Nên Chọn Máy In Hóa Đơn Loại Nào Cho Quán Cà Phê?

Quán của bạn cần một chiếc máy in hoá đơn. Nhưng bạn không biết nên chọn loại nào? Vì không biết lợi ích và mục đích sử dụng của từng loại ra sao? Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho bạn để bạn có thể lựa chọn cho quán mình 1 chiếc hoá đơn phù hợp.

1. Máy in hoá đơn là gì?

Máy in hoá đơn là thiết bị để in danh sách các món hàng, giá cả và tổng tiền khách cần thanh toán lên 1 loại giấy chuyên dụng. Ngoài ra còn có tên quán cafe, ngày giờ, nhân viên thanh toán để phục vụ cho việc đối soát khi khách hàng khiếu nại.

Ngoài chức năng in bill tính tiền cho khách, máy in hoá đơn còn được sử dụng để in bill gọi món trong nhà bếp hoặc gọi nước trong quầy pha chế.

2. Có bao nhiêu loại máy in hoá đơn?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều máy in hoá đơn với nhiều cách phân loại khác nhau.  Trong đó 2 cách phân loại phổ biến nhất là: phân loại theo công nghệ và phân theo mục đích sử dụng.

– Khi phân loại theo công nghệ, máy in hoá đơn sẽ gồm 3 loại: máy in nhiệt, máy in kim và máy in không dây.

– Khi phân theo mục đích sử dụng, máy in hoá đơn có rất nhiều loại, phổ biến nhất là:

+ Máy in hoá đơn cố định.

+ Máy in hoá đơn di động (máy in hoá đơn mini).

+ Máy in hoá đơn bán online.

+ Máy POS bán hàng cầm tay.

3. Ưu nhược điểm của các máy in hoá đơn phân loại theo công nghệ

Ưu nhược điểm của máy in nhiệt

Đây là loại máy in phổ biến nhất trên thị trường hiện nay với công nghệ tác động nhiệt trực tiếp lên giấy in nhiệt tạo nên những kí tự. 

Giấy in nhiệt là loại giấy chuyên dụng được phủ 1 lớp hoá chất lên bề mặt và chỉ tạo ra kí tự trên mặt giấy khi được máy in nhiệt tác động.

Ưu điểm:

– Giá trung bình.

– Tốc độ in nhanh.

– Không cần thay mực.

– In được cả chữ và hình ảnh.

Nhược điểm:

– Chữ in không bền, dễ phai mực.

– Không in màu được.

– Tính thẩm mỹ không cao.

Xem thêm: Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Cho Người Mới Bắt Đầu

Ưu nhược điểm của máy in kim

Đây là loại máy in sử dụng đầu kim để chấm mực in sau đó tác động lên giấy để in thông tin mong muốn.

 Máy in kim có 2 loại: máy in kim giấy cuộn và máy in kim giấy khổ A4/A5. Trong đó để in hoá đơn thanh toán ở các cửa hàng bán lẻ hay quán cà phê thường sử dụng máy in kim giấy cuộn

Ưu điểm:

– Không đòi hỏi giấy in đặc biệt như máy in nhiệt.

– Ít bị ngưng trệ khi đang hoạt động.

– Giá rẻ.

– Chi phí mua giấy, mực hay sửa chữa tương đối thấp.

– Có thể in nhiều hoá đơn cùng 1 lúc.

– Mực in lâu phai.

Nhược điểm:

– Chỉ in được chữ, không in được hình ảnh.

– Máy chạy ồn.

– Tốc độ in chậm.

Ưu nhược điểm của máy in không dây

Đây là thiết bị in hiện đại nhất trong 3 loại. Không cần kết nối với máy tính qua USB, máy in không dây cho phép in từ xa thông qua kết nối mạng LAN nội bộ, Wifi, Bluetooth,…

Ưu điểm:

– Có thể in mọi lúc mọi nơi.

– Có thể in từ bất cứ thiết bị điện tử nào như điện thoại, máy tính bằng, … chứ không riêng gì máy tính hay laptop.

Nhược điểm:

– Phải có mạng mới có thể sử dụng.

– Các bước cài đặt và kết nối khá phức tạp.

– Khi có trục trặc sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ thiết bị đang kết nối với máy in.

4. Ưu nhược điểm của các máy in hoá đơn  phân loại theo mục đích sử dụng

Ưu nhược điểm của máy in hoá đơn cố định

Máy in hoá đơn cố định là dạng máy in sử dụng nguồn điện trực tiếp để hoạt động và kết nối với máy chủ thông qua cổng USB.

Máy in hoá đơn cố định chỉ có thể lắp đặt cố định ở quầy thu ngân, bên cạnh nguồn điện và máy chủ.

Ưu điểm:

– Chi phí rẻ.

– Tốc độ in nhanh.

–  Không bị phụ thuộc vào Wifi hay Bluetooth.

Nhược điểm:

– Phụ thuộc vào máy tính và nguồn điện.

– Không thể in từ xa.

Ưu nhược điểm của máy in hoá đơn di động

Máy in hoá đơn di động hay còn gọi là máy in hoá đơn cầm tay là thiết bị in hoá đơn thông qua kết nối không dây Bluetooth, không cần dây cáp kết nối với máy chủ và nguồn điện. Bạn có thể mang theo bất cứ đâu miễn là trong khoảng cách cho phép với máy chủ. Thay vì kết nối với máy chủ là chiếc máy tính bàn hay laptop, bạn cũng có thể kết nối với máy chủ là điện thoại để có thể mang cả 2 thiết bị theo bên mình, thanh toán ở bất cứ đâu.

Máy in hoá đơn di động thường được sản xuất theo công nghệ in nhiệt và sử dụng máy in nhiệt. Nhưng giấy in sử dụng cho máy in hoá đơn di động nhỏ hơn so với máy in nhiệt thông thường do kích thước máy nhỏ hơn.

Máy in hoá đơn di động không sử dụng nguồn điện trực tiếp như máy in hoá đơn truyền thống mà sử dụng pin.

Ưu điểm:

– Nhỏ gọn, dễ mang theo.

– Có thể in hoá đơn ở bất cứ đâu miễn là nằm trong khoảng cách cho phép với máy chủ

Nhược điểm:

– Tốc độ in chậm.

– Do sử dụng cuộn giấy nhỏ hơn so với máy in thông thường nên lượng thông tin trên hóa đơn của máy in hoá đơn di động hoặc ít hơn hoặc chữ sẽ nhỏ hơn so với máy in cố định.

– Phải sạc pin thường xuyên.

Xem thêm: Mở Nhà Hàng Cần Những Loại Chi Phí Gì?

Ưu nhược điểm của máy in hoá đơn cổng LAN

Cũng tương tự như máy in hoá đơn cầm tay, máy in hoá đơn cổng LAN không cần kết nối với nguồn điện hay máy tính cố định. Máy in hoá đơn cổng LAN 1 đầu kết nối với máy chủ và 1 đầu kết nối với cục phát Wifi để sử dụng mạng LAN in hoá đơn.

Máy in hoá đơn cổng LAN thường được sử dụng để in bill món ăn trong nhà bếp hay bill nước trong quầy pha chế nhờ khả năng có thể nhận lệnh in đồng thời từ nhiều thiết bị quản lý.

Ưu điểm:

– Tận dụng nguồn Wifi sẵn có nên tiết kiệm thời gian và chi phí lắp đặt hay kết nối.

– Tốc độ in ổn định.

– Nhận lệnh in từ nhiều thiết bị cùng 1 lúc.

Nhược điểm:

– Phải phụ thuộc vào đường truyền internet

– Độ dài dây nối đôi khi gây vướng víu, mất thẩm mỹ cho quán

Ưu nhược điểm của máy POS cầm tay

Đây là thiết bị đa năng, nhỏ gọn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Máy POS cầm tay là sự kết hợp giữa máy POS bán hàng và máy in hoá đơn với màn hình cảm ứng đa điểm rất hiện đại.

Máy POS cầm tay giống như 1 chiếc điện thoại thông minh, sử dụng pin và kết nối với Wifi để hoạt động.

Ngoài chức năng bán hàng và thanh toán, máy POS cầm tay còn được sử dụng để quản lý hàng hóa trong kho, nhập hàng,…Đặc biệt, máy POS cầm tay còn có tính năng quét mã vạch để quét sản phẩm hoặc quét mã QR Code để chấp nhận các phương thức như thẻ ATM, Ví điện tử,…

Ưu điểm:

– Bán hàng và thanh toán mọi lúc nọi nơi

– Có thể đến tận nơi để bán hàng, thanh toán cho khách hàng

– Nâng cao chất lượng dịch vụ nhờ tiết kiệm thời gian cho khách hàng

– Tiện lời nhờ tích hợp nhiều tính năng trên 1 thiết bị

– Dung lượng pin lớn

Nhược điểm:

– Phụ thuộc vào kết nối internet

– Chi phí sẽ cao hơn các loại máy in thông thường

5. Những điều cần lưu ý khi chọn máy in hoá đơn

Sự tương thích của máy

Khi lựa chọn những dòng máy in phải kết nối với máy chủ thông qua cổng kết nối hoặc phải kết nối với cục phát Wifi hay các thiết bị khác nên xem kỹ các thông số về các cổng kết nối. Việc này giúp đảm bảo máy in mà bạn chọn có thể kết nối với các thiết bị sẵn có ở quán.

Dao cắt

Khi lựa chọn máy in nên chọn những dòng có dao cắt để thao tác lấy hoá đơn ra khỏi máy được nhanh hơn và các đường cắt cũng thẩm mỹ hơn. Do hiện nay trên thị trường cũng có nhiều loại máy in không có dao cắt với giá rẻ hơn nên bạn cần lưu ý điều này khi mua.

Giấy in

Nên lưu ý lựa chọn giấy in phù hợp với máy in. Tuỳ theo công nghệ in và kích thước mà mỗi loại máy sẽ sử dụng loại giấy khác nhau. Ví dụ máy in hoá đơn cầm tay cũng sử dụng giấy in nhiệt nhưng sử dụng cuộn nhỏ hơn máy in hoá đơn cố định.  

Khi mua máy bạn cần hỏi kỹ nhà cung cấp về loại giấy phù hợp để trang bị tránh mua nhầm gây lãng phí.

Xem kỹ các thông số

Nhớ lưu ý kỹ các thông số về dung lượng pin, tốc độ in, độ nét của chữ in,… để lựa chọn máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Nếu quán cafe của bạn có quy mô lớn với lượng khách mỗi ngày rất đông và có nhu cầu thanh toán tại bàn, bạn nên đầu tư 1 chiếc máy in có tốc độ in nhanh, dung lượng pin cao và có thể di chuyển như máy POS cầm tay hay máy in hóa đơn di động. Nhưng nếu bạn chỉ kinh doanh nhỏ, tần suất in không nhiều, có thể sử dụng máy in cố định để tiết kiệm chi phí

Chính sách bảo hành

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều cơ sở cung cấp máy in hoá đơn nên hãy tìm hiểu kỹ và lựa chọn những cơ sở có uy tín. Đồng thời đây là thiết bị sẽ hoạt động xuyên suốt với  việc kinh doanh của quán nên cũng cần lưu ý đến độ bền của máy và chính sách bảo hành của nhà cung cấp để đảm bảo máy của bạn sẽ luôn hoạt động ổn định hoặc khi có sự cố cũng nhận được sự hỗ trợ kịp thời.

Như vậy, tùy theo quy mô và mục đích sử dụng của quán mà bạn có thể lựa  chọn cho mình máy in hoá đơn phù hợp để phục vụ cho việc thanh toán và trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Nhưng dù bạn lựa chọn loại máy nào, cũng đừng quên những điểm cần lưu ý ở mục 5 để tránh những sai sót hay sự không tương thích dẫn đến hao tốn tiền bạc và ảnh hưởng đến việc thanh toán của quán.