Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm cực kỳ dễ dùng và hiệu quả cao

Tối ưu hóa hiệu suất và thời gian thực hiện công việc của cả nhân viên và ban lãnh đạo sẽ đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp. Do đó, phần mềm quản lý công việc nhóm được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, trên thị trường có khá nhiều phần mềm có tên tuổi nổi bật như Asana, Trello, Slack,… khiến các doanh nghiệp khó khăn trong việc tìm ra giải pháp phù hợp. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu tới bạn các phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất với các tính năng nổi trội, giúp bạn dễ dàng tìm ra được một phần mềm có những tiện ích phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp.

1. Những lợi ích của phần mềm quản lý công việc nhóm mang lại

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, các công ty thường áp dụng quản lý công việc, dự án bằng phần mềm thay cho các cách quản lý truyền thống. Có thể thấy rõ những ưu điểm vượt trội và lợi ích của phần mềm quản lý mang lại cho doanh nghiệp.

Những tính năng vượt trội của phần mềm quản lý công việc hiện nay:

• Thích ứng với các loại thiết bị và hệ điều hàng khác nhau: phần mềm quản lý công việc hiện nay đều có thể thích ứng với các thiết bị như smartphone, tablet/ iPad, desktop, laptop… và những hệ điều hàng thông dụng như Android, iOS, window.
• Lưu trữ và quản lý thông tin công việc: Công việc được giao đầy đủ và chi tiết. Người thực hiện công việc được giao sẽ báo cáo cụ thể kết quả hoàn thành công việc/dự án đang ở mực độ nào (chưa làm/ đang làm/đã hoàn thành…) deadline cho từng công việc/dự án. Do đó, việc kiểm soát công việc trở nên vô cùng hiệu quả.
• Chức năng phần quyền: Ở một số phần mềm quản lý công việc nhóm có chức năng phần quyền theo nhiệm vụ và cấp bậc. Điều này sẽ giúp quản lý công việc của từng người được rõ ràng và hiệu quả hơn.
• Báo cáo công việc: Sau cuối ngày làm việc, mỗi công việc của mỗi cá nhân sẽ được thống kê ra danh sách một cách chi tiết như, mức độ hoàn thành, hoàn thành bởi nhân viên nào, những ai cùng tham gia công việc đó, nhưng công việc chưa hoàn thành xong…
• Lập kế hoạch: Sử dụng tag có sẵn hoặc tag tạo riêng để lên kế hoạch phân chia công việc cho từng người trong nhóm.  Có những việc sẽ ưu tiên làm trước sẽ được sắp xếp lên đầu và đánh dấu mức độ quan trọng, công việc cũng sẽ được nhắc nhở nếu chưa được hoàn thành. Vì thế, có thể giúp nhân viên cũng như lãnh đạo có thể theo dõi workflow một cách sát sao, công việc được điều chỉnh ngay lập tức nếu có vấn đề phát sinh.
• Liên kết nhiều công cụ khác: Ngoài các tính năng quản lý công việc thì phần mềm được liên kết với nhiều công cụ khác để tạo ra hệ thống quản lý tốt và hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý công việc nhóm mang lại rất nhiều tiện ích cho cả nhân viên lẫn nhà quản trị:

• Đối với nhân viên: Phần mềm quản lý sẽ giúp nhân viên sắp xếp thời gian và công việc hợp lý. Những công việc quan trọng thì ưu tiên hoàn thành trước. Khi có những công việc cần chỉnh sửa hoặc cần hỗ trợ từ các bộ phận khác cũng sẽ dễ dàng thêm người tham gia vào công việc/dự án. Sự tương tác với các đồng nghiệp sẽ mang giúp công việc được hỗ trợ một cách tốt nhất, nhất là nhân viên làm ở phòng hoặc chi nhánh khác nhau.

• Đối với Nhà quản trị: Phần mềm quản lý giúp lãnh đạo quản lý tổng quát công việc của tất cả các bộ phần và từng dự án. Đồng thời, đánh giá được năng lực làm việc và phần bổ công việc cho nhân viên hợp lý. Các thông tin cũng được bảo hơn, các rủi ro trong công việc nhanh chóng được khắc phục.

Nhìn chung, phần mềm quản lý công việc nhóm là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị. Ở mỗi phần mềm sẽ có những ưu nhược điểm riêng song lựa chọn phần mềm quản lý trong công việc là cần thiết và nên có cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

2. 7 tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý công việc nhóm phù hợp

Có 7 tiêu chí giúp bạn có thể dễ dàng lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp. Các tiêu chí được sắp xếp theo mức độ quan trọng từ trên xuống dưới:

• Tính năng phần mềm: Thường thì một phần mềm quản lý công việc cần có 4 tính năng cơ bản như, tính cộng tác trong công việc (trao đổi, giao tiếp, phân chia, tạo việc, giao việc… trong công việc), tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực, Báo cao chi tiết và trực quan về công việc, tính phân quyền sử dụng. Tính năng ứng dụng chiếm 40% mực độ quan trọng trong các tiêu chí lựa chọn phần mềm.
• Độ dễ sử dụng: Điều này vô cùng quan trọng. Càng đơn giản càng dễ sử dụng mà vẫn đáp ứng được các tính năng cần thiết cho nhu cầu người sử dụng cùng với trải nghiệm giao diện tốt thì sẽ vô cùng “được lòng” người sử dụng.
• Giá cả: Bạn hãy xem giá cả có phù hợp với những tính năng của phần mềm đó cung cấp hãy không cũng như kinh phí trong khoảng dự trù để đầu tư phần mềm? Sau khi sử dụng có những phí dịch vụ nào?…
• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Cam kết của nhà cung cấp trong quá trình trước, đang và sau khi sử dụng dịch vụ được hỗ trợ như thế nào? có được hỗ trợ khi khu vực địa lý khác không? có được dùng thử sản phẩm trước không? chính sách bảo hành ra sao…?
• Độ khả thi triển khai: Hiệu quả của phần mềm lại cho doanh nghiệp như thế nào? Có đáp ứng được nhu cầu mong muốn của bạn?
• Uy tín nhà cung cấp: Tiêu chí này chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ trong các tiêu chí còn lại. Bởi khó có thể đánh giá một phần mềm tốt thông qua việc nhà cung cấp đó có uy tín hay không, có những phần mềm nổi trội lại không phải đến từ nhà cung cấp nổi tiếng. Song uy tín nhà cung cấp vẫn mang lại sự yên tâm hơn cho người sử dụng rất nhiều.
• Độ phổ biến của phần mềm: Nhiều doanh nghiệp sử dụng cùng một loại phần mềm sẽ phần nào thấy được sự đánh giá cao, phù hợp và sự yêu thích với nhiều doanh nghiệp. Bạn hãy thử tham dò bạn bè, đối tác… hiện nay họ đang sử dụng phần nào mềm trong quản lý công việc? Để đưa ra sự lựa chọn cho doanh nghiệp của mình.

3. Top phần mềm quản lý công việc nhóm cực kỳ dễ dùng và hiệu quả cao

3.1 Phần mềm quản lý công việc theo nhóm với Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc giúp cho người dùng có thể sắp xếp và quản lý công việc một các hiệu quả nhất. Phần mềm rất phù hợp cho việc quản lý công việc theo nhóm. Tính năng nổi bật của Asana:

• Thông báo công việc
• Trao đổi trực tiếp trên chung một trang
• Hành động đồng bộ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người

Asana cho phép chia các dự án/công việc theo các đầu mục nhỏ với đầy đủ thông tin từ: tên người thực hiện, deadline, trình tự công việc…Và mọi người trong nhóm có thể vào bình luận, ghi chú, nhắn tín, gửi file… Ngoài ra, Asana có tính năng đặc biệt là tự động xây dựng timeline hành động từ thông tin nhập từ tệp CSV vào hệ thống và báo cáo tự động. Asana còn được thiết kế đồng bộ với thời gian thực trên Calendar, do đó sẽ giúp theo dõi và giám sát tiến độ công việc sát sao nhất.

3.2 Phần mềm quản lý công việc theo nhóm với Trello

 Trello được tạo ra bởi Fog Creek Software vào năm 2011 là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm nổi tiếng và rất độc đáo hiện nay. Đây cũng là công cụ quản lý công việc hiệu quả được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam hiện nay. Tính năng nổi bật của trello:

• Phân chia công việc rõ ràng theo từng vị trí, tình trạng của đầu việc như, chưa làm, đang làm, đã hoàn thành, hủy bỏ…
• Phần chia việc cho từng người trong nhóm cụ thể như, tên người làm dự án, thời gian thực hiện, tình trạng hoàn thành…
• Cộng tác trao đổi trong công việc, các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ khi làm dự án
• Sử dụng đơn giản linh hoạt và miễn phí. Với những tính năng cao cấp thì bạn mới cần trả phí.
• Apps cho điện thoại có sẵn cho iOS và Android

Nói chung, đây là một phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí đáng để bạn trải nghiệm và sử dụng.

3.3 Chat làm việc nhóm- Lên kế hoạch làm việc với Slack

Nếu trước đây, skyper là phần mềm chat và làm việc nhóm phổ biến thì đến nay dường như lại sắp hết thời và nhường ngôi cho Slack. Slack được xem là ứng dụng quản lý công việc nhóm rất hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ và lớn. Slack có thể nhắn tin à tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho nhóm hoặc dự án. Tiện ích của Slack mang lại có thể kể đến:

• Dùng ở tất cả các thiết bị như máy tính bàn, web, smartphone và hệ điều hành
• Slack tích hợp apps – Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello…
• Thông báo công việc theo từng cá nhân
• Nhắn tin có tính năng tìm kiếm và đánh dấu tag như Facebook, Instagram tới những người liên quan.
• Tự động hóa thói quen và giao tiếp thông qua trình xây dựng Workflow
• Tìm lại tin nhắn cũ cũng là một trong những tính năng đặc biệt của slack.

3.4 Ghi chú công việc với phần mềm Dropbox

Dropbox là ứng dụng quản lý và làm việc nhóm chuyên nghiệp và rất thân quen với nhiều công ty, doanh nghiệp. Dropbox nổi tiếng bởi hệ thống kết nối để làm việc nhóm từ xa. Tính năng tiện ích của phần mềm này là có thể giám sát hoạt động nhóm và chỉnh sửa link chia sẻ của mọi người một cách dễ dàng, đồng thời sẽ có những thông báo khi thay đổi. Tính năng Dropbox Showcase cũng sẽ có phép người dùng thực hiện công việc theo tổ chức va có thể theo dõi tương tác với files.

Đây thực sự là một ứng dụng quản lý công việc nên có của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ chuyên nghiệp trong việc chia sẻ tập tin giữa các cá nhân, các phòng ban mà còn hoàn toàn miễn phí.

3.5 Quản lý nhà hàng ăn uống, quán ăn, quán cafe dễ dàng hơn với LOOP Smart POS

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh ngành FnB – nhà hàng, quán cafe, tiệm trà chanh, tiệm trà sữa, cửa hàng ăn nhanh, tiệm bánh… Với quy trình công việc bán hàng có nhiều bất cập và khó khăn trong việc quản lý các khâu tại cửa hàng thì có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng LOOP Smart POS. LOOP Smart POS giúp  hỗ trợ order, gọi món ngay tại bàn trên điện thoại di động, máy tính bảng và thông báo trực tiếp đến các bộ phần liên quan, do đó sẽ mang lại hiệu suất làm việc rất cao. Song song với đó là phần mềm có hệ thống báo cáo mạnh mẽ cho người quản lý và có thể quản lý công việc, quản lý nhân viên ở bất cứ nơi đâu.

Tính năng ưu việt của phần mềm quản lý LOOP Smart POS:

• Đồng bộ giữa các thiết bị bán hàng – thu ngân – người quản lý: Nhân viên phục vụ có thể order món tại bàn cho khách và người thu ngân và người quản lý lập tức có thể nhìn thấy order của khách vừa mới thực hiện. Vì vậy, cả thu ngân và người quản lý đều có thể nắm rõ bàn nào còn còn trống, bàn nào đang có khách.
• Màn hình pha chế/bếp và in phiếu bếp: Món ăn khách order được đưa xuống bếp bằng 2 cách là  thông quá máy in bill và thông qua màn hình pha chế/ bếp. Vì thế, nhân viên không phải mất nhiều công di chuyển để đưa order đến quầy pha chế/ bếp.
• Báo cáo và quản lý từ xa: Chỉ cần đăng nhập và phần mềm ứng dụng dù bất cứ nơi đâu là bạn có thể quản lý mọi hoạt động tại cửa hàng một cách hiệu quả nhờ vào báo cáo chi tiết mà phần mềm cập nhật, tổng hợp.

LOOP Smart POS – Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp cho ngàng FnB, trải nghiệm miễn phí tại đây:

————————————–
LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
✅Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
✉️ Email: cs@loop.vn
☎️ Hotline: 1900633470