Hướng Dẫn Cách Viết Thử Ngỏ Chào Hàng Cực Thu Hút Và Hiệu Quả

Bạn đang loay hoay không biết viết gì trong bức thư ngỏ chào hàng để làm quen với khách hàng / đối tác? Nên viết như thế nào hay tránh nhắc tới điều gì để tạo thiện cảm và để thuyết phục họ mua hàng/hợp tác với công ty bạn? Qua bài viết này, LOOP sẽ hướng dẫn cho bạn.

1. Thư ngỏ chào hàng là gì?

Thư ngỏ chào hàng là 1 hình thức marketing trực tiếp trong kinh doanh. Thư ngỏ chào hàng là văn bản chứa đựng những nội dung về sản phẩm hoặc lời giới thiệu về bản thân doanh nghiệp, được gửi trực tiếp tới khách hàng hay đối tác hoặc gửi qua mail.

2. Lợi ích của thư ngỏ chào hàng

Cung cấp thông tin

Thư ngỏ chào hàng ra đời nhằm mục đích chính là cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ hay các chương trình khuyến mãi của công ty, nhằm thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty.

Hỗ trợ bán hàng

Bên cạnh đó, thư ngỏ chào hàng còn là hình thức Marketing hiệu quả để tiếp cận tệp khách hàng tiềm năng, là bước đệm cho quá trình bán hàng cá nhân sau này. Mục đích của thư ngỏ chào hàng là tiếp cận và thuyết phục khách hàng tiềm năng đồng ý mua hàng sau đó sẽ chuyển sang cho bộ phận bán hàng tư vấn.

Quảng bá hình ảnh thương hiệu

Bên cạnh việc cung cấp thông tin về sản phẩm, thư ngỏ chào hàng còn là công cụ hiệu quả để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Bên cạnh những thư ngỏ nhằm mục đích bán hàng, cũng có những thư ngỏ được tạo ra nhằm mục đích thuyết phục đối tác hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp.

Tăng doanh thu

Viết thư ngỏ chào hàng đúng cách còn giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi nhanh chóng cho doanh nghiệp. Từ đó, tăng tỷ lệ mua hàng và tăng doanh số cũng như lợi nhuận.

Xem thêm: Quản Lý Quán Cafe Hiệu Quả Với Nền Tảng Quản Lý Bán Hàng POS

Tiết kiệm chi phí

Thư ngỏ chào hàng là 1 hình thức truyền thông không tốn bất kỳ chi phí nào ngoài nhân sự viết thư ngỏ hoặc đôi khi sẽ có tốn phí vận chuyển nếu doanh nghiệp chọn hình thức gửi trực tiếp. Nhưng so với các hình thức khác thì chi phí bỏ ra cho hình thức truyền thông này là không đáng kể.

3. Hướng dẫn cách viết thư ngỏ chào hàng

Xác định mục tiêu và đối tượng

Bước đầu tiên trong quy trình viết thư là hãy xác định thật kỹ mục tiêu của thư. Bạn viết thư ngỏ này để cung cấp thông tin sản phẩm, giới thiệu chương trình khuyến mãi hay kêu gọi hợp tác,…

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định đối tượng mục tiêu của thư để biết được những sản phẩm hay chương trình khuyến mãi này là dành cho ai? Mình đang viết cho đối tượng nào đọc? 

Cần xác định rõ 2 điểm này trước khi viết để bài viết không bị sai hướng, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu.

Nghiên cứu

Trước khi bắt tay vào viết thư, hãy nghiên cứu thật kỹ sản phẩm mà bạn muốn trình bày cũng như những thế mạnh của công ty để chọn lọc những điểm nổi bật nhất đưa vào thư. Ngoài mục đích bán hàng thì thư ngỏ chào hàng còn được xem là hình ảnh đại diện của công ty nên hãy nghiên cứu thật kỹ các thông tin để tránh những thông tin sai lệch gây ảnh hưởng xấu đến công ty.

Bên cạnh sản phẩm và công ty, hãy nghiên cứu thật kỹ đối tượng khách hàng mà bạn hướng tới để nắm bắt được tâm lý cũng như nhu cầu của họ. Từ đó xác định được hướng tiếp cận phù hợp cũng như câu chữ phù hợp để thuyết phục được nhóm đối tượng này.

Lập dàn ý

Để tránh bị “lạc đề” bạn nên lập dàn ý trước khi viết. Mở bài bạn sẽ dùng ý gì hay gợi lên vấn đề gì để dẫn nhập vào bài viết? Thân bài bạn sẽ tập trung vào những ý chính nào đặc điểm nào của sản phẩm? Kết bài bạn sẽ đưa những lời kêu gọi như thế nào để thuyết phục khách hàng?

Tuy bước này sẽ tốn thời gian của bạn nhưng khi đã có được dàn ý cho bài viết thì việc viết sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, bạn sẽ ít khi phải dừng lại suy nghĩ xem tiếp theo mình nên viết những gì.

Viết thư ngỏ

Đây là bước kết hợp giữa những gì bạn nghiên cứu ở bước 2 và dàn ý ở bước 3 để tạo nên bài viết. Hãy cứ viết theo những gì bạn đã thu hoạch được từ 2 bước này và đừng bận tâm quá nhiều về việc viết đã hay chưa.

Cấu trúc của 1 thư ngỏ chào hàng thường bao gồm:

• Lời chào

Nên lưu ý viết đúng tên công ty của mình cũng như tên công ty đối tác hay tên khách hàng (nếu có).

• Giới thiệu về công ty

Hãy giới thiệu sơ lược để người đọc biết được bạn đến từ công ty nào? Thuộc lĩnh vực hay ngành hàng nào?

• Mục đích

Hãy nêu rõ mục đích của thư ngỏ một cách khéo léo ngay từ đầu để người đọc biết được vì sao họ nhận được thư này? Tại sao họ cần đọc những gì bạn gửi?

• Giới thiệu sản phẩm

Hãy trình bày một cách ngắn gọn điểm nổi bật của sản phẩm hay dịch vụ bạn cung cấp. Đừng tập trung vào những công nghệ hay thuật ngữ khó hiểu mà hãy tập trung vào lợi ích khách hàng hay đối tác sẽ nhận được từ sản phẩm/dịch vụ này.

• Kêu gọi mua hàng hoặc lời mời hợp tác

Đây là phần cực kỳ quan trọng, dẫn đến quyết định hành động của khách hàng và cũng là mục tiêu quan trọng nhất khi bạn gửi thư này. Do đó hãy viết thật thuyết phục nhưng không quá mời gọi để tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng hay đối tác.

• Lời cảm ơn

Hãy thể hiện sự tôn trọng và lịch thiệp của mình bằng cách cảm ơn khách hàng/đối tác vì đã dành thời gian để xem thư của bạn.

• Thông tin liên hệ

Tuy là thông tin phụ nhưng lại là thông tin quan trọng nhất vì dù thư ngỏ của bạn có thuyết phục cách mấy ấn tượng cách mấy cũng không đạt được mục tiêu vì khách hàng không thể liên hệ cho bạn.

Xem thêm: Bỏ Túi Ngay 3 Cách Viết Content Facebook Hấp Dẫn

Kiểm tra

Sau khi viết xong thì đây mới là bước để bạn chỉn chu lại bài viết. Hãy nhớ kiểm tra lại thật kỹ chính tả, cũng như ngữ pháp mà đôi khi vì mải mê viết mà bạn quên mất. Đây cũng là bước để bạn nhìn lại, đối chiếu xem những gì mình viết có sát với mục tiêu bài viết, đối tượng khách hàng và  những gì bạn nghiên cứu về sản phẩm hay công ty hay không.

4. Những lưu ý khi viết thư ngỏ chào hàng

Đừng tập trung vào sản phẩm hãy tập trung vào lợi ích

Khi viết thư ngỏ chào hàng, đừng nên quá tham lam tâng bốc sản phẩm của mình đẹp thế nào, tốt ra sao, sở hữu công nghệ đỉnh cao nào. Vì căn bản khách hàng không quan tâm điều đó. Điều mà họ quan tâm là nhận được lợi ích gì khi sử dụng sản phẩm của bạn? Sản phẩm của bạn giúp họ giải quyết được vấn đề gì hay đáp ứng được nhu cầu nào của họ?

Viết đúng, viết đủ trước khi viết hay

Đừng cố gắng viết hay mà quên mất mình cần viết gì để rồi sa đà vào những câu chữ bay bổng nhưng lại không đúng trọng tâm, không mang lại giá trị cho người đọc và nhất là không đúng mục đích của thư. Hãy nhớ thật kỹ trong đầu hoặc có thể ghi xuống giấy mục tiêu và đối tượng của bài viết hoặc cũng có thể viết cả các ý chính bạn muốn triển khai, các đặc tính của sản phẩm hay chương trình khuyến mãi bạn muốn đề cập.

Viết dễ hiểu

Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng – một người chưa từng biết về công ty hay sản phẩm của bạn và đọc lại thư để xem những gì bạn viết có rõ ràng và dễ hiểu không. Đừng viết quá ẩn ý hay hoa mỹ. Vì không có lý do gì để khách hàng phải dành nhiều thời gian nghiên cứu hay suy nghĩ để hiểu những gì bạn viết. Hãy viết những gì mà họ vừa đọc đã có thể hiểu ngay, không cần dừng lại để suy đoán.

Cách trình bày

Ngoài việc trau chuốt câu chữ và viết đúng ngữ pháp, hãy lưu ý trình bày văn bản thật chỉn chu và dễ đọc để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của công ty bạn.

Hãy in đậm để làm nổi bật các ý chính trong bài.

Tách đoạn hợp lý để văn bản được giãn ra, có bố cục đẹp mắt và dễ đọc hơn. Tránh viết một đoạn quá dài sẽ dễ khiến khách hàng lười đọc

Cuối cùng, đừng quên tính thống nhất của văn bản về mặt thẩm mỹ. Sau khi đã có 1 bức thư hoàn chỉnh, hãy bắt đầu căn chỉnh lề, font chữ, cỡ chữ cho đồng nhất.

Xem thêm: 10 Ý Tưởng Marketing Cho Nhà Hàng Năm 2021

Chèn hình ảnh

Đừng quên chèn những hình ảnh về sản phẩm hoặc mẫu quảng cáo hay hình ảnh nhận diện thương hiệu của công ty để thư ngỏ chào hàng của bạn trở nên sinh động hơn và ấn tượng hơn trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển đổi các thông tin khó hiểu hay dài dòng thành hình ảnh trực quan như biểu đồ, sơ đồ,… để khách hàng dễ hiểu hơn.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng nhất để có được một bức thư ngỏ chào hàng thu hút và hiệu quả để thuyết phục khách hàng hoặc đối tác. Hy vọng những thông tin đó sẽ giúp ích cho bạn trong công cuộc marketing và bán hàng. Chúc bạn sẽ thành công!