Chuyển đổi số là gì? Lợi ích của chuyển đổi số trong kinh doanh

Chuyển đổi số vẫn luôn mang “tiếng thơm” là giải pháp vừa tiết kiệm chi phí và nhân lực, vừa tạo cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa có cơ hội cạnh tranh cùng các doanh nghiệp khác. Tuy đang là xu hướng cho cách mạng công nghiệp 4.0 nhưng đến nay “chuyển đổi số” vẫn bị nhiều người hiểu nhầm hoặc chưa hiểu hết bản chất của xu hướng này.

Vậy thế nào là chuyển đổi số? Có phải nó chỉ đơn thuần là việc chuyển từ phương pháp thủ công sang công cụ bằng công nghệ, từ viết thư tay sang sử dụng điện thoại thông minh? Và làm thế nào để doanh nghiệp F&B thực hiện tốt những bước chuyển mình trong thời đại 4.0?

Chuyển đổi số là gì?

Trước hết, để có một cái nhìn tổng thể, hãy cùng xem qua một ví dụ về chuyển đổi số của ông lớn ngành bán lẻ tại Mỹ: Walmart. Bên cạnh những cửa hàng vật lý truyền thống, Walmart đã xây dựng nền tảng bán hàng trực tuyến, trên cả website lẫn ứng dụng điện thoại. Đây cũng chính là bước chuyển đổi số đầu tiên của Walmart và tất nhiên không chỉ dừng lại ở đó. Tất cả mọi điểm chạm online đều được Walmart tối ưu, phân tích dữ liệu và theo dõi hành vi khách hàng để đưa ra những phương án nâng cấp phù hợp, điển hình là phát triển dịch vụ đặt hàng online, giao hàng trong ngày hay mua trước trả sau. 

Cuối cùng, để hoàn thiện công cuộc chuyển đổi số của mình, ông lớn ngành bán lẻ đầu tư vào quy trình vận hành nội bộ bằng cách bỏ qua các rào cản về quyền hạn, cho phép nhân viên chủ động truy cập dữ liệu và các công cụ phân tích dữ liệu nhằm rút ngắn quy trình vận hành và tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Có thể thấy, chuyển đổi số (digital transformation) không chỉ là việc ứng dụng công nghệ tân tiến như dữ liệu lớn (big data) hay điện toán đám mây (cloud), mà còn bao gồm những chuyển đổi về cách thức và quy trình hoạt động, quan trọng hơn cả là tư duy và văn hóa doanh nghiệp.

Khá khó để lý giải hay chỉ ra cụ thể cần phải làm gì bởi không hề có một khuôn mẫu chung và mỗi ngành nghề, lĩnh vực lại có những đặc điểm riêng, hành trình chuyển đối số từ đó cũng khác nhau.

Và tất nhiên không phải nỗ lực thay đổi nào của doanh nghiệp nào cũng thành công.

Quá trình chuyển đổi số luôn đi cùng với những rủi ro mà nếu như doanh nghiệp không tính toán kỹ lưỡng hoặc chủ quan có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận của cả công ty. Haribo là một ví dụ điển hình.

Thương hiệu kẹo dẻo chú gấu trứ danh thế giới cũng phải “ngã ngựa” khi không thể thích ứng vào công cuộc chuyển đổi số, cụ thể là ứng dụng SAP – phần mềm cung cấp kế hoạch cho nguồn lực doanh nghiệp bao gồm quản lý tài chính, kế toán, chăm sóc khách hàng,… vào quy trình vận hành công ty vào năm 2018. Sự hấp tấp, chủ quan và thiếu tính toán về chi phí duy trì và phát sinh đã khiến Haribo phải chấp nhận thất bại với hàng loạt vấn đề với chuỗi cung ứng: không thể theo dõi vị trí kho hàng, số lượng nguyên liệu và không thể vận chuyển nguyên liệu từ kho đến cửa hàng kịp lúc. Hậu quả là doanh thu của Haribo đã tuột dốc “không phanh” 25% ngay sau cuộc cải cách.

Chuyển đổi số là cả một hành trình dài và gian nan, không chỉ là vẻ ngoài “high-tech” mà còn là sự thay đổi hoàn toàn về cốt lõi, đòi hỏi doanh nghiệp phải học hỏi, thay đổi và thích nghi với một văn hóa làm việc mới chưa từng có trước đây. 

Chuyển đổi số là hệ quả tất yếu

Sự phát triển của công nghệ và internet chính là nguyên nhân khiến chuyển đổi số trở thành xu hướng tất yếu trong mọi lĩnh vực; cũng như việc điện thoại thông minh, máy tính và các ứng dụng tiện ích ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng khiến người dùng đòi hỏi nhiều hơn ở sự tiện lợi, nhanh chóng cùng với trải nghiệm được nâng tầm hơn so với trước đây. 

Với tiền đề này, người ta ngày càng đi sâu hơn vào những ý tưởng mới, ứng dụng công nghệ để thay đổi quy trình quản lý doanh nghiệp chứ không chỉ đơn thuần là biến lối mòn truyền thống trở thành lối tắt nhanh hơn.

Vậy đâu là nguồn gốc của chuyển đổi số?

Tần suất sử dụng điện thoại chiếm tỷ lệ áp đảo so với các thiết bị khác cho các hoạt động tìm kiếm, kiểm tra email và mua sắm online trong xã hội hiện đại. Người ta cũng thích mua sắm online hơn là phải trực tiếp đến cửa hàng, không chỉ giới hạn ở lĩnh vực bán lẻ mà ngay đến cả ngành dịch vụ như F&B cũng chứng kiến sự thay đổi hành vi người dùng này, đặc biệt là hậu giãn cách do Covid-19 với 48% bữa ăn người Việt là ăn ngoài và cứ mỗi 10 bữa ăn lại có 3 bữa sử dụng dịch vụ đặt hàng online và giao đồ ăn. Phương thức thanh toán không tiền mặt cũng ngày càng trở nên phổ biến.

Sự khởi nguyên của thời kỳ chuyển đổi số vẫn luôn là chủ đề được bàn tán. Khi người ta bắt đầu đưa những chiếc máy tính thô sơ đầu tiên vào vận hành từ hơn 30 năm trước thì cũng lúc cuộc cách mạng chuyển đổi số được nhen nhóm, bắt đầu từ kênh tương tác online đầu tiên giữa doanh nghiệp và khách hàng ra đời: website. Cùng với những tham vọng phát triển và bành trướng, các doanh nghiệp đua nhau xây dựng các kênh truyền thông online thông qua mạng xã hội – cầu nối không chỉ để chạm đến đối tượng khách hàng mà còn bao gồm cả các đối tác, cộng sự và các bên liên quan khác. Đây cũng là lúc doanh nghiệp nhận ra bản thân trở thành trung tâm điều khiển của một mạng lưới liên kết dựa trên công nghệ tiên tiến. Thấy được những tiềm năng và lợi ích từ mạng lưới này, người ta không ngừng đi tìm và thử nghiệm những phương thức mới hơn nữa để sử dụng dữ liệu hiệu quả, vận hành nhanh chóng và giữ chân người tài.

Cách mạng chuyển đổi số được dự đoán sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa theo cấp số nhân với nguồn dữ liệu khổng lồ – “chiếc đũa phép” tạo nên sự khác biệt và tính cạnh tranh cốt lõi của doanh nghiệp. Nó có thể là dữ liệu khách hàng, dữ liệu về đối thủ, dữ liệu về chuỗi cung ứng và cũng có thể là dữ liệu về thị trường. 

Làm chủ được công nghệ nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp chiếm được thế thượng phong trong cuộc cạnh tranh khốc liệt cùng các doanh nghiệp trên thị trường và một khi đã biết cách sử dụng dữ liệu hiệu quả, những lời phỏng đoán hay giả thuyết về một hướng phát triển đúng sẽ được phơi bày.

Nhưng hãy luôn nhớ kỹ: doanh nghiệp phải luôn tỉnh táo và xác định được mình mới là người làm chủ trong công cuộc chuyển đổi chứ không phải công nghệ.

Lợi ích của chuyển đổi số

Ít ai biết Netflix – nền tảng xem video phổ biến nhất toàn cầu đã thành công trở thành doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực, vốn có khởi đầu là một doanh nghiệp chuyên bán và cho thuê DVD. Cùng với sự xuất hiện của chuyển đổi số, năm 2007, Netflix đã thực hiện bước chuyển mình đầy táo bạo và mới mẻ: xây dựng nền tảng xem video trực tuyến theo yêu cầu của khách hàng mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí phát sinh nào trừ chi phí đăng ký mỗi tháng. Bằng cách này, Netflix đã tận dụng tốt 10% tổng ngân sách nghiên cứu & phát triển sản phẩm để tạo ra một mô hình kinh doanh đơn giản nhưng lại vô cùng tiềm năng, cũng là cách cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng chưa từng có trước đây.

Nhờ nắm bắt tốt “thời cơ” và tận dụng tốt công nghệ, Netflix đã thành công trở thành nền tảng phát video trực tuyến phổ biến nhất toàn cầu, qua mặt những ông lớn cùng ngành khác như Amazon Stream, Hulu hay Youtube và nắm trong tay 85% thị phần. Ngay sau khi đại dịch Covid-19 bùng phát và giãn cách xã hội diễn ra, Netflix đã có thêm hơn 36 triệu người đăng ký.

Quản lý thông tin hiệu quả

Để một doanh nghiệp thành công, làm việc chăm chỉ là không đủ. Có một sự thật rõ ràng rằng so với những loại giấy tờ được quản lý thủ công trên sổ sách thì một file excel sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm cũng như không gian lưu trữ. Khi lượng thông tin và dữ liệu ngày một nhiều hơn thì việc tìm kiếm và quản lý hiệu quả là dường như bất khả thi; chưa kể đến những trường hợp giấy tờ bị hỏng hóc hoặc bị phai mờ theo thời gian. Điều này tương ứng với việc quản lý thông tin khách hàng trong các cửa hàng F&B, giúp việc tra cứu thông tin và hỗ trợ các chương trình tích điểm thành viên một cách hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp

Tiết kiệm thời gian và chi phí luôn là vấn đề đau đầu với hầu hết các doanh nghiệp và chuyển đổi số chính là giải pháp. Các công việc vốn không cần đòi hỏi lao động trí óc hay tạo ra giá trị thấp dần được thay thế bằng công nghệ, điển hình rõ rệt nhất là việc tra cứu thông tin thông qua thanh tìm kiếm trên máy POS đã giúp thu ngân tiết kiệm được thời gian tìm thông tin khách hàng, hay quy trình giao dịch thanh toán bằng ví điện tử cũng được rút ngắn với mã QR theo từng đơn hàng. Khi nguồn lực doanh nghiệp không còn bị phân tán, các hạng mục quan trọng và ưu tiên sẽ được thực hiện một các hiệu quả và tốt nhất, từ đó doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể mà vẫn đạt được hiệu quả như mong đợi.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ngày nay, gần như không lĩnh vực nào có thể vượt mặt kinh doanh online – chiếc chìa khóa đã thay đổi ngành bán lẻ trên nhiều phương diện, biến trải nghiệm khách hàng và sự thấu hiểu thành trung tâm. Khách hàng nào cũng muốn trải nghiệm mua sắm của mình được mượt mà và dễ dàng nhất có thể. Không chỉ thế, trang web hay ứng dụng bán hàng có thể cá nhân hóa những trải nghiệm này thì tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng sẽ còn tăng cao hơn nữa. Chỉ khi chúng ta có thể ứng dụng công nghệ và phân tích dữ liệu khách hàng thì điều này mới có cơ  may trở thành hiện thực. Với những thiết bị công nghệ hỗ trợ như POS, quy trình tạo đơn hàng, thanh toán được rút ngắn đồng nghĩa khách hàng không phải chờ đợi, từ đó trải nghiệm cũng được nâng cao.

Nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Thời gian vận hành tối ưu, quản lý dữ liệu hiệu quả hay trải nghiệm của khách hàng được nâng tầm đều là những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp F&B khác trên thị trường, giúp thu hút và giữ chân nhiều khách hàng. Những thông tin & dữ liệu tức thời cho phép doanh nghiệp đưa ra đường lối kinh doanh phù hợp nhất với xu hướng.

Những lợi ích của chuyển đổi số là không thể phủ nhận và cũng vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp trong thời đại kinh doanh lấy công nghệ làm đầu như hiện nay. Bên cạnh những nỗ lực bỏ ra, doanh nghiệp còn phải xác định chuyển đổi số là hành trình dài và cần chuẩn bị một kế hoạch chu đáo và hoàn chỉnh để công cuộc chuyển đổi số diễn ra thành công.