Setup Quán Cà Phê Là Gì? Quy Trình Setup Quán Cà Phê Cho Người Mới Bắt Đầu

Nếu bạn mới bắt tay vào kinh doanh quán cà phê nhưng chưa có kinh nghiệm setup. Đừng lo lắng ! Với kinh nghiệm tư vấn setup quán cà phê trong ngành F&B, LOOP sẽ giúp bạn triển khai quy trình setup quán cà phê cực đơn giản trong bài viết dưới đây. 

1. Setup quán cà phê là gì?

Setup quán cà phê là quy trình xây dựng, hình thành quán bắt đầu từ khâu lên ý tưởng đến khi vận hành quán trơn tru. Setup quán cà phê bao gồm những công việc sau:

• Lên ý tưởng mở quán cà phê, lựa chọn mô hình quán và địa điểm mở quán cà phê.
• Tìm kiếm và thuê mặt bằng.
• Thi công xây dựng quán, thiết kế quán.
• Thiết kế quầy bar, tiếp tân.
• Mua sắm trang thiết bị, nguyên liệu. 
• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
• Xây dựng menu đồ uống và lên đơn giá cho từng món.
• Thực hiện quảng cáo thương hiệu và menu đồ uống.
• Xây dựng hệ thống vận hành quán cà phê và kho hàng.

Có thể hiểu đơn giản, setup quán cà phê là thực hiện các công việc cần làm để mở quán cà phê và vận hành hiệu quả. 

Xem thêm: Kinh Nghiệm Chọn Mặt Bằng Phù Hợp Với Các Mô Hình Cafe

2. Lên ý tưởng setup quán cà phê

Khi muốn kinh doanh bất kỳ loại hình nào, bạn cũng nên lên ý tưởng để định hình mô hình đứa con tinh thần của bạn. Nên khi mở quán cà phê cũng vậy, bạn phải lên ý tưởng setup trước khi bắt tay vào setup quán.

Lên ý tưởng setup quán cà phê giúp việc setup diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn. Dưới đây là các hạng mục cần thiết khi lên ý tưởng setup quán cà phê.

Định hình mô hình setup

Trước khi setup bạn phải định hình mô hình – phong cách quán. Muốn đạt hiệu quả cao bạn phải trả lời các câu hỏi sau:

• Đối tượng khách hàng là ai?
• Giới hạn độ tuổi
• Nghề nghiệp của họ?
• Nhu cầu đồ uống của họ là gì?
• Thời gian họ thường xuyên ra quán cà phê.

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được đối tượng khách hàng. Bởi khi xác định đúng đối tượng khách hàng, bạn sẽ lên được mô hình – phong cách quán.

Có hai loại mô hình quán cà phê: quán cà phê sân vườn và quán cà phá theo trend.

• Mô hình quán cà phê sân vườn: phải đầu tư chi phí khá cao cho khoảng đầu tư mặt bằng, thi công và thiết kế quán. Bạn phải có cách quản lý hiệu quả, nếu không sẽ nhanh chóng thất bại.
• Mô hình quán cà phê theo trend: đa dạng cách thiết kế, nên chi phí đầu tư tùy thuộc vào phong cách của quán. Quán cà phê theo trend như: quán cà phê thú cưng, quán cà phê sách, quán cà phê sân thượng,…

Xác định mục tiêu kinh doanh quán cà phê

Mỗi người sẽ có mục tiêu khác nhau. Chẳng hạn, có người vì dư giả nên muốn kinh doanh quán cà phê để tạo niềm vui. Hay mở quán cà phê để kinh doanh kiếm tiền và phát triển thương hiệu. 

Dù bạn có mục tiêu như thế nào thì luôn nhớ rằng chi phí thi công – thiết kế quán cà phê chiếm không vượt quá 30% tổng nguồn vốn đầu tư.

Xem thêm: Mô Hình Kinh Doanh Cafe Take Away Thu Hút Giới Trẻ Hiện Nay

3. Các khoản chi phí khi setup quán cà phê

Chi phí setup quán cà phê là bao nhiêu? Đây không còn là câu hỏi khó với những người mới bắt đầu setup quán cà phê. Bởi setup quán cà phê gồm hai loại chi phí, đó là: chi phí cố định và chi phí duy trì.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là khoản chi phí đặt cọc mặt bằng, mua trang thiết bị – vật dụng pha chế, tiền thuê nhân viên.

• Chi phí thuê mặt bằng: bao gồm các khoản như: tiền thuê mặt bằng tối thiểu 6 tháng; chi phí thiết kế – thi công mặt bằng; chi phí sửa chửa mặt bằng; chi phí lắp đặt điện nước.
• Chi phí đầu tư trang thiết bị: bạn phải đầu tư khoảng từ 100 triệu để mua các trang, thiết bị cần thiết, như: bàn ghế, tủ lạnh, máy pha cà phê, máy đánh kem, máy xay sinh tố, bình lắc, hệ thống chiếu sáng, vật dụng ăn uống (ly, cốc, dĩa, muỗng, ống hút,…), vật dụng vệ sinh, máy POS bán hàng.
• Chi phí nguyên liệu pha chế: những nguyên liệu pha chế thường dùng là: cà phê (hạt hoặc xay sẵn), trà, siro, sữa,… Nếu kinh doanh thêm đồ ăn, điểm tâm sáng thì phải mua thêm thực phẩm để chế biến. Tuy nhiên, chi phí mua nguyên liệu chỉ chiếm 20%-25% tổng doanh thu.
• Chi phí khác: chi phí thuê nhân viên và chi phí trang trí quán. 

Chi phí duy trì quán

Chi phí duy trì quán là những khoản chi giúp quán kinh doanh ổn định tối thiểu 3 tháng từ khi bắt đầu kinh doanh dù chưa có nhiều doanh thu hay thậm chí không có danh thu.

Bạn phải chuẩn bị từ 50 triệu để chi trả các khoản tiền như: 

• Chi phí điện, nước, rác, wifi,…
• Chi phí đồng phục nhân viên.
• Chi phí marketing, quảng cáo.

4. Quy trình setup quán cà phê

Quy trình setup quán cà phê thế nào? Dưới đây là 5 quy trình giúp bạn thực hiện công việc setup nhanh chóng và hiệu quả.

Xác định đối tượng khách hàng

Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, việc đầu tiên cần làm là xác định đối tượng khách hàng hướng đến. Xác định đúng đối tượng khách hàng chính là kim chỉ nam để thương hiệu phát triển. Do vậy để setup quán cà phê hiệu quả xác định đối tượng khách hàng rất quan trọng. 

Công việc xác định đối tượng khách hàng bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

• Đối tượng khách hàng là ai?
• Giới hạn độ tuổi
• Nghề nghiệp của họ?
• Nhu cầu đồ uống của họ là gì?
• Thời gian họ thường xuyên ra quán cà phê.

Khi đã xác định được đối tượng khách hàng bạn sẽ định hình được phong cách thiết kế đặc trưng cho quán, lên menu đồ uống và mức giá phù hợp.

Xây dựng menu đồ uống

Xây dựng menu đồ uống cho quán cà phê bạn phải thực hiện các công việc sau:

• Lên các món thức uống.
• Lập danh sách trang thiết bị cất trữ nguyên vật liệu – dụng cụ pha chế.
• Lập danh sách các nguồn cung cấp nguyên vật liệu.
• Thiết kế công thức pha chế các món.
• Tính giá vốn cho mỗi món thức uống và lên giá bán phù hợp.

Đào tạo nhân viên

Nhân viên quán cà phê chính là bộ mặt kinh doanh của quán, quyết định khách hàng có đến thường xuyên hay không. Vì vậy, khi setup quán cà phê không thể bỏ qua khâu tuyển dụng và đào tạo nhân viên, nội dung đào tạo nhân viên gồm những quy trình phục vụ như: cách chào đón, chào tạm biệt, thái độ niềm nở với khách hàng mọi lúc mọi nơi, cách đưa thực đơn đồ uống, cách order món cho khách và giới thiệu dịch vụ của quán, cách dọn món lên bàn và phục vụ khách tại bàn. 

Hãy nhớ rằng thái độ của nhân viên rất quan trọng, thái độ tích cực sẽ níu chân khách hàng lâu dài.

Lập chiến lược marketing – quảng bá thương hiệu

Chiến lược marketing giữa thời đại công nghệ số phát triển chính là lợi thế tốt giúp thương hiệu của bạn tiến gần hơn với cộng đồng và mọi người sẽ biết đến thương hiệu thức uống của bạn.

Một trong những cách marketing hiệu quả, đó là:

• Phát tờ rơi quảng cáo.
• Quảng cáo trên mạng xã hội: tạo Fanpage Facebook quảng cáo thức uống và các chương trình khuyến mãi, giảm giá khủng thu hút khách hàng.
• Tạo video review quán cà phê và thức uống, sau đó đăng lên các trang ẩm thực như: Foody, địa điểm ăn uống, Lozi, …
• Đặt dịch vụ review trên youtube.
• Chụp ảnh đồ uống, quán thật đẹp để đăng tải lên website của quán và mạng xã hội.
• Tham gia bán hàng trên ứng dụng bán đồ ăn online như Now, Foody,.. Để được tiếp cận nhiều khách hàng và quảng cáo thương hiệu miễn phí..
• Thường xuyên thực hiện nhiều chương trình giảm giá, đồng giá, tặng quà, tích lũy điểm để mua hàng, tặng quà tri ân khách hàng để níu chân khách.
• Đầu tư nhận diện thương hiệu như: đồng phục nhân viên, logo, card visit.

Quản lý và vận hành quán cà phê

Một trong những phương pháp vận hành tốt quán cà phê là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. 

Phần mềm quản lý bán hàng giúp người kinh doanh hoàn thành cách công việc sau:

• Chấm công và tính lương theo từng ca làm việc, chia đồng tiền tip. Quản lý nhân viên theo mỗi ca làm việc để tránh được thất thoát và dễ dàng xử phạt, khen thưởng theo năng suất lao động.
• Phân quyền và sắp xếp công việc theo từng bộ phận và từng vị trí cấp bậc.
• Tự động chuyển đơn hàng từ quầy order xuống quầy pha chế để thời gian làm việc nhanh chóng.
• Quản lý kho hàng nguyên vật liệu. Theo dõi hàng nhập kho và tồn kho.

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng được các quán cà phê sử dụng phổ biến hiện nay đó là phần mềm LOOP Smart POS. 

Phần mềm quản lý bán hàng LOOP Smart POS tối ưu hóa quy trình bán hàng, tự động đồng bộ dữ liệu, quản lý chặt chẽ mọi lúc mọi nơi. 

Phần mềm này sở hữu 6 tính năng giúp bạn bán hàng và quản lý tình hình kinh doanh hiệu quả: 

• Quản lý hóa đơn bán hàng: sử dụng trên máy POS bán hàng để lên đơn và in hóa đơn cho khách. Lưu trữ hóa đơn bán hàng. 
• Quản lý kho sản phẩm: Kiểm soát nhập xuất trong kho nhanh chóng, chính xác, nắm bắt tồn kho, cập nhật nguyên vật liệu tự động.
• Thanh toán đa kênh: Giải pháp tích hợp đa phương thức thanh toán, bảo mật dữ liệu, xử lý giao dịch nhanh chóng.
• Báo cáo, thống kê: Theo dõi chi tiết 24/7, cập nhật báo cáo chuyên sâu theo thời gian thực, biểu đồ trực quan dễ nhìn.
• Tạo chương trình, sự kiện: Triển khai chiến dịch Marketing thu hút và hiệu quả dựa trên các chương trình khuyến mại linh hoạt.
• Quản lý chuỗi cửa hàng: Quản lý đồng thời nhiều chi nhánh, theo dõi tình hình kinh doanh chỉ với một lần nhấp chuột.

Đặc biệt, phần mềm LOOP Smart POS sử dụng được trên mọi thiết bị có kết nối internet. Bạn trực tiếp theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng ngay trên thiết bị mà không cần phải đến trực tiếp. 

Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng, Quán Cafe Được Tin Dùng Nhất 2021

5. Nguyên tắc setup quán cà phê 

Một quy trình setup quán cà phê hoàn hảo không thể xem nhẹ các quy tắc sau đây.

Nguyên tắc thiết kế quầy pha chế

Nguyên tắc setup quầy pha chế cho quán cà phê đó là tạo sự thoải mái và hiệu quả làm việc cho các nhân viên pha chế.

Vậy thiết kế quầy pha chế thế nào để đạt hiệu quả?

• Đặt tủ mát, tủ đông tại vị trí thuận lợi để nhân viên pha chế dễ dàng lấy nguyên liệu khi pha chế.
• Kệ, tủ để dụng cụ vừa tầm với, dễ lấy.
• Lắp đặt các thiết bị điện tránh gần bồn nước, khu vực rửa ly  để đảm bảo an toàn cháy nổ.
• Vị trí đặt máy pha cà phê hướng ra phía cửa để tạo sự chuyên nghiệp.
• Thùng rác thiết kế kín để đảm bảo tính thẩm mỹ và vệ sinh an toàn thực phẩm.

Thiết kế bếp nấu, rửa dụng cụ

Thiết kế bếp nấu rộng rãi, không đặt nhiều đồ để thuận lợi cho công việc. Bếp nấu phải thiết kế lùi phía sau quán cà phê để đảm bảo tính thẩm mỹ. 

Thiết kế khu vực phục vụ

Khu vực phục vụ là nơi để các vật dụng như: bình trà đá, ống hút, ly tách, khăn giấy. 

Nếu quán của bạn còn nhiều tầng, thì mỗi tầng sẽ có 1 quầy phục vụ riêng và đặt tại vị trí góc tường nào đó. Nếu quán của bạn chỉ có 1 tầng thì khu vực phục vụ thường được thiết kế gần sát với quầy pha chế.

Thiết kế bàn ghế

Bàn ghế không chỉ là chổ ngồi, mà nó còn thể hiện sự thẩm mỹ và phong cách của quán. Đồng thời thiết kế bàn ghế khoa học mang đến sự thoải mái cho khách hàng. Nguyên tắc thiết kế bàn ghế là chú trọng đến sự tương xứng chiều cao giữa bàn và ghế, đồng thời phải giữ khoảng cách giữa các bàn với nhau để đi lại thuận lợi.

Cách thiết kế tốt nhất là dành từ 1 đến 3 bàn lớn phục vụ cho nhóm khách hàng. Và nhiều bàn nhỏ để phục vụ khách hàng lẻ. Lưu ý, đặt bàn ghế gần khu vực có ổ điện để thuận lợi cho khách hàng sạc pin.

Thiết kế menu đồ uống 

Thiết kế menu đồ uống phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Phù hợp với đối tượng khách hàng bạn hướng đến: hương vị, giá bán. 
• Có ít nhất 1 món chính để tạo thương hiệu cho quán. 
• Menu đa dạng món uống và thay đổi để bât kịp xu hướng ẩm thực.

Xem thêm: Lưu Ý Khi Sáng Tạo Menu Quán Cafe

Thiết kế đồng phục cho nhân viên

Đồng phục là tiêu chí đầu tiên để khách hàng nhận diện thương hiệu dễ dàng. Thiết kế quán cà phê dựa trên nguyên tắc lịch sự, thoải mái. 

Bạn có thể in logo, slogan của quán cafe lên đồng phục để quảng cáo cho thương hiệu thức uống của bạn.

Setup quán cà phê là những công việc chuẩn bị để mở quán cà phê và vận hành quán hiệu quả. Setup quán cà phê không đòi hỏi phải có quá nhiều kinh nghiệm, LOOP tin rằng qua bài viết này với những thông tin đã chia sẻ, sẽ giúp bạn hiểu được setup quán cà phê là gì và các quy trình thực hiện và tiến hành setup quán cà phê nhanh chóng, đạt hiệu quả theo ý muốn.

Đừng lo lắng nếu bạn là người mới bắt tay vào công việc setup quán cà phê, hãy kiên nhẫn và làm theo từng bước từ thông tin của LOOP chắc chắn bạn sẽ thành công. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách kinh doanh quán cà phê cho người mới bắt đầu, truy cập ngay website: loop.vn để cập nhật thông tin nhanh chóng. LOOP chúc bạn thành công.