POS là gì?

POS là một thuật ngữ viết tắt của Point of Sale, có nghĩa là điểm bán hàng, hay quầy bán hàng. Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, được xây dựng với những tính năng nổi trội như tập trung hóa các hoạt động kinh doanh, quản lý các giao dịch và kho hàng cho doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống POS đang thay thế máy tính tiền truyền thống vì những tiện ích của nó. Các ứng dụng này giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý. Một nghiên cứu gần đây đã chỉ ra tác động của POS đến ngành bán lẻ hiện nay:

• Tăng 20% ​​doanh thu bằng cách cho các cửa hàng kết hợp với các dịch vụ vận chuyển cùng mã khuyến mại trực tuyến giúp khách hàng tiếp cận dễ dàng hơn
• Giảm 30% số giờ lao động bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc
• Tiết kiệm 4% doanh thu hàng năm bằng cách phân tích hàng tồn kho và các món ăn được yêu thích để đưa ra chiến lược cụ thể và giảm trộm cắp
• Khách hàng trung thành gấp 10 lần bằng cách cung cấp dịch vụ khách hàng thân thiết để lôi kéo khách hàng quay lại

Hãy cùng tìm hiểu thêm về cách hệ thống POS hoạt động.

1. Lịch sử của hệ thống POS

Ngày nay có rất nhiều dòng POS trên thị trường. Tuy vậy, cho đến năm 1992 hầu hết các ngành công nghiệp đều sử dụng máy tính tiền truyền thống, cho đến khi phần mềm POS đầu tiên cho Microsoft Windows được tạo ra. Với điểm bán hàng đầu tiên, hệ thống chỉ bao gồm phần cứng và phần mềm quản lý giao dịch bán hàng, bao gồm xử lý thẻ tín dụng, in hóa đơn, v.v..

Hiện nay, các hệ thống POS hiện đại hơn có thể quản lý các hoạt động kinh doanh của cửa hàng, kết nối tất cả các nhân viên giúp nhà hàng của bạn hoạt động trơn tru, tự động theo dõi doanh số bán hàng, nhân công và hàng tồn kho. Điều này giúp tăng doanh thu, lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng đồng thời giảm sai lầm đặt hàng, thời gian chờ đợi và áp lực cho người quản lý.

2. POS cho hệ thống bán lẻ

Hệ thống POS đã cách mạng hóa ngành công nghiệp bán lẻ, đặc biệt là các nhà hàng và dịch vụ đồ uống. Với hệ thống POS màn hình cảm ứng hoặc máy tính tiền màn hình cảm ứng, máy chủ có thể gửi đơn đặt hàng đến nhà bếp ngay lập tức, cải thiện thời gian và hiệu quả của đơn hàng.

Một cải tiến khác trong hệ thống POS là POS di động. Với những cửa hàng hoạt động với khối lượng công việc lớn, việc sử dụng máy tính bảng cầm tay kết hợp ứng dụng đặt món hỗ trợ nhận đơn đặt hàng tại bàn. Ngoài ra, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hoặc mã QR.

3. Phần cứng POS

Trong hầu hết các trường hợp, có ba tùy chọn cho phần cứng POS: máy tính PC, iPad của Apple hoặc máy tính bảng Android. Máy tính PC được kết nối vào một máy chủ ở văn phòng quản lý, vì vậy tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy tính. IPad của Apple hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, nhưng nó không hề rẻ và chỉ có vài kích cỡ. Bên cạnh đó, máy tính bảng Android POS có thiết kế bền chắc, tùy chỉnh về kích thước và linh hoạt với nhiều kết nối ngoại vi như ethernet, HDMI và USB.

Bên cạnh máy bán hàng, hầu hết các hệ thống POS đều tích hợp với các tùy chọn khác như hệ thống hiển thị nhà bếp, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy quét,…

4. Phần mềm POS

Phần mềm POS cho phép thu thập dữ liệu về giao dịch, thông tin khách hàng, thuế, hàng tồn kho và thời gian làm việc của nhân viên. Nhiều hệ thống POS hiện đại triển khai mô hình dịch vụ phần mềm (SaaS), trong đó khách hàng trả tiền thuê hàng tháng hoặc hàng năm để truy cập và sử dụng phần mềm.

5. Hỗ trợ và bảo mật của POS

Vì hệ thống POS thu thập dữ liệu trên thẻ tín dụng của khách hàng, dữ liệu đó cần được bảo vệ tốt. Nếu dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ cục bộ, nó có thể bị hack; hệ thống POS trên nền tảng đám mây chống lại điều này bằng cách truyền tất cả thông tin được thu thập trực tiếp đến các máy chủ dựa trên đám mây qua kênh HTTPS an toàn.

Dịch vụ hỗ trợ POS cũng quan trọng như bảo mật POS. Một hệ thống POS với hỗ trợ khẩn cấp 24/7 là điều cần thiết cho các cơ sở mở cửa muộn. Nếu bạn hợp tác với một nhà cung cấp không đáng tin cậy về dịch vụ hỗ trợ, bạn có thể nhận thấy hệ thống POS yêu cầu cam kết về thời gian đáng kể và khá khó khăn trong việc sử dụng.

6. Mua bán POS

Khi mua một hệ thống POS, khách hàng thường dễ dàng ký hợp đồng dài hạn hoặc trả phí dịch vụ ẩn. Nhiều nhà cung cấp POS không quan tâm đến việc liệu hệ thống có thực sự phù hợp nhất với khách hàng của họ hay không; thay vào đó họ sẽ cố gắng thuyết phục người mua ký hợp đồng vĩnh viễn. Bởi vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ mối quan hệ giữa nhà cung cấp POS với khách hàng của họ trước khi mua.

POS là gì là một câu hỏi thường thấy hiện nay khi việc bán hàng kết hợp với công nghệ ngày càng phổ biến. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có hiểu biết kĩ hơn về POS và có lựa chọn thật đúng đắn cho cửa hàng của mình.