Quản Lý Cửa Hàng Đơn Giản Và Hiệu Quả Bằng Excel

Bạn đang tò mò về phương pháp quản lý cửa hàng bằng Excel. Phương pháp này có đơn giản và hiệu quả như mọi người vẫn nói? Phương pháp này có ưu điểm gì? Có điều gì cần lưu ý hay không? Các mẫu Excel để quản lý thường như thế nào? Bài viết này sẽ trả lời những thắc mắc của bạn.

1. Các mẫu quản lý cửa hàng bằng Excel

Quản lý đơn hàng bằng Excel

Việc quản lý đơn hàng bằng Excel nhằm mục đích giúp bạn nắm được tình trạng hiện tại của các đơn hàng: đơn hàng đang giao hay đang chuẩn bị, khách hàng đã nhận được hàng chưa,… Ngoài ra còn giúp bạn rà soát, hạn chế việc thất thoát đơn hàng. Đồng thời bạn có thể sử dụng số liệu này để thống kê doanh số, doanh thu bán hàng dễ dàng và chính xác hơn.

Các thông tin sau đây là các thông tin cần có để quản lý đơn hàng bằng Excel hiệu quả:

•  Ngày đặt hàng
•  Mã đơn hàng (nếu có)
• Tên khách hàng
• Nhân viên phụ trách
• Tên sản phẩm
•  Mã sản phẩm (nếu có)
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Giá nhập
• Giá bán
• Doanh thu
• Tình trạng đơn hàng

Quản lý kho hàng bằng Excel

Quản lý kho hàng bằng Excel giúp bạn biết được tình trạng chính xác của hàng hóa trong kho: còn hàng hay hết hàng để tư vấn cho khách. Bên cạnh đó là lên kế hoạch đặt hàng cho hợp lý, đảm bảo luôn có đủ hàng để bán. Đặc biệt, file quản lý này còn giúp bạn biết được mặt hàng nào bán chạy để đẩy mạnh nhập bán, giúp tăng doanh thu. Đồng thời cũng cho bạn biết mặt hàng nào tồn kho nhiều để lên kế hoạch đặt ít lại và tổ chức khuyến mãi để tiêu thụ hết.

Xem thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Vừa Hiệu Quả Vừa Tiết Kiệm Chi Phí

Để quản lý hàng hóa bằng Excel hiệu quả bạn cần thống kê theo các hạng mục cơ bản sau:

• Tên sản phẩm
• Thông tin sản phẩm (màu sắc, kích thước, phiên bản,…)
• Mã sản phẩm (nếu có)
• Đơn vị tính
• Số lượng tồn kho đầu kỳ
• Số lượng đã bán
• Số lượng còn lại
• Tình trạng hàng hoá (còn hàng, hết hàng, đang về hàng,…)

Quản lý khách hàng bằng Excel

Quản lý khách hàng bằng file Excel giúp bạn thống kê được ngày sinh của khách hàng theo tháng cũng như dễ dàng liên kết với các trang tính khác để tính tổng giá trị đơn hàng mà khách đã mua ở cửa hàng bạn. Từ đó, phân loại khách hàng để tạo nên những ưu đãi phù hợp nhằm tri ân khách hàng. Bên cạnh đó còn giúp bạn thống kê được khách hàng của mình chủ yếu là ở giới tính, độ tuổi nào để áp dụng các hoạt động truyền thông thích hợp.

Tuỳ vào mục đích của cửa hàng mà các hạng mục trong file có thể khác nhau ở mỗi cửa hàng. Nhưng về cơ bản thì việc quản lý khách hàng bằng file Excel sẽ cần những hạng mục cơ bản sau:

• Tên khách hàng
•  Giới tính
• Ngày sinh
• Số điện thoại
• Email
• Giá trị đơn hàng đã mua tính đến thời điểm hiện tại

Quản lý doanh thu, chi phí lợi nhuận bằng Excel

Việc quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn với những file Excel đã lập sẵn kể trên. Bạn không còn mất nhiều giờ, nhiều ngày để lật lại sổ sách, rà soát các đơn hàng  cũng như thông tin nhập – xuất kho để tính toán. Vì các file này đã được lập ngay từ đầu và cập nhật mỗi ngày. Do vậy mà đến cuối tuần hay cuối tháng, chỉ cần mất 1 khoảng thời gian ngắn để rà soát lại và thiết lập hàm tính là có thể có được các con số này.

Sau đây là những thông tin cần có cho 1 file quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận cơ bản:

• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng đã bán trong tháng
• Giá nhập
• Giá bán
• Giá vốn hàng bán
• Doanh thu
• Lợi nhuận gộp

Ngoài ra, để tính lợi nhuận ròng, bạn có thể thiết lập thêm 1 file excel riêng để tính toán các chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý cửa hàng,…

2. Ưu điểm của việc quản lý cửa hàng bằng Excel

Linh động, dễ thay đổi

Việc thống kê các số liệu trên các trang tính trong Excel giúp bạn linh động, dễ dàng điều chỉnh theo sự thay đổi của cửa hàng. Bạn có thể thêm tiêu chí hoặc xóa bớt tiêu chí bằng cách thêm cột/hàng xóa cột/hàng một cách dễ dàng.

Tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn

Việc sắp xếp các số liệu 1 cách có hệ thống, theo từng file để quản lý như Excel giúp cho việc tìm kiếm và đọc số liệu hay lập báo cáo của bạn cũng nhanh chóng hơn.

Tính toán nhanh chóng

Chỉ cần thiết lập hàm tính mẫu và áp dụng đồng thời cho các ô có phép tính tương tự là bạn có kết quả nhanh chóng mà không cần tính toán từng hạng mục như việc ghi chép bằng sổ sách.

Thống kê dữ liệu dễ dàng

Thống kê dữ liệu trở nên dễ dàng hơn với việc phân loại các số liệu, thông tin theo từng hạng mục để tính toán theo từng mục đích khác nhau . Với Excel bạn không cần phải cứ đến cuối kì lại  lật từng trang sổ và cố gắng nhớ xem số liệu này dùng để tính toán cho việc gì, sử dụng phép tính nào?

Miễn phí

Excel là phần mềm offline được cài đặt hoàn toàn miễn phí trên máy tính nên bạn không cần tốn bất kỳ chi phí nào cho việc mua phần mềm.

Xem thêm: Quản Lý Quán Cafe Hiệu Quả Với Nền Tảng Quản Lý Bán Hàng POS

3. Nhược điểm của việc quản lý cửa hàng bằng Excel

Độ an toàn và bảo mật thấp

Do được lưu trữ và thao tác hoàn toàn trên máy tính nên việc bị virus và mất dữ liệu là rất dễ xảy ra.

Phải có trình độ vi tính nhất định

Để có thể sử dụng Excel trong việc quản lý cửa hàng bạn cần có 1 trình độ vi tính nhất định để thiết lập các trang tính cũng như thiết lập các hàm tính để phục vụ cho việc thống kê và tính toán 1 lượng lớn các số liệu.

Sai sót hàng loạt rất dễ xảy ra

Nếu như ưu điểm của việc quản lý cửa hàng bằng Excel là có thể áp dụng hàm tính trên nhiều ô có phép tính tương tự để tính toán nhanh chóng hơn thì ở 1 trường hợp khác đây cũng là 1 rủi ro rất dễ xảy ra. Nếu như bạn thiết lập sai hàm tính ở 1 ô thì sẽ dẫn đến sai sót hàng loạt.

Tốn nhiều thời gian

Nếu phải quản lý 1 lượng lớn thông tin và số liệu thì việc  nhập thủ công và thiết lập các hàm tính thủ công sẽ rất mất thời gian. Ngoài ra, ở mỗi cửa hàng khác nhau với các đặc thù khác nhau bạn sẽ phải linh động tạo nên các file mẫu để quản lý cho phù hợp. Việc làm này cũng cần thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng, thiết lập và thống nhất ngay từ đầu để thực hiện nhất quán về sau.

Không cập nhật từ xa được

Mỗi khi muốn xem các báo cáo hay số liệu, bạn sẽ phải đến trực tiếp cửa hàng và xem trên máy tính chứ không thể xem từ xa được.

Chính vì những nhược điểm trên mà việc quản lý cửa hàng bằng Excel không phổ biến ở các cửa hàng hay quán cà phê có quy mô vừa và lớn. Thay vào đó, họ chọn sử dụng các Phần mềm bán hàng thông minh. 

Tuy phải tốn 1 khoản để đầu tư cho phần mềm nhưng bù lại họ tiết kiệm được nhiều thời gian và các khoản chi phí khác. Ví dụ như chi phí thất thoát hàng tồn kho vì mỗi khi bạn bán sản phẩm nào là hệ thống sẽ tự động trừ đi trong số lượng hàng tồn kho. Ngoài ra bạn còn tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự có trình độ vi tính vì các phần mềm này rất dễ sử dụng. Từ đó, việc kinh doanh cũng hiệu quả hơn, mang đến nhiều lợi nhuận hơn. 

Bên cạnh đó, các phần mềm hiện nay sử dụng công nghệ tiên tiến, hạn chế thao tác của con người nên việc tính toán cũng chính xác hơn. Phần mềm này cũng có độ bảo mật cao hơn vì quản lý bằng tài khoản, phải có tài khoản trên hệ thống bạn mới đăng nhập được. Đặc biệt hơn, do là phần mềm online nên bạn có thể theo dõi, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi và không lo virus xâm nhập.

Phần mềm bán hàng LOOP Smart POS đa năng là 1 trong những phần mềm thông minh sẽ giúp bạn quản lý cửa hàng không những hiệu quả mà còn dễ dàng hơn với 6 tính năng chính là: LOOP POS (Quản lý bán hàng), LOOP Reporter (Báo cáo, thống kê), LOOP Payment (Thanh toán đa kênh), LOOP Inventory (Quản lý kho sản phẩm), LOOP Promotion (Tạo chương trình, sự kiện), LOOP Supply Chain (Quản lý chuỗi cửa hàng) . Phần mềm này có thể tương thích với mọi thiết bị từ Laptop, máy tính bảng đến smartphone, máy POS cầm tay,…  để bạn có thể theo dõi tình hình cửa hàng mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra LOOP cũng có thể viết phần mềm theo nhu cầu cụ thể của từng cửa hàng hay quán cà phê nên tính ứng dụng rất cao và hiệu quả.

Tuỳ theo quy mô và khả năng tài chính của cửa hàng mà bạn có thể lựa chọn cách quản lý phù hợp. Với những cách quản lý miễn phí như bằng Excel thì tất nhiên luôn có nhiều khuyết điểm nhưng nếu bạn chấp nhận được thì hoàn toàn có thể sử dụng. Còn với phần mềm bán hàng đa năng như LOOP Smart POS tuy phải đầu tư chi phí nhưng những tiện ích và hiệu quả mà nó mang lại thì rất xứng đáng. Hy vọng qua bài viết trên bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích về việc quản lý cửa hàng bằng Excel cũng như về Phần mềm bán hàng thông minh để lựa chọn công cụ phù hợp cho cửa hàng của mình.