Tất Tần Tật Các Bước Gửi Hàng Qua Bưu Điện Dành Cho Người Mới Bắt Đầu Kinh Doanh

Một doanh nghiệp hoặc một cá nhân bất kỳ khi bắt đầu cho định hướng kinh doanh đều có nhiều nỗi trăn trở. Quy trình vận chuyển như thế nào là đều không ngoại lệ. Ngày nay, dịch vụ gửi hàng qua các bưu điện được lựa chọn khá nhiều và phổ biến rộng rãi về mức độ thuận tiện, dễ dàng giao dịch của nó. Tuy nhiên, lựa chọn bưu điện nào? Cách thức gửi hàng như thế nào? Nhận tiền đã được thanh toán như thế nào? Ở bài viết này, Loop sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc mà bạn đang gặp khó khăn nhé.

1. Gửi hàng qua bưu điện là gì?

Gửi hàng qua bưu điện là một hình thức vận chuyển hàng hóa đến tay người nhận và người vận chuyển sẽ thu hộ người gửi phần tiền thanh toán của hàng hóa hoặc còn được gọi là hình thức ship COD (Cash On Delivery).

Tùy vào yêu cầu của người gửi mà người nhận có được quyền kiểm tra hàng hóa hay không, nếu như hàng hóa sau khi kiểm tra không đúng hoặc mắc lỗi người nhận có quyền chuyển hoàn lại sản phẩm đó, không cần nhận hàng hoặc thanh toán bất kỳ chi phí nào.

2. Gửi hàng qua bưu điện có các hình thức nào?

Có 3 hình thức chuyển hàng qua bưu điện được áp dụng phổ biến đó là:

• Bưu phẩm đảm bảo: Sử dụng cho việc gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).
• Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho việc gửi các sản phẩm hàng hóa cần được vận chuyển trong thời gian sớm. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).
• Bưu kiện: Áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Hình thức này phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh nhưng thời gian giao hàng sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện sẽ bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

Một khi hiểu rõ được cách thức vận hành của các bưu điện, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn cách thức vận chuyển, tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Xem thêm: Top 15 Mặt Hàng Kinh Doanh Online Siêu Lợi Nhuận ”Một Vốn Bốn Lời

3. Các bước gửi hàng nhanh chóng qua bưu điện

Bước 1: Xác nhận lại thông tin với người nhận

Vì thông qua một phương thức vận chuyển của một dịch vụ khác nên việc xác nhận lại thông tin của người nhận hàng là điều rất quan trọng. Bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, hơn hết sẽ có những món hàng hóa quan trọng yêu cầu người nhận phải xuất trình giấy tờ tùy thân mới có thể nhận hàng.

Tuy nhiên, tùy vào tính chất vị trí địa lý của nhiều khu vực, sẽ có những khu vực hoặc địa chỉ nhận hàng không thể giao được đến người nhận thì sẽ được thông báo đến người gửi và món hàng đó sẽ được chuyển hoàn về kho hàng, người nhận có thể đến bưu cục địa phương để nhận hàng hoặc hàng hóa đó sẽ trả về cho người gửi.

Vì thế việc xác nhận lại thông tin, địa chỉ, địa lý nhận hàng rất quan trọng, giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian vận chuyển cũng như bảo quản được hàng hóa hạn chế hư hỏng hơn.

Bước 2: Đóng gói sản phẩm

Tùy vào những mặt hàng mà sẽ có những cách đóng gói khác nhau. Nhưng nhìn chung về cơ sở, đóng gói cẩn thận vào hộp carton cứng sẽ là lựa chọn giải pháp tối ưu tốt nhất vì trong quá trình vận chuyển sẽ không tránh khỏi những việc va chạm mạnh khiến cho món hàng của bạn có khả năng cao sẽ bị hư hỏng nếu bạn đóng sơ sài chúng.

Đối với những mặt hàng dễ vỡ, hãy yêu cầu nhân viên điều phối ở bưu cục thêm dòng chữ “cẩn thận dễ vỡ” để nhận viên vận chuyển lưu ý và điều đặc biệt quan trọng hơn hết vẫn nên bao bọc cẩn thận và nhiều lớp nhất có thể.

Thêm vào một vài điểm quan trọng bạn cần lưu ý đó là sẽ có những mặt hàng bị cấm vận chuyển ở một các bưu cục như: các hàng cấm theo mặt pháp lý, mặt hàng dễ cháy nổ,…. Bạn nên tìm hiểu rõ hơn các mặt hàng cấm trước khi tìm và gửi hàng nhé.

Ngày nay, ở một vài bưu cục sẽ có thêm gói dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, nếu có những hư hỏng không đoán trước được, bưu cục sẽ là người chịu trách nhiệm với hàng hóa của bạn. Vì thế nếu cần thiết, bạn có thể tham khảo thêm gói dịch vụ đó.

Bước 3: Tìm kiếm các bưu cục gần nhất thuận tiện cho việc gửi hàng

Đáp ứng được nhu cầu gửi hàng ngày càng phát triển, các bưu cục cũng xây dựng thêm nhiều phòng giao dịch ở các quận, huyện, thị xã ngày càng đông đúc hơn. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm chúng ở khắp mọi nơi.

Để tiết kiệm được nhiều thời gian di chuyển, bạn nên tìm hiểu các bưu cục có khả năng gần nhà để dễ dàng hơn trong quá trình di chuyển nhé. Hiện có các bưu điện có các dịch vụ thân thiện hơn, ví dụ nếu như món hàng đó quá lớn khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận chuyển đến bưu cục thì bạn cũng nên tìm hiểu gói dịch vụ đó nhé.

Bước 4: Hoàn tất các thủ tục gửi hàng

Khi đến bưu điện, bạn sẽ được nhân viên bưu cục hướng dẫn và phát một phiếu gửi hàng sẽ bao gồm thông tin của người người và người nhận hàng hóa, bạn chỉ cần điền thông tin thật chính xác. Nếu bạn muốn biết cách gửi hàng và cách thức nhận lại tiền ship COD như thế nào, bạn có thể trực tiếp hỏi nhân viên ở đó.

Sau khi bạn điền tất cả các thông tin, nhân viên bưu cục sẽ kiểm tra lại một lần nữa và sẽ nhập thông tin của bạn vào hệ thống, tiến hàng cân lượng hàng hóa của bạn và sẽ thông báo mức phí vận chuyển cho bạn.

Bạn sẽ được bưu cục phát lại một phiếu gửi hàng (bảng sau), sau khi hoàn tất đơn hàng, bạn chỉ cần cầm giấy tờ tùy thân và phiếu này để có thể đối chiếu và nhận lại phần thanh toán COD.

Bước 5: Thanh toán các chi phí vận chuyển

Bạn có thể chọn trả cước phí vận chuyển hoặc người nhận sẽ là người thanh toán, và sẽ cộng thêm phần thanh toán hàng hóa nếu bạn là chủ doanh nghiệp giao hàng. Hoàn tất việc thanh toán là đủ.

4. Cước phí khi gửi hàng qua bưu điện

Sẽ phụ thuộc vào khoảng cách địa lý vận chuyển, trọng lượng và kích thước của hàng hóa. Hiện có nhiều bưu điện đã có các trang web giúp khách hàng có thể tự cân đo và đong đếm hàng hóa tại nhà.

Các cửa hàng kinh doanh online thường sẽ có các dịch vụ thu thêm phí ship của khách hàng, đây cũng là một điều thuận tiện khi họ có thể đong đếm được lượng phí ship mà khách hàng có thể chi trả.

5. Cách kiểm tra hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Cách kiểm tra hàng hóa ngày nay đã thuận tiện và đơn giản hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần truy cập vào website của bưu điện nơi mà bạn chọn để gửi hàng, nhập mã vận đơn mà nhân viên bưu cục đã cung cấp sau khi bạn hoàn tất các bước gửi hàng phía trên, tra cứu, nhấm tìm kiếm, bạn sẽ biết được hàng hóa của mình đang được vận chuyển như thế nào.

Đối với trường hợp ship COD, bạn nên biết cách kiểm tra hàng gửi bưu điện đang ở đâu để khi hàng hóa, bưu phẩm của bạn được giao nhận thành công thì lúc tra cứu sẽ có thêm dòng đã thu tiền hoặc đã thu hộ thành công. Lúc đó, bạn có thể đến bưu điện đã gửi hàng để nhận tiền ship COD tại bưu điện.

6. Thời gian hành hóa được vận chuyển đến nơi

 Sẽ có các dịch vụ như vận chuyển nhanh hoặc vận chuyển thường. Bạn có thể chọn chi tiền cước phí vận chuyển nhiều hơn để chọn dịch vụ vận chuyển nhanh, tùy vào khu vực nhưng nếu bạn chọn vận chuyển nhanh thì thường tối đa 48h, tức là 2 ngày vận chuyển.

Đối với cách vận chuyển thường thì sẽ trong vòng 7 ngày và sẽ phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển. Do đó, bạn có thể kiểm tra hàng hóa qua cách thức nhập mã vận đơn như trên.

7. Cách thức nhận lại tiền ship COD qua bưu điện

Sau khi hoàn tất đơn hàng, nếu là những đơn hàng cần thu hộ, bạn có thể cầm theo giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, bằng lái xe hoặc passport,… và phiếu gửi hàng để được đối chiếu và nhận lại tiền.

8. Thời gian làm việc của bưu điện

Thời gian làm việc của các bưu điện luôn được dán trước cửa ra vào khi bạn đến đó, và thường sẽ nhận hàng vào khung giờ hành chánh.

Tùy vào nhiều bưu điện sẽ có thời gian làm việc khác nhau, có cả bưu điện phải làm việc vào cả ngày Thứ Bảy, nhưng chỉ có bưu điện làm việc vào sáng Thứ Bảy.

9. Những lưu ý quan trọng khi gửi hàng hóa qua bưu điện

Các lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra chắc chắn các thông tin cần vận chuyển, hạn chế tối đa các sai sót nhất có thể.
• Phân loại hàng hóa, ghi chép hàng dễ vỡ đối với các mặt hàng cần quan trọng lưu ý.
• Kích thước thùng hàng đóng gói nên chọn phù hợp với mặt hàng để hạn chế được trọng lượng khi cân hàng hóa.
• Nên dùng băng keo dính để đóng gói sản phẩm cẩn thận hơn là cái loại dây dễ bị nới lỏng.

Bên trên là các cách khi bạn gửi hàng hóa qua bưu điện, dù là dân kinh doanh hay chỉ đơn thuần là gửi hàng hóa cho người thân thì các cách gửi hàng phía trên cũng giúp ít cho bạn đỡ phải bỡ ngỡ khi đến bưu điện. Sẽ có một vài bưu điện có nhân viên bên ngoài hướng dẫn trực tiếp cho người dân, nhưng cũng sẽ có những bưu điện mà bạn sẽ phải tự làm tất tần tật. Vì thế sau bài viết này, bạn sẽ không còn quá lo lắm khi có dịp ghé qua bưu điện gửi hàng nữa.