Phần mềm quản lý Nhà hàng – Quán ăn – Quán cafe tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe hay quán ăn rất được nhiều chủ quán áp dụng. Bởi đây là một trong những công cụ giúp hỗ trợ công việc đắc lực. Phần mềm quản lý không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong tất cả các khâu, order và thanh toán in hóa đơn tại bàn, quản lý hiệu suất nhân viên, hơn thế nữa còn tạo chiến dịch marketing hiệu quả. Hãy tìm hiểu thêm phần mềm bán hàng này có những tiện ích gì nữa nhé!

1. Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán café là một chương trình phần mềm được lập trình dựa trên công nghệ thông tin tiên tiến với những nghiệp vụ bán hàng, quản trị chuyên nghiệp để tạo ra một giải pháp tối ưu có thể đáp ứng mọi nhu cầu công việc của nhà quản lý cửa hàng một cách hiệu quả nhất.

Hiểu đơn giản hơn, các phần mềm quản lý quán ăn được xây dựng cho việc quản lý nhà hàng hay chuỗi nhà hàng, quán cafe, quán ăn, trà sữa… hay còn gọi chung là ngành FnB – Food and Beverage Service (dịch vụ nhà hàng và quầy uống). Phần mềm không chỉ giải quyết và kiểm soát các hoạt động bán hàng, quản lý nhân viên, doanh thu, tài chính… mà còn giúp tạo nên một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, hiện đại, chính xác, từ đó mang lại chất lượng phục vụ tuyệt vời nhất đến cho khách hàng.

2. Có nên sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe không?

Khi mới bắt đầu kinh doanh bạn phải đối mặt với rất nhiều công việc từ tìm nguyên liệu, nguồn hàng, thiết kế cửa hàng, tuyển dụng nhân viên, tìm đầu bếp hay pha chế đến bán hàng ra sao, marketing như thế nào, vận chuyển hàng hóa, chăm sóc khách hàng… Với 1001 công việc bận rộn sẽ khiến bạn dễ bị sai sót, nhầm lẫn, đồng thời còn làm tốn thời gian và chi phí để vận hàng cửa hàng. Tuy nhiên, chỉ với việc ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý nhà hàng, quán ăn, café mọi công việc sẽ trở nên đơn giản, chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều.

– Phần mềm giúp quản lý một cách cụ thể, chi tiết, nhanh gọn, chính xác trong tất cả các khâu từ quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý hàng hóa, quản lý kho… Các tính năng thông minh và chuyên dụng  của phần mềm sẽ đáp ứng mọi nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng.

– Phần mềm quản lý không những còn giúp tiết kiệm thời gian cho chủ cửa hàng mà còn giúp tiết kiệm chi phí nhân lực. Chưa kể tới phần mềm còn có nhiều tính năng giúp chăm sóc khách hàng và xây dựng chiến lược marketing nâng cao hiệu quả cho cửa hàng.

3. Phần mềm quản lý quán cafe có những chức năng quản lý nào?

Phần mềm quản lý sẽ có tất cả các tính năng cần thiết cho việc quản lý mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng như: quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý sổ sách tài chính, quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng…

3.1 Phần mềm quản lý kho chính xác, logic không lo thất thoát

– Chủ cửa hàng có thể quản lý chi tiết từng sản phẩm, mẫu mã, màu sắc, hình ảnh, kích thước một cách chính xác.

– Phần mềm sẽ thông báo khi hàng tồn kho ở dưới hoặc trên định mức để điều chỉnh số lượng hợp lý.

– Khách hàng sử dụng phần mềm cũng sẽ theo dõi và quản lý công nợ một cách chi tiết bằng cách gửi mail trực tiếp đến nhà cung cấp trên phần mềm

– Hàng hóa luôn được kiểm kê và phân loại hợp lý nhờ tính năng tích hợp thiết bị quét mã vạch.

– Phần mềm báo cáo chi tiết hàng tồn kho mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị giúp cửa hàng hạn chế tối đa tình trạng nhân viên gian dối.

3.2 Phần mềm quản lý công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện

– Chủ cửa hàng có thể xem báo cáo thống kê doanh thu mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Các số liệu được phân tích và tổng hợp cụ thể sẽ giúp chủ cửa hàng có đánh già và đưa ra chiến lược bán hàng sao cho hiệu quả nhất.

– Chỉ cần sử dụng một phần mềm duy nhất đã có thể giúp chủ cửa hàng xử lý công việc nhanh chóng từ thông tin đơn hàng, khách hàng, số  lượng tồn kho… vì thế có thể rút ngắn thời gian cho chủ cửa hàng.

– Hạn chế được sự sai sót tối đa bởi số liệu được tự động đồng bộ hóa nên sẽ không xảy ra sai sót khi bán hàng và hàng trong kho.

– Lên order cho khách nhanh chóng, tiện lợi nhờ việc phân chia bàn, tầng… do đó sẽ dễ dàng theo dõi được tình trạng bàn trống hay không để sắp xếp chỗ cho khách. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp giới thiệu món, order, thanh toán và in hóa đơn trực tiếp tại bàn thông qua các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng hoặc máy bán hàng cầm tay. Đồng thời, nhân viên order cũng không phải di chuyển xống bếp mà vẫn có thể chuyển order của khách tới bộ phận chế biến.

– Thanh toán chính xác, tiết kiệm thời gian hơn khi thông tin thanh toán được đồng bộ với máy thu ngân. Khách hàng cũng có thể thanh toán hóa đơn bằng nhiều hình thức tiền mặt, ATM, VISA, Master Card, VNPay QR Code, MoMo…

3.3 Phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả

– Phần mềm quản lý sẽ có tính năng lưu trữ quản lý toàn bộ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, SĐT, ngày sinh…) và phân chia dữ liệu khách hàng theo nhiều hình thức để chăm sóc khách hàng tốt nhất.

– Đưa ra các chương trình ưu đãi, giảm giá, chiết khấu… theo chiến dịch marketing của cửa hàng cho khách. Thông qua dịch vụ e-voucher, SMS, Email marketing.

– Công cụ tìm kiếm giao dịch, báo giá khách hàng linh động theo cả mã và tên…Và chia sẻ khách hàng & tùy biến chỉnh sửa dễ dàng, nhanh chóng.

3.4 Phần mềm quản lý nhân sự hiệu suất

Đặc điểm nhận sự của ngành FnB là chủ yếu là làm theo ca, thưởng hoa hồng theo năng suất, nhân viên cũng không làm cố định lâu dài. Do đó, việc quản lý nhân sự rất phức tạp. Tuy nhiên, áp dụng phần mềm quản lý không những giải quyết được bài toán quản lý mà giúp nâng cao năng suất và chất lượng làm việc của nhân viên bởi:

– Phầm mềm quản lý nhân sư có chức năng chấm công, tính lương, nghỉ phép và sản phẩm được bán trong từng giờ với số lượng bao nhiêu… Do đó, có thể theo dõi biến động nhân sự, lương, thưởng theo thời gian làm việc và năng lực của nhân viên.

– Hàng hóa hay món bị hỏng, lỗi, bị trả lại… được báo trên hệ thống. Quản lý cửa hàng sẽ vào kiểm tra và xác nhận thông tin khi có vấn đề lỗi xảy ra. Do đó, sẽ tránh được thất thoát, sai sót từ phía nhân viên cửa hàng.

– Các số liệu phân tích trong phần mềm sẽ giúp người quản lý điều chỉnh nhân viên cửa hàng sao cho hợp lý nhất như tăng, giảm nhân viên theo từng thời điểm cần thiết.

Ngoài các tính năng quản lý cơ bản thì phần mềm bán hàng hiện nay còn tích hợp rất nhều chức năng để chủ cửa hàng/doanh nghiệp có thể quản lý cửa hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất như: quản lý các hoạt động tại cửa hàng thông qua các thiết bị laptop, smartphone, ipad; tích hợp các công cụ nhập thông tin khách hàng khi đăng nhập wifi; hỗ trợ quán hàng online khi liên kết với các kênh thương mại điện tử lớn nhất hiện nay; tích hợp với các bên thứ ba để hỗ trợ khách hàng tốt nhất (vận chuyển, thanh toán…)…

4. Cách để lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất

Khi bạn quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý nào đó, bạn nên chú ý những yếu tố sau để có thể có được một phần mềm quản lý tốt nhất:

– Có thể đáp ứng được đầy đủ nghiệp vụ quản lý và bán hàng: Các chủ cửa hàng tìm đến ứng dụng phần mềm dĩ nhiên là mong muốn ứng dụng đó có thể giải quyết các vấn đề về quản lý và kinh doanh tại cửa hàng. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của chủ quán. Do đó, các chủ cửa hàng nên chú ý nên lựa chọn phần mềm có tính năng quản lý các nghiệp vụ cần thiết như: quản lý kho, quản lý hàng hóa, quản lý tài chính, quản lý nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, tình trạng giao hàng, bán buôn, quản lý bán hàng, các chương trình khuyến mãi… Tính năng càng đầy đủ, càng giúp chủ cửa hàng giải quyết nhiều vấn đề.

– Sử dụng cả khi offline: Điều này vô cùng quan trọng. Sự cố luôn có thể xảy ra bất cứ lúc nào và chúng ta khó có thể lường trước được như cúp điện lưới, gián đoạn đường truyền internet… Sử dụng được cả khi sự cố xảy ra sẽ tránh gián đoạn khi đang phục vụ khách.

– Sử dụng được trên mọi thiết bị: Dù là thiết bị di động, máy tính bảng, laptop, máy POS… cũng đều sử dụng được để mang lại tiện ích và thuận tiện nhất cho người dùng.

– Giao diện phần mềm phải đơn giản, dễ sử dụng: Phần mềm càng đơn giản, đẹp mắt và dễ sử dụng càng giúp khách hàng nhanh chóng làm quen và thực hiện thao tác thành thạo. Bởi một phần mềm quá phức tạp sẽ gây trở ngại rất lớn cho công việc và người sử dụng.

– An toàn, bảo mật thông tin dữ liệu của khách hàng: Có rất nhiều ứng dụng phần mềm để thất thoát thông tin khách hàng, điều này không những ảnh hưởng trực tiếp tới khách hàng mà còn ảnh hưởng tới uy tín của cửa hàng. Hãy chọn phần mềm được cung cấp bởi các doanh nghiệp uy tín, có hợp đồng mua bán và hợp đồng bảo mật chặt chẽ để tránh thất thoát dữ liệu về sau.

5. Nên lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, quán cafe online hat offline?

Lựa chọn phần mềm quản lý online hay offline sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu khách hàng, sản phẩm kinh doanh, quy mô… Mỗi một loại phần mềm lại có những ưu và nhược điểm khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn là một chủ cửa hàng kinh doanh cafe, trà sữa, đồ ăn uống thì nên tham khảo và lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online.

Phần mềm quản lý online sẽ phù hợp hơn với mô hình kinh doanh của ngành FnB. Bởi ngoài việc quản lý và kiểm soát hiệu quả các công việc tại cửa hàng thì phần mềm quản lý online còn giúp chủ cửa hàng xây dựng chiến lược marketing rất tốt – đây là một trong những yếu tố cần và quan trọng nhất trong kinh doanh nhà hàng, quán cafe hiện nay, khi mà sự cạnh tranh ngành FnB vô cùng lớn.

>>>Hiểu rõ hơn về cách xây dung chiến lược marketing trên phần mềm quản lý tại đây.

Hơn thế nữa, thời đại hiện nay là thời đại công nghệ số. Mọi tính năng cần được cập nhật và đổi mới liên tục để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Với phần mềm offline điều này là không thể, nhưng online lại luôn được cập nhật và nâng cấp mới. Các tính năng của phần mềm offline cũng còn nhiều hạn chế như không quản lý được từ xa, giao diện không bắt mắt…

6. Trải nghiệm các phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe chuyên nghiệp với LOOP Smart POS

6.1 LOOP Smart POS là phần mềm gì?

LOOP Smart POS là một phần mềm quán lý bán hàng chuyên nghiệp dành cho ngành FnB đến từ Singapore. Với nhiều năm nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin thông minh và tiên tiến, phần mềm quản lý LOOP Smart POS giải quyết mọi vấn đề từ đơn giản đến phức tạp cho chủ cửa hàng như quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, kho, xuất – nhập hàng, quản lý tài chính, báo cáo, chăm sóc khách hàng, xây dựn chiến lược marketing…

Hiện nay, LOOP Smart POS đã cung cấp giải pháp phần mềm cho hàng ngàn chủ cửa hàng/ doanh nghiệp đang kinh doanh ngành FnB. LOOP Smart POS luôn tự tin là nhà cung cấp phần mềm quản lý chất lượng và phù hơp với mọi cửa hàng ăn uống hiện nay (từ nhỏ, vừa đến hệ thống lớn). Đồng thời, đáp ứng mọi nhu cầu của của từng chủ cửa hàng với những gói thiết kế riêng chuyên biệt.

6.2 Vì sao hàng nghìn cửa hàng đã tin dùng LOOP Smart POS

– LOOP Smart POS giúp phục vụ khách hàng nhanh chóng: Với LOOP Smart POS nhân viên có thể thực hiện order, đặt bàn, thanh toán, in hóa đơn… chỉ với một chiếc điện thoại hoặc máy bán hàng cầm tay và trực tiếp phục vụ khách tại bàn mà không phải ra quầy. Khách hàng có thể dễ dàng thêm/bớt món ăn khi nhu cầu đổi món. Hơn thế nữa toàn bộ quá trình order giữa nhân viên order – bếp – thu ngân- người quản lý được đồn bộ hoàn toàn, giúp tốc độ phục vụ khách hàng nâng lên đến 50%.

– Phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp: Tốc độ phục vụ khách hàng trở nên nhanh chóng, khách không cần phải mất quá nhiều thời gian đề chờ đợi món. LOOP Smart POS cũng giúp order đúng món, đưa đơn đúng bàn và đúng khách. Các thông tin thanh toán và kiểm tra hóa đơn sẽ vô cùng chính xác.

– Quản lý nhân viên chi tiết rõ ràng: Phần mềm được đồng bộ với máy chấm công giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát, quản lý nhân viên chính xác. Thời gian, năng suất công việc, báo cáo kết quả kinh doanh của từng nhân viên…

– Dễ dàng quản lý chuỗi cửa hàng: LOOP Smart POS có thể giúp chủ chuỗi cửa hàng nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh của các chi nhánh từ xa từ các thiết bị máy tính (laptop, PC) hoặc smartphone trên một tài khoản quản lý.

– In hóa đơn nhanh chóng, chính xác: Hóa đơn được tạo nhanh chóng, ghi nhận tiền khách trả và thừa chính xác. Hệ thống cũng tự động lưu trữ lịch sử của hóa đơn giúp chủ quản lý dễ dàng rà soát, đối chiếu. Đơn hàng sẽ tự động thống kê báo cáo mỗi ngày, giúp nắm rõ doanh số bán hàng theo từng giờ, theo ca hiệu quả.

– Theo dõi và quản lý cửa hàng 24/7: Tất cả hoạt động bán hàng và doanh thu cửa hàng sẽ được thông kê chi tiết từng giờ từng phút mỗi ngày. Do đó, sẽ giúp kiểm soát doanh số mọi lúc mọi nơi.

– Chăm sóc khách hàng hiệu quả: Các chương trình ưu đãi hàng tháng, quà tặng sinh nhật, phát hành thẻ khách hàng, tích điểm ưu đãi, e-voucher…được gửi tới khách hàng. Các chương trình ưu đãi và chăm sóc khách hàng sẽ giúp khách đến cửa hàng thường xuyên và trung thành với dịch vụ tại cửa hàng.

– Tạo website bán hàng PEKO eShop: Ngoài việc quản lý cửa hàng hiệu quả, sử dụng phần mềm quản lý LOOP Smart POS, chủ cửa hàng còn được một trang thương mại điện tử bán hàng miễn phí trên PEKO eShop và có thể dễ dàng tiếp cận với hàng ngàn khách hàng tiềm năng.

6.3 Lắp đặt và sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng, quán cafe, trà sữa có khó?

Khi đầu tư sử dụng phần mềm quản lý của LOOP Smart POS, chủ cửa hàng sẽ hỗ trợ lắp đặt phần cứng và phần mềm miễn phí. Đồng thời, sẽ hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ khách hàng xuyên suốt quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm của LOOP Smart POS.

Phần mềm LOOP Smart POS được thiết kế đơn giản, đẹp mắt, dễ nhìn, các tính năng thực hiện vô cùng dễ dàng. Do đó, khách hàng hoàn toàn không phải lo lắng vấn đề phần mềm quản lý có khó sử dụng được không? Kể cả những nhân viên không hiểu nhiều về công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo trong một thời gian ngắn.

Hơn nữa, LOOP Smart POS có bản miễn phí 15 ngày sử dụng với đầy đủ tính năng. Trước khi đầu tư mua phần mềm, khách hàng có thể trải nghiệm trước sản phẩm để làm quen cũng như hiểu hơn về phần mềm.

> Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý LOOP Smart POS tại đây:

————————————–
LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
✅Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
✉️ Email: cs@loop.vn
☎️ Hotline: 1900633470