lợi hơn bởi phần mềm kiểm soát và theo dõi được nhân viên đi làm đúng giờ, hoàn thành tốt deadline đúng hạn,…
• Quản lý hàng hóa: Việc quản lý hàng hóa qua sổ sách hoặc file excel đều rất thủ công và mất nhiều thời gian. Với phần mềm quản lý việc xuất – nhập hàng, hàng hóa hỏng hóc, hàng hết… đều trở nên vô cùng đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
• Quản lý mọi lúc mọi nơi:  Với phần mềm bán hàng bạn hoàn toàn có thể quản lý từ xa về hàng hóa, nhân viên, doanh thu, kho hàng… điều này, sẽ không thể làm được đối với các cửa hàng không áp dụng công cụ quản lý. Hơn thế nữa, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để lên chiến lược kinh doanh mở rộng thị trường.

1.4  Các tiêu chi để đánh giá một phần mềm quản lý bán hàng tốt

• Thương hiệu uy tín: Thường một thương hiệu uy tín sẽ đảm bảo cho bạn rất yếu tố như: Chăm sóc và hỗ trợ trước và sau khi sử dụng, chất lượng sản phẩm, bảo hành…
• Dễ sử dụng: Điều này vô cùng cần thiết. Một phần mềm mà có giao diện nhìn vào là có thể sử dụng được ngay mà không cần người hỗ trợ quá nhiều là ưu tiên hàng đầu của mỗi doanh nghiệp.
• Có thể kết nối đa kênh: Với việc áp dụng một phần mềm quản lý bán hàng ngành f&b mà có khả năng tương thích với càng nhiều bên thứ ba sẽ càng mang lại cơ hội tiếp xúc với khách hàng tiềm năng, cũng như gia tăng cơ hội tăng doanh thu.
• Giá cả, chi phí: Đây cũng là vấn đề mà hấu hết các chủ bán hàng đều lưu tâm. Phần mềm quản lý tốt nhưng cũng nên phù hợp với chi phí mà bạn tính đầu tư ban đầu.
• Thanh toán đa dạng: Càng tích hợp được với nhiều hình thức thanh toán sẽ càng hữu ích với cả khách hàng và doanh nghiệp.
• Online & Offline: Rủi rõ luôn có thể xảy ra như mất điện, lỗi máy… vì thế, một phần mền quản lý phải có cả chế độ bán hàng online và offine.

1.5 Có nên sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí?

Với những phần mềm quản lý bán hàng miễn phí mà tải từ các trang web không rõ nguồn góc sẽ rất dễ nhiễm virus, mã độc. Chưa kể, những phần mềm miễn phí không có nhiều tính năng như ở các phiên bản trả phí. Khi xảy ra lỗi hoặc gặp vấn đề trục trặc, người dùng sẽ không biết nên phản hồi hay yêu cầu hỗ trợ như thế nào. Vì thế, sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi theo dõi và kiểm soát mọi thứ trong cửa hàng.

Đối với những phần mềm quản lý bán hàng miễn phí được cũng cấp bởi các nhà cung cấp uy tín thì các phần mềm đó chỉ có những tính năng cơ bản và bị hạn chế nhiều tính năng quan trọng. Vậy nên “tiền nào của ấy” để phát triển lâu dài và mở rộng doanh nghiệp thì hãy đầu tư sử dụng phần mềm bán hàng trả phí là tốt nhất.

1.6  Phần mềm quản lý bán hàng online hay phần mềm quản lý offine hiệu quả hơn?

Phần mềm quản lý bán hàng online là sử dụng khi được kết nối với mạng internet thông qua các thiết bị điện thoại, máy tính, máy tính bảng, máy Pos… Còn phần mềm quản lý bán hàng offline chỉ cần cài đặt trên máy tính là có thể sử  dụng được mà không cần phụ thuộc vào kết nối internet.

Mỗi phần mềm lại có những ưu và nhược điểm riêng nên tùy vào mỗi trường hợp, nhu cầu, lĩnh vực kinh doanh, quy mô… để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp nhất. Bạn có thể so sánh hai giải pháp qua những thông tin sau:

a. Phần mềm quản lý bán hàng offline

Ưu điểm: Phần mềm chỉ cần mua một lần và có thể sử dụng trọn đời. Máy tính đã được cài đặt phần mềm khi sử dụng không cần kết nối internet nên sẽ không phụ thuộc vào các vấn đề về đường truyền kết nối mạng, người sử dụng cũng hoàn toàn chủ động về sự ổn định mà không phụ thuộc vào bên thứ ba. Phần mềm đáp ứng được những tính năng trọng giúp giải quyết các vấn đề quản lý và kiểm soát hàng hóa và nhân viên.

Nhược điểm: Phần mềm offline thường phù hợp hơn với những cửa hàng nhỏ và vừa với số lượng sản phẩm, nhân viên không lớn. Vì là phần mềm offline nên chủ cửa hàng phải quản lý mọi hoạt động tại cửa hàng chứ không quản lý từ xa và linh hoạt như ở phần mềm online, các tính năng của phần mềm cũng không được cập nhật mới. Với những trường hợp, máy bị lỗi hoặc nhiễm viru/mã độc nếu chưa backup dữ liệu, thông tin lưu trữ có thể sẽ bị mất. 

b. Phần mềm quản lý bán hàng online

Ưu điểm: Phần mềm online sử dụng công nghệ điện toán đám mây, thông tin luôn được bảo mật chặt chẽ. Luôn linh động trong việc quản lý dù bạn ở bất cứ nơi đâu. Phần mềm quản lý online sẽ hướng tới sự đơn giản, dễ thao tác và thẩm mỹ cao nên sẽ mang lại trải nghiệm người dùng cao. Chủ cửa hàng luôn linh động quản lý từng khâu tại cửa hàng khi ở bất cứ nơi đâu. Hơn thế nữa, phần mềm online còn giúp chủ cửa hàng xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng và kinh doanh hiệu quả. Tính năng luôn được cập nhật vì thế sẽ không bao giờ bị lỗi thời.

Nhược điểm: Khi cài đặt phần mềm quản lý online sẽ cần nhiều thiết bị sẽ sử dụng như máy tính, máy tính bảng, smartphone, máy POS. Sử ổn định của phần mềm sẽ phụ thuộc vào tốc độ đường truyền của internet.

2. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp LOOP Smart POS – nền tảng số cho ngành F&B phát triển

Nếu bạn đang muốn tìm hiểu một phần mềm quản lý bán hàng F&B đặc thù và xây dựng quy trình quản lý bán hàng chuẩn chỉnh ngay từ đầu thì LOOP Smart POS chính là sự lựa chọn vô cùng hợp lý về cả chất lượng, dịch vụ hỗ trợ đi kèm và chi phí.

2.3 Loop Smart POS – phần mềm quản lý  bán hàng đơn giản và thông minh

Với phần mềm LOOP Smart POS, giúp bạn quản lý mọi mặt của cửa hàng: từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi tiền bạc, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết quả kinh doanh thật dễ dàng. Mọi chức năng được hiện thị logic, đơn giản và khoa học giúp người dùng thao tác nhanh chóng. Chỉ mất 15 phút là có thể làm quen và sử dụng thành thạo, kể cả với người không rành máy tính. Chủ quán ăn dễ dàng tự tìm hiểu rõ hơn về phần mềm mình đang sử dụng mà không cần quá nhiều sự trợ giúp của bộ phận kỹ thuật.

Những cửa hàng nhỏ hay chuỗi cửa hàng có hàng ngàn mặt hàng với phần mềm quản lý LOOP Smart POS cũng không là vấn đề.

2.2 Thiết kế giao diện phần mềm quản lý bán hàng đẹp mắt

LOOP Smart POS được thiết kế đơn giản, dễ nhìn. Phù hợp cho cả những chủ quán không nhạy với công nghệ. Người sử dụng có thể tự tìm hiểu rõ hơn về phần mềm mà không cần nhiều đến sự trợ giúp từ bộ phận kỹ thuật.

LOOP Smart POS có tổng quan logic, gọn gàng, sạch sẽ với các phân mục được phân loại bằng các màu sắc khác nhau. Giúp quản lý và nhân viên dễ dàng hiểu cũng như có thể phân loại các mục, từ đó tránh được thao tác sai sót khi thực hiện lệnh.

Những tính năng quan trọng của phần mềm cũng sẽ được làm nổi bật bằng font chữ và màu chữ.  Giúp chủ quán và nhân viên có thể thao tác nhanh, chuẩn xác giảm thiếu tối đa các lỗi có thể gặp phải trong quá trình phục vụ khách hàng, nhất là lúc đông người. Hơn nữa, LOOP Smart POS có font chữ mượt mà, không bị lỗi font, điều này cũng giúp tăng sự trải nghiệm cho người dùng.

2.3 Giá phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mọi cửa hàng

LOOP Smart POS có nhiều gói phần mềm quản lý dành cho nhiều đối tượng khách hàng như cửa hàng vừa, nhỏ đến các doanh nghiệp có các chuỗi cửa hàng… Với những doanh nghiệp lớn yêu cầu nhiều tính năng đa nhiệm hơn LOOP Smart POS sẽ có những phiên bản thiết kế riêng.

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có sự chuyên nghiệp có thể sử dụng gói LOOP Smart POS với chi phí 199.000 VNĐ/ tháng. Không giới hạn tính năng và free khi khởi tạo.

LOOP Smart POS cũng có cả phiên bản free để cho khách hàng tự trải nghiệm. Phần mềm phù hợp với những chủ cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online.  

2.4 Phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại LOOP Smart POS

Phần mềm quản lý bán hàng LOOP Smart POS dùng trên hệ điều hành android và đang được phát hành ứng dụng điện thoại hoàn toàn miễn phí.

Với các app phần mềm khác sẽ phân chia ra từng đối tượng sử dụng từ đó sẽ có những app tương ứng với từng đối tượng đó. Nhưng với LOOP Smart POS phần mềm sẽ có hệ thống phân quyền 4 cấp bậc chỉ trong 1 app dành cho: Chủ sở hữu/ Quản lý thương hiệu/ Quản lý cửa hàng/ Nhân viên thu ngân. Ở mỗi cấp lại có quyền hạn khác nhau:

• Chủ sở hữu: là tài khoản gốc khi đăng ký đầu tiên, có quyền hạn cao nhất có thể cài đặt mọi tính năng trong bảng dashboard như: tạo các danh mục, món ăn, chương trình khuyến mãi… Chủ sở hữu có quyền tạo và và phân chia tài khoản các cấp cho từng nhân viên.
• Tài khoản quản lý thương hiêu: Quyền hạn của người quản lý thương hiệu cũng tương đương với chủ sở hữu. Tuy nhiên, sẽ không có quyền hạn tạo tài khoản.
• Tài khoản quản lý cửa hàng: Sẽ quản lý chi nhánh trong hệ thống cửa hàng. Chủ tài khoản quản lý có quyền quản lý mọi hoạt động kinh doanh, nhân viên tại chi nhánh cửa hàng đó.
• Tài khoản nhân viên thu ngân: Cũng giống như một cuốn catalog điện tử, nhân viên thu ngân có thể tư vấn trực tiếp cho khách hàng sản phẩm bằng hình ảnh. Đồng thời cũng tra cứu hàng tồn kho, bảng giá sản phẩm… ngay trên ứng dụng.

Đăng ký dùng thử sản phẩm của LOOP Smart POS hoàn toàn miễn phí ngay tại đây: 

————————————–
LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
✅Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
✉️ Email: cs@loop.vn
☎️ Hotline: 1900633470