Tồn Kho Bao Nhiêu Là Đủ? Nên Nhập Kho Bao Nhiêu Lâu Một Lần? Vòng Quay Hàng Tồn Kho Là Gì?

Bạn đang đau đầu vì không biết phải nhập hàng với số lượng bao nhiêu? Bao lâu thì nhập một lần? Dựa vào đâu để tính? Vòng quay hàng tồn kho chính là câu trả lời. Vậy vòng quay hàng tồn kho là gì? Có ý nghĩa gì trong kinh doanh? Cách tính như thế nào? Làm thế nào để tối ưu chỉ số này?

1. Hàng tồn kho là gì? Vòng quay hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho thường được hiểu đơn giản là lượng hàng hoá nhập về chờ bán (đối với các doanh nghiệp thương mại) hoặc các thành phẩm chờ bán, các bán thành phẩm dở dang, nguyên vật liệu chờ sản xuất,… (đối với các doanh nghiệp sản xuất). Nhưng về bản chất, hàng tồn kho còn là 1 phần tài sản lưu động của doanh nghiệp, là lượng tiền mặt đã được chuyển hoá thành nguyên vật liệu hay hàng hoá để chờ được bán hay sản xuất và thu lại lợi nhuận.

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là chỉ số tài chính dùng để đo lường khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đây là 1 chỉ số rất quan trọng luôn có mặt trong các báo cáo tài chính nhằm phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc phản ánh hiệu quả quản lý tài sản.

Tỉ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio) cho biết lượng hàng tồn kho phải luân chuyển bao nhiêu vòng để đạt được doanh thu trong kỳ đó. Thông thường, tỷ số này càng lớn thì chứng tỏ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho càng hiệu quả.

Xem thêm: Đơn Vị Phân Loại Hàng Tồn Kho – SKU Là Gì?

2. Ý nghĩa của vòng quay hàng tồn kho

Khả năng quản lý hàng hóa trong kho

Bằng việc so sánh tỷ số vòng quay hàng tồn kho qua các năm, nhà quản lý sẽ biết được khả năng quản lý hàng hoá của doanh nghiệp mình có tốt hay không? Lượng hàng tồn kho đang được kiểm soát tốt hay có mặt hàng đang ngày 1 ứ đọng còn 1 số mặt hàng lại  không đủ bán.

Đánh giá và cải thiện sản phẩm

Thông qua tỷ số này, doanh nghiệp sẽ biết được mặt hàng nào bán chạy? Mặt hàng nào còn tồn kho nhiều? Do giá cao hay hay do chất lượng kém,…? Từ đó tìm ra nguyên nhân, chọn lọc và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của thị trường và khả năng của doanh nghiệp.

Tốc độ tiêu thụ sản phẩm

Tỷ số vòng quay hàng tồn kho cho biết sản phẩm nào có tốc độ tiêu thụ nhanh thông qua tỷ số cao và sản phẩm nào đang tiêu thụ chậm thông qua tỷ số thấp.

Lên kế hoạch nhập hàng

Từ việc nhận biết được tốc độ tiêu thụ của sản phẩm và khả năng bán ra của sản phẩm mà doanh nghiệp có kế hoạch đặt hàng phù hợp để đảm bảo luôn có đủ hàng bán đối với các mặt hàng bán chạy và tìm cách tiêu thụ hiệu quả hơn đối với các mặt hàng bán chậm để giảm lượng hàng tồn kho.

3. Cách tính hệ số vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu (hoặc giá vốn hàng bán)/ Bình quân giá trị hàng tồn kho

Trong đó: Bình quân giá trị hàng tồn kho = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị tồn kho cuối kỳ)/2

Tỷ số vòng quay hàng tồn kho càng cao cho thấy lượng hàng tồn kho càng thấp và tốc độ tiêu thụ của sản phẩm càng cao. Ngược lại, nếu tỷ số vòng quay hàng tồn kho quá thấp cho thấy sản phẩm đang tiêu thụ chậm và lượng hàng tồn kho đang ứ đọng nhiều, tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải cứ tỷ số vòng quay hàng tồn kho cao là hiệu quả, thấp là không hiệu quả. Tuỳ vào từng loại hình kinh doanh và thời điểm kinh doanh mà có tỷ số vòng quay hàng tồn kho khác nhau.

Ví dụ như doanh nghiệp của bạn kinh doanh các mặt hàng thiết yếu nên duy trì tỷ số này ở mức cao, với lượng hàng tồn kho luôn thấp. Nhưng nếu như khi nhu cầu của thị trường tăng vọt, bạn vẫn giữ nguyên mức tỷ số cao mà không nhập thêm hàng, bạn sẽ không có đủ hàng để bán. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu. Thậm chí khách hàng còn có khả năng tìm mua hàng hoá ở đối thủ cạnh tranh của bạn. Do đó không có con số cố định cho câu hỏi: Tồn kho bao nhiêu là đủ?

Bên cạnh số vòng quay hàng tồn kho, để quản lý kho hiệu quả bạn còn phải tính được xem với lượng hàng tồn kho trong kỳ hiện tại bạn sẽ bán được trong bao lâu hay khi nào phải nhập hàng tiếp bằng cách tính số ngày tồn kho trong kỳ

Số ngày tồn kho = Số ngày trong kỳ/Số vòng quay hàng tồn kho

Số ngày trong kỳ của các doanh nghiệp lớn thường là 1 năm (365 ngày). Đối với các cửa hàng nhỏ, có ít hàng hoá cũng có thể tính theo tháng hoặc quý

Thông qua công thức này, bạn sẽ dự kiến được thời gian bán hết lượng hàng trong kho của từng sản phẩm và dự đoán thời điểm đặt hàng thích hợp để duy trì được tính liên tục của hàng hóa trong cửa hàng.

Xem thêm: Làm Thế Nào Để Quản Lý Kho Vừa Hiệu Quả Vừa Tiết Kiệm Chí Phí

4. Làm thế nào để tối ưu vòng quay hàng tồn kho

Để tối ưu vòng quay hàng tồn kho, bạn có thể tham khảo 1 số phương pháp sau:

Tìm ra số vòng quay hàng tồn kho phù hợp đối với ngành hàng của mình

Như đã đề cập ở phần 3, không có tỷ số vòng quay hàng tồn kho chuẩn cho tất cả các ngành hàng mà mỗi ngành hàng sẽ có 1 mức tỷ số chuẩn khác nhau. Để xác định được con số này, bạn cần tham khảo, so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành, cùng phân khúc. Đồng thời, so sánh với tỷ số trong quá khứ để đánh giá được hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Từ đó có những chiến lược phù hợp trong tương lai để cải thiện hoặc phát huy.

Marketing tập trung vào khách hàng mục tiêu

Khả năng tiêu thụ của hàng hóa phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu mua hàng của khách hàng mục tiêu. Do đó doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch Marketing phù hợp đánh trúng vào nhu cầu của khách hàng mục tiêu, thu hút khách hàng mục tiêu mua sản phẩm. Từ đó nâng cao doanh số, cải thiện vòng quay hàng tồn kho.

Dự đoán sớm xu hướng mua hàng

Tuỳ vào đặc điểm của mỗi ngành hàng mà có 1 số thời điểm trong năm, ví dụ như lễ, Tết,… nhu cầu mua sắm hàng hoá của người tiêu dùng sẽ tăng vọt. Do đó, nhà quản lý doanh nghiệp cần dự báo sớm để cân nhắc dự trữ nguồn hàng kịp thời đáp ứng nhu cầu của thị trường, tránh tình trạng không đủ hàng để bán.

Phân nhóm hàng hoá

Việc phân nhóm hàng hoá có thể dựa trên tiêu chí tỷ suất lợi nhuận hoặc dựa trên tốc độ tiêu thụ của mặt hàng. Những mặt hàng bán chạy hoặc có tỷ suất lợi nhuận cao sẽ được xếp vào cùng 1 loại và ngược lại. Phân nhóm hàng hoá giúp cho việc tính toán tỷ số vòng quay hàng tồn kho được chính xác hơn và việc đánh giá khả năng quản lý kho được hiệu quả hơn.

Khuyến khích đặt hàng trước

Doanh nghiệp có thể khuyến khích khách hàng đặt hàng trước để dự đoán được chính xác thời gian và số lượng hàng hoá cần đặt. Điều này giúp kiểm soát tốt hơn lượng hàng hóa trong kho, không bị tồn đọng hàng hoá cũng không lo hết hàng.

Thúc đẩy doanh thu

Ở phần tử số của công thức tính vòng quay hàng tồn kho chính là doanh thu bán hàng trong kỳ. Do đó để tỷ số này được cải thiện, cao hơn, tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh hơn, chúng ta có thể áp dụng các hình thức khuyến mãi hay các phương pháp bán hàng, khuyến khích người mua tăng giá trị đơn hàng hoặc tăng số lượng hàng hóa trong mỗi đơn hàng. Từ đó nâng cao doanh thu và đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá.

Giảm giá nhập kho

Ngược lại với mục 4.6, với phương pháp giảm giá hàng hoá nhập kho này, chúng ta sẽ tác động vào mẫu số. Việc thương lượng với nhà cung cấp để có được mức giá nhập kho sản phẩm hay nguyên vật liệu thấp hơn cũng là 1 phương pháp hiệu quả để làm giảm giá trị của phần hàng tồn kho giúp hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp cũng như tối ưu vòng quay hàng tồn kho.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Đây được đánh giá là phương pháp hiệu quả nhất để tối ưu vòng quay hàng tồn kho. Phương pháp này giúp nhà quản lý có thể theo dõi lượng hàng hóa trong kho mọi lúc mọi nơi để lên kế hoạch đặt hàng phù hợp cũng như đưa ra các giải pháp kịp thời đẩy mạnh tiêu thụ các mặt hàng đã tồn đọng quá lâu. Bên cạnh đó, một số phần mềm bán hàng thông minh có tích hợp quản lý kho hiện nay còn giúp lưu trữ các số liệu để chủ doanh nghiệp biết được mặt hàng nào được ưa chuộng và bán chạy, mặt hàng nào không để xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp. Ngoài ra, số liệu hàng hoá nhập kho hay xuất kho của cửa hàng cũng được cập nhật chính xác và nhanh chóng hơn việc quản lý bằng phương pháp truyền thống. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hoá và tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí trong việc kiểm kê hay quản lý kho hàng.

Ngoài các chức năng trên, chức năng LOOP Inventory của phần mềm bán hàng thông minh LOOP Smart POS còn có khả năng quản lý cùng lúc nhiều kho hàng. Việc thống kê số liệu nhập kho hay luân chuyển hàng hóa giữa các kho rất dễ dàng và nhanh chóng giúp cho việc quản lý hàng hoá được tối ưu hơn.

Có thể thấy, quản lý hàng tồn kho giữ một vai trò rất quan trọng, quyết định phần lớn hiệu quả kinh doanh của 1 doanh nghiệp. Vì hàng tồn kho là 1 phần tài sản của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Do đó mà việc quản lý kho hàng rất cần được lưu ý, đặc biệt là việc kiểm soát vòng quay hàng tồn kho. Tuỳ vào đặc điểm của mỗi ngành hàng và mỗi mặt hàng mà sẽ có tỷ số vòng quay hàng tồn kho khác nhau, không có 1 con số cụ thể cho tất cả. Vì vậy, để biết được tồn kho bao nhiêu là đủ? Nên nhập kho bao lâu một lần? ngoài tham khảo bài viết trên, hãy tích cực nghiên cứu các doanh nghiệp cùng ngành và so sánh tỷ số vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp qua các năm để đề ra cho riêng mình một con số phù hợp.