Phần mềm quản lý quán cafe ĐƠN GIẢN, dễ sử dụng và hiệu quả nhất hiện nay

Khi mở quán cafe, bên cạnh các vấn đề như tìm mặt bằng, thiết kế không gian, mua thiết bị sử dụng, chi phí nguyên liệu, nhân sự thì chủ quán cũng cần phải chú ý tới việc vận hành và quản trị cửa hàng sao cho thu hút khách hàng. Một phần mềm quản lý quán cafe chắc chắn sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí, hàng hóa, khách hàng, nguyên liệu… cũng như hỗ trợ phục vụ khách hàng và vận hành cửa hàng hiệu quả nhất.

Mục lục bài viết

1. Các vấn đề thường hay gặp khi kinh doanh quán cafe

Khi kinh doanh cửa hàng cafe, các chủ cửa hàng rất hay gặp phải các vấn đề như:

Không an tâm khi “Giao phó” cửa hàng cho nhân viên: Thông thường chủ quán sẽ không có mặt tại cửa hàng 100%, thậm chí chỉ đến cửa hàng vào đầu và cuối ngày. Việc vận hành cửa hàng sẽ được giao cho nhân viên. Tuy nhiên, có một thực tế đó là sẽ “tạo điều kiện” cho nhân viên dễ dàng “gian lận”, “bỏ túi riêng” tiền của khách hàng. Nhân viên không in hóa đơn cho khách – không có hệ thống quản lý đồng nghĩa với việc cửa hàng cafe của bạn có nguy cơ cao bị thất thoát.

Không tối ưu được quy trình bán hàng: Quy trình order đồ truyền thống là nhân viên phải đến bàn order đồ cho khách rồi gửi liên order đến quầy thu ngân và quầy bar, sau khi xong khách hàng ra quầy để thanh toán hoặc nhân viên phục vụ đưa hóa đơn thanh toán cho khách để thanh toán. Do đó, quy trình order mất rất nhiều thời gian để phục vụ một khách hàng. Ở giờ cao điểm, quy trình bán hàng không được tối ưu sẽ xảy ra rất nhiều sai sót như ghi nhầm hóa đơn, chế biến sai order, gửi trả tiền sai cho khách hàng… Chưa kể tới, với những mô hình kinh doanh quán cafe có nhiều tầng, nhiều khu vực sẽ rất khó khăn trong việc phục vụ khách. Đó cũng là lý do vì sao bạn nên cần một giải pháp để đồng bộ đơn hàng từ nhân viên phục vụ, thu ngân, bar/bếp đến người quản lý. Giúp tối giản hoá quy trình bán hàng, hạn chế sai sót.

Không nắm bắt được hoạt động kinh doanh: Rất khó để kiểm soát chính xác thiền thu – chi và các hoạt động xuất – nhập kho trong ngày. Nếu có kiểm kê thông qua sổ sách hoặc công cụ excel cũng se có những sai sót.

Muốn đạt được hiệu quả kinh doanh trong thời đại công nghệ số 4.0 và sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, bạn phải là người nắm bắt công nghệ và tạo ra sự khác biệt, cá tính riêng trong kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý cafe là một trong những giải pháp tối ưu nhất giúp cửa hàng bạn hạn chế các rủi ro, thất thoát, tối ưu hóa quy trình, kiểm soát chặt chẽ và xây dựng chiến lược marketing mạnh mẽ.

2. Phần mềm quản lý quán cafe cần những tính năng gì?

Thông qua các vấn đề thường gặp phải của các chủ cửa hàng được nêu ở trên thì chúng ta có thể thấy, một phần mềm quản lý quán cafe cần phải đáp ứng được các tính năng như:

Tối ưu hóa quá trình order: order đồ, tách bàn, gộp bàn, quản lý bàn
In phiếu order đến quầy pha chế mà không cần nhân viên đi đến quầy để gửi order
Điều chỉ và in hóa đơn
Kết nối với két tiền khi in hóa đơn thanh toán, phần mềm tự động tính toán chính xác số tiền khách trả và tiền thừa gửi khách.
Hiển thị món ăn rõ ràng, chi tiết
Quản lý kho và nguyên liệu của cửa hàng
Báo cáo doanh thu và mọi chi phí của cửa hàng
Có thế quản lý hoạt động kinh doanh cửa hàng từ xa
Quan lý các thông tin khách hàng
Tích hợp với hệ thống marketing và chăm sóc khách hàng
Giao diện đơn giản, đẹp mắt và dễ sử dụng

3. LOOP Smart POS giải pháp tối ưu cho mô hình quán cafe của bạn

LOOP Smart POS là nền tảng công nghệ quản lý và bán hàng chuyên sâu cho ngành FnB (nhà hàng, quán cafe, trà sữa, trà chanh, tiệm bánh, tiệm đồ ăn nhanh…) đến từ Singapore. Nhờ tích hợp công nghệ tiên tiến, LOOP Smart POS giúp cho chủ cửa hàng có thể quản lý kinh doanh hiệu quả. Đồng thời, kiến tạo trải nghiệp khách hàng bằng những tính năng thu thập và phân tích data khách hàng, thiết lập các chương trình khuyến mãi, mở rộng tệp khách hàng mới và khách hàng trung thành.

3.1. Ưu điểm vượt trội của LOOP Smart POS

Order trên mọi thiết bị: Trên máy POS chuyên dụng, máy tính, laptop, điện thoại, tablet…
Tối ưu quy trình bán hàng: Hỗ trợ tách bếp; hỗ trợ in tem; đồng bộ order giữa nhân viên, thu ngân và pha chế; Hỗ trợ nhận đơn hàng Online từ các đơn vị vận chuyển; Phân loại doanh thu theo nguồn đơn hàng (Đơn hàng khách ăn tại quán, đơn khách đặt qua GrabFood, Now…)
Nhận diện khuân mặt khách hàng: Camera nhận diện khuôn mặt có thể ngay lập tức nhận ra khách hàng mới hay khách hàng quen thuộc. Nếu là khách hàng quen thuộc nhân viên sẽ dễ dàng nhận biết sở thích của họ khi họ tới quán và có thể nhanh chóng gửi tới họ những đồ uống mà họ thường order, khách hàng cũng sẽ có cảm giác được quan tâm và chăm sóc đặc biệt hơn.
Quản lý nguyên vật liệu: Định lượng nguyên vật liệu theo công thức và tự động trừ vào kho; Quản lý chi tiết xuất – nhập kho; Hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ; cảnh báo số lượng tồn kho xuống thấp
Hỗ trợ phương thức thanh toán không tiền mặt: ATM nội địa, Visa/Master card và ví điện tử phổ biến như (Momo, VNPAY).
Quản lý nhân viên hiệu quả: Quản lý theo ca, phần quyền quản lý nhân viên, quản lý chi tiết hóa đơn bao gồm bill bị hủy, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên chặt chẽ.
Giao diện thân thiện – dễ sử dụng: Màn hình quản lý trạng thái bàn rõ ràng; Màn hình Order được tùy chỉnh phù hợp với mọi giao diện (Điện thoại, tablet, máy tính, máy POS); Giao diện kho đơn giản – dễ sử dụng; Màn hình báo cáo chi tiết – rõ ràng, hỗ trợ xem trên điện thoại, máy tính
Xem báo cáo từ xa: Xem báo cáo theo thời gian thực, nhiều định dạng báo cáo giúp thống kê dễ dàng hơn.

3.2 Phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với mọi mô hình

Dù bạn có ý định kinh doanh bất kỳ một mô hình quán cafe nào thì phần mềm quản lý quán cafe LOOP Smart POS cũng đều đáp ứng nhu cầu sử dụng của chủ quán như:

Mô hình quán café nhỏ – vỉa hè: Mô hình nhỏ đến siêu nhỏ với quy mô nhân viên dưới 10 người và thường hay năm ven đường, cửa hàng với diện tích nhỏ. Với hệ thống phần mềm và phần cứng nhỏ gọn được thiết kế sang trọng, đơn giản sẽ giúp cửa hàng kinh doanh tiết kiệm không gian và diện tích.
Mô hình quán cafe khách trả tiền sau: Với tính năng đồng bộ hóa quy trình order và thiết bị bán hàng, vì thế phần mềm sẽ giúp giải quyết hiệu quả vấn đề order thủ công phức tạp và mất nhiều thời gian như trước đây. Việc đồng bộ hóa quy trình cũng giúp nhân viên không gặp phải tình trạng sai sót khi order và thanh toán hóa đơn cho khách. Biết từng vị trí khách ngồi, bàn trống, bàn đã có khách…
Mô hình café take – away trả tiền trước: Khách hàng order và thanh toán trước tại quầy thu ngân. Mô hình này đòi hỏi thao tác bán hàng nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.
Mô hình quán cafe sân vường, nhiều khu vực: Đặc trưng của mô hình này là diện tích rộng, chia thành nhiều khu vực, nhiều tầng nên việc phục vụ khách hàng sẽ gặp nhiều khó khăn. LOOP Smart POS sẽ giúp quá trình bán hàng trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, với những chủ doanh nghiệp kinh doanh chuỗi cửa hàng cũng hoàn toàn yên tâm với tính năng quản lý từ xa thông qua thiết bị di động và máy tính được kết nối intenet, giúp chủ cửa hàng quản lý mọi hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.

Hiện tại, LOOP Smart POS đang cung cấp gói phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp với bản dùng thử miễn phí với đầy đủ các tính năng. Giúp chủ cửa hàng/doanh nghiệp có những trải nghiệm thiết thực. Từ đó, có thể biết được mức độ phù hợp, yêu thích đối với ứng dụng. Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí tại đây:

————————————–
LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
✅Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
✉️ Email: cs@loop.vn
☎️ Hotline: 1900633470