Giới thiệu
Authentication
Menu
Order
Member
Voucher
Bạn đang có ý định mở quán cà phê? Bạn đang tìm kiếm 1 công cụ đa năng giúp bạn quản lý việc kinh doanh hiệu quả. Hệ thống POS chính là giải pháp dành cho bạn. Đây là hệ thống được hầu hết các quán cà phê và cả những chuỗi cửa hàng bán lẻ đang sử dụng. Cùng LOOP tìm hiểu kỹ hơn về công cụ đa năng và hữu ích này để biết được những giá trị mà POS sẽ mang đến cho bạn cũng như có cơ sở để lựa chọn cho mình hệ thống POS phù hợp.
Mục lục bài viết
1. Hệ thống POS là gì?
POS là gì?
POS là từ viết tắt của Point Of Sale tức là điểm phân phối hàng hoá hay còn gọi là điểm bán hàng. Mỗi 1 địa điểm bán hàng sẽ được xem là 1 điểm POS. Ví dụ như 1 siêu thị, 1 cửa hàng, 1 quán cà phê,… đều là 1 điểm POS. Tại mỗi điểm POS luôn có 1 công cụ như máy tính tiền (máy POS), phần mềm tính tiền (phần mềm POS),.. để phục vụ chủ yếu cho việc thanh toán.
Hệ thống POS là gì
Hệ thống POS được sử dụng trong trường hợp có nhiều POS tại 1 điểm bán hàng, như trong siêu thị có nhiều quầy thu ngân hoặc các quán cà phê với nhiều quầy thanh toán. Hệ thống POS có thể được chia làm 2 loại: POS thanh toán và POS bán hàng
Hệ thống POS sẽ bao gồm: máy bán hàng POS, máy in bill, máy quét mã vạch, tủ đựng tiền, máy POS quẹt thẻ ngân hàng, màn hình.
2. Hệ thống POS có chức năng gì?
Thanh toán
Đây là chức năng cơ bản nhất của 1 hệ thống POS. Trước đây, nhân viên thu ngân phải ghi nhớ giá của các mặt hàng, ghi chép và tính toán thủ công các giao dịch rất mất thời gian và dễ sai sót. Còn ngày nay, hệ thống POS sẽ làm việc đó 1 cách nhanh chóng và chính xác hơn. Chỉ cần dùng máy quét mã vạch của sản phẩm là hệ thống tự động cập nhật, tính tổng đơn cho khách hàng. Nhân viên chỉ việc báo giá và thu tiền.
Ngoài ra hệ thống POS còn cho phép thanh toán đa dạng với nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ, thanh toán trực tuyến,… rất tiện lợi khi người Việt Nam đang có xu hướng chuyển đổi sang dùng tiền trực tuyến hoặc thẻ thay vì tiền mặt như trước đây.
Quản lý tiền mặt
Trong một hệ thống POS sẽ có trang bị tủ đựng tiền để kết nối với màn hình thao tác. Sau khi kết bill nếu khách thanh toán tiền mặt, tủ đựng tiền sẽ tự động mở để nhân viên thu ngân bỏ tiền vào sau đó đóng lại. Lúc này hệ thống sẽ tự cập nhật là bill đó đã thanh toán xong và cộng vào tổng doanh thu tiền mặt trong ca. Như vậy, khi kết ca, hệ thống sẽ tự động hiển thị xem lượng tiền mặt đã thu là bao nhiêu, nhân viên thu ngân sẽ đếm lại phần tiền mặt trong tủ để đối chiếu. Chức năng này hạn chế thất thoát tiền cũng như dễ dàng truy ra nguyên nhân thiếu hụt tiền.
Xem thêm: Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Cho Người Mới Bắt Đầu
Ghi nhớ tất cả giao dịch
Hệ thống POS sẽ ghi lại toàn bộ giao dịch, kể cả tiền mặt lẫn các hình thức thanh toán khác để khi cần bạn có thể xem lại. Hoặc dựa trên thống kê giao dịch mà biết được nhu cầu, sở thích của khách hàng hay thống kê xem sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không.
In hoá đơn
Chức năng này chủ yếu phục vụ cho khách hàng có nhu cầu lấy hoá đơn để kiểm tra, để ghi nhớ hoặc vì mục đích nào đó. Các cửa hàng cũng thường in thêm 1 hoá đơn phụ để lưu giữ, phục vụ cho việc đối soát nếu có xảy ra sai sót hoặc phục vụ cho việc tổng kết tiền mặt vào cuối ca.
3. Lợi ích của hệ thống POS trong quản lý quán cafe
Hệ thống POS mang đến rất nhiều lợi ích, giúp giải quyết rất nhiều vấn đề của chủ cửa hàng. Trong đó có các lợi ích nổi bật sau đây:
Rút ngắn thời gian giao dịch
Khi sử dụng hệ thống POS việc thanh toán diễn ra rất nhanh chóng, chỉ cần bấm vào sản phẩm có sẵn trên hệ thống, báo giá và thu tiền. Việc này giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi của khách hàng và thời gian bán hàng của nhân viên thu ngân
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
Từ việc rút ngắn được thời gian giao dịch, nhân viên thu ngân có thể xử lý nhiều giao dịch hơn hoặc dành thời gian làm các công việc khác.
Cải thiện chất lượng dịch
Ngoài việc rút ngắn thời gian giao dịch để khách hàng không phải chờ đợi lâu, hệ thống POS còn cho phép nhân viên kiểm tra tình trạng nguyên vật liệu (còn hàng trong kho, hết hàng hay khi nào sẽ có hàng lại,…) để báo lên quản lý đặt hàng và cũng để lưu ý với khách. Tránh trường hợp order cho khách xong nhưng nhân viên pha chế báo là hết nguyên liệu để làm. Điều này giúp khách hàng hài lòng và có ấn tượng tốt với cửa hàng. Ngoài ra một số hệ thống bán hàng POS thông minh hiện nay còn lưu trữ thông tin về khách hàng và các sản phẩm mà họ dùng, điều này giúp bạn nắm bắt được tâm lý và dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn.
Nâng cao doanh số, đẩy mạnh doanh thu
Qua các thống kê về số lượng sản phẩm đã bán theo từng mặt hàng còn giúp bạn biết được món nào nào đang bán chạy để lên kế hoạch đặt hàng các nguyên liệu để tránh tình trạng cháy hàng hoặc món nào đang bán ế, nguyên liệu nào đang gần hết hạn sử dụng sẽ lưu ý với thu ngân đẩy mạnh doanh số các món đó.
Xem thêm: Mở Nhà Hàng Cần Những Loại Chi Phí Gì?
Tiết kiệm chi phí
Từ việc đơn giản hoá được quy trình bán hàng và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí thuê nhân sự. Đồng thời việc quản lý tốt lượng nguyên liệu tồn kho giúp giảm chi phí do thất thoát và tối thiểu hoá chi phí quản lý kho.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Với hệ thống POS thông minh hiện nay còn tích hợp tính năng quản lý kho hàng giúp bạn dễ dàng nắm được lượng hàng tồn kho của mỗi nguyên liệu. Từ đó việc kiểm kê sẽ trở nên đơn giản hơn, đỡ mất nhiều thời gian hơn và việc lập kế hoạch đặt hàng hay xả hàng cũng nhanh chóng hơn.
Hạn chế thất thoát không rõ nguyên nhân
Với các số liệu cụ thể trên hệ thống bạn sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện tình trạng thất thoát nguyên liệu. Từ đó có những biện pháp để xử lý và lên kế hoạch để hạn chế tình trạng này.
4. Hệ thống POS được sử dụng nhiều nhất hiện nay? Ưu nhược điểm của từng loại
Hệ thống POS hiện nay có rất nhiều nhưng phổ biến nhất là 3 loại sau đây:
Máy POS cầm tay
Đây là máy POS có thiết kế nhỏ gọn với màn hình cảm ứng đa điểm thường được sử dụng trong các cửa hàng có quy mô nhỏ với số lượng giao dịch ít và lượng nguyên liệu trong kho không nhiều.
Ưu điểm:
– Nhỏ gọn, có thể cầm mang đi
– Đơn giản dễ sử dụng
– Thao tác nhanh
Nhược điểm:
– Không cung cấp báo cáo bán hàng
– Không hỗ trợ thao tác trực tuyến
– Ít tính năng, hầu như chỉ dùng cho việc thanh toán
Phần mềm POS Offline
Đây là dạng phần mềm được mua về và cài đặt trên máy vi tính
Ưu điểm:
– Thiết kế đa dạng để phù hợp với từng ngành nghề
– Có tính năng báo cáo và theo dõi thông tin khách hàng
– Có tính năng phân quyền cho nhân viên
Nhược điểm:
– Dễ bị virus làm mất dữ liệu
– Người dùng phải biết sử dụng máy vi tính ở một trình độ nhất định
– Không thể xem thông tin trực tuyến
– Đặt cố định, không thể mang đi như máy POS cầm tay
Phần mềm POS Online
Đây là hệ thống POS được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Đặc biệt là các chuỗi cửa hàng, các quán cà phê có quy mô vừa và lớn.
Ưu điểm:
– Dễ sử dụng, không cần phải thành thạo vi tính
– Có thể quản lý trực tuyến, xem báo cáo bất kỳ lúc nào
– Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho việc quản lý
– Độ bảo mật cao, không bị virus
Nhược điểm:
– Do đây là phần mềm Offline nên cần phải có kết nối internet
Một trong những phần mềm POS Online được quan tâm nhiều nhất hiện nay đó là Phần mềm bán hàng thông minh với khả năng tích hợp nhiều tính năng và tương thích với nhiều nền tảng để việc theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng bất kỳ lúc nào ở bất kỳ đâu. Phần mềm bán hàng thông minh LOOP Smart POS còn có thể linh động thiết kế các tính năng để phù hợp với ngành hàng bạn đang kinh doanh. Ngoài chức năng thanh toán, phần mềm LOOP Smart POS còn hỗ trợ bạn trong việc quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, quản lý các chương trình khuyến mãi,… Phần mềm này đặc biệt phù hợp với các chuỗi cửa hàng hoặc quán cà phê có quy mô lớn, khi phải xử lý nhiều giao dịch trong 1 ngày và phải quản lý 1 lượng lớn hàng tồn kho với tần suất xuất nhập kho thường xuyên. Như vậy LOOP Smart POS không chỉ đơn thuần là 1 POS thanh toán hay bán hàng mà còn là giải pháp quản lý bán hàng toàn diện cho quán café của bạn.