Cách quản lý nhân viên: Nhân viên thu ngân ăn bớt tiền doanh thu xử lý thế nào?

Thất thoát tiền bạc là vấn đề diễn ra khá thường xuyên và nan giải ở những cửa hàng, quán café hay quán ăn. Nhiều thu ngân khá tinh ranh ăn bớt có khi lên tới hàng triệu hoặc cả chục triệu mỗi tháng mà chủ cửa hàng rất khó phát hiện ra, kể cả khi phát hiện cũng chẳng có cách nào lấy lại được. Điều này, ảnh hưởng rất nhiều tới lợi nhuận của cửa hàng. Bài viết dưới đây là tổng hợp những “mánh khóe” mà thu ngân “ăn bớt” tiền doanh thu và cách quản lý nhân viên thu ngân hiệu quả tránh thất thoát xảy ra.

1. Thu ngân ăn bớt tiền doanh thu như thế nào?

Hầu hết các chủ quán không thường xuyên có mặt tại cửa hàng và chưa từng áp dụng bất kỳ một hệ thống quản lý nào thì việc kiểm soát nhân viên sẽ rất lỏng lẻo và sẽ tạo nhiều điều kiện để nhân viên thu ngân “hack” tiền. Dưới đây là những “mánh khóe” mà thu ngân ở các cửa hàng, quán café thường hay sử dụng để ăn bớt tiền doanh thu của chủ quán:

– Trường hợp 1: Nếu tính tiền thủ công, nhân viên thu ngân vẫn ghi hóa đơn bình thường, nhưng sau đó thì sẽ hủy bill của để lấy tiền. Còn khi tính tiền bằng máy tính thì in bill sau đó xóa bill ra khỏi hệ thống để lấy tiền vào túi riêng.

– Trường hợp 2: Thu ngân vẫn thu tiền của khách hàng đúng với hóa đơn, nhưng sau đó lại xóa bớt một số món có giá trị cao trước khi in bill và chỉ bảo cáo doanh thu sau khi xóa món để lấy tiền chênh lệch.

– Trường hợp 3: Thu tiền đúng với hóa đơn, nhưng sau đó lại nhập thông tin giảm giá cho khách hàng thân thiết để lấy tiền chênh lệch.

– Trường hợp 4: Có những trường hợp thu ngân còn tự ý sửa đơn giá món với giá cao hơn cho khách để lấy tiền chênh lệch.

– Trường hợp 5: Tự ý chỉnh sửa ngày của máy tính để báo cáo bán hàng bị sai lệch.

– Trường hợp 6: Với những khách hàng quen, gọi những món quen thuộc đã biết giá tiền. Khi thu ngân thu tiền của khách chỉ đọc số tiền thanh toán mà không in hóa đơn để lấy tiền đó đúc vào túi riêng.

Kể cả khi cửa hàng bạn có camera giám sát thì vẫn có rất nhiều cơ hội để thu ngân có thể gian lận tiền, nhất là lúc cửa hàng đông khách.

Nói chung, khi việc quản lý không được chặt chẽ thì việc thất thoát doanh thu của cửa hàng là điều không thể tránh khỏi. Đã từng có rất nhiều chủ quán thanh thở trên các group mạng xã hội là từng bị thất thoát vài trăm triệu đồng vì thu ngân dùng mánh khóe ở trên, nhưng sau khi phát hiện thì cũng không thể đòi lại tiền vì nhân viên nghỉ việc luôn. Đây là một thực tế gặp phải ở rất nhiều cửa hàng F&B hiện nay.

Vậy làm thế nào để có cách quản lý nhân viên thu ngân hiệu quả hơn và phòng tránh được những rủi ro và thất thoát tài chính tại cửa hàng cho chủ quán?

2. Cách quản lý nhân viên hiệu quả tránh thất thoát doanh thu cho mọi cửa hàng

2.1. Áp dụng hệ thống POS bán hàng có cài đặt phần mềm quản lý

Ngày nay khi mà công nghệ 4.0 bùng nổ, việc áp dụng hệ thống quản lý nhà hàng, quán café không những giúp chủ cửa hàng tiết kiệm thời gian quản lý mà còn giúp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Từ chính nhu cầu hiện nay chúng ta có thể thấy, mọi người có xu hướng đặt đồ online và thanh toán online qua ví điện tử, cổng thanh toán… Kể cả khi khách hàng thanh toán trực tiếp tại cửa hàng cũng dần chuyển qua các hình thức thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ ,ví điện tử, cổng thanh toán bởi sự tiện dụng và nhiều chương trình ưu đãi của nhà cung cấp. Do đó, việc giảm thanh  bằng tiền mặt đã giúp chủ cửa hàng giảm bớt tình trạng thất thoát tài chính rất nhiều. Đây cũng là lý do các hệ thống POS hiện nay thường tích hợp đa phương thức thanh toán.

Hơn nữa, các tính năng chuyên sâu của hệ thống POS hiện đại còn giúp hạn chế thất thoát hiệu quả như:

– Phân quyền hoặc tạo user cho nhân viên: Việc phần quyền hoặc tạo user cho nhân viên để kiểm soát chặt chẽ hoạt động thanh toán. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền, ngay lập tức sẽ được lưu trữ trong phần mềm. Chủ cửa hàng chỉ cần trích xuất lịch sử giao dịch là có thể nắm rõ nhân viên thu ngân có gian dối hay không? Hơn nữa, tất cả sự thay đổi như xóa, sửa hóa đơn, giá menu trên màn hình POS đều phải có chấp nhận từ quản lý, nhân viên thu ngân không có quyền can thiệp.

– Chính sách giảm giá, quà tặng trên hệ thống POS: Khi áp dụng chính sách giảm giá, quà tặng hay ưu đãi cho khách hàng thu ngân phải nhập mã giảm giá của khách vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động khấu trừ vào hóa đơn. Do đó, nhân viên thu ngân sẽ không có cơ hội để ăn chênh lệch.

– Ngay lập tức báo lỗi khi nhân viên cố tình thay đổi ngày hệ thống, từ đó người chủ kiểm soát lại tính trung thực của thu ngân.

– Hệ thống quản lý hàng hóa chặt chẽ, tính định lượng chuẩn giúp khâu quản lý kho hàng chính xác.

Hệ thống POS hiện đại còn giúp chủ cửa hàng quản lý chặt chẽ, chính xác và nhanh gọn các hoạt động bán hàng tại cửa hàng như quản lý nguyên vật liệu (kho), tối ưu quy trình oder món/đồ uống, quản lý nhân viên, báo cáo phân tích thông minh, chăm sóc khách hàng thân thiết, thu thập thông tin khách hàng…

Mặc dù, không thể khẳng định làm giảm thất thoát 100% nhưng hệ thống POS cài đặt phần mềm quản lý được coi là một trong những cách quản lý nhân viên hiệu quả nhất hiện nay mà khó có cách thức nào có thể đảm bảo được.

2.2. Chặt chẽ hơn trong việc giám sát, quản lý tại cửa hàng

Áp dụng hệ thống POS bán hàng là điều vô cùng cần thiết, đặc biệt là những chủ doanh nghiệp lớn thì không thể không có. Tuy nhiên ở các cửa hàng, quán ăn, quán café nhỏ chưa có điều kiện để áp dụng một hệ thống POS hoàn chỉnh thì cách quản lý nhân viên hiệu quả nhất vẫn là phải chặt chẽ trong việc quản lý bằng cách thức sau:

– Tổ chức quy trình thanh toán rõ ràng: Bạn chỉ cần treo tại quán câu khẩu hiệu “Quý khách sẽ được miễn phí… khi nhận được hóa đơn”. Khi ấy, thu ngân sẽ bắt buộc phải in hóa đơn cho khách. Một khi in hóa đơn, doanh thu sẽ cập nhật ngay lập tức trên phần mềm và báo về điện thoại cho bạn. Bạn cũng cần lưu ý phải in hóa đơn 2 liên, 1 liên đưa cho khách, 1 liên nhân viên thu ngân luôn để trên bàn, khi nào nhân viên phục vụ đưa lại tiền đầy đủ thì mới hủy liên đó.

– Nên trang bị máy in hóa đơn cho quầy pha chế và bếp chỉ thực hiện khi phiếu in đó được in ra, không làm theo lệnh order miệng. Cuối ngày chủ cửa hàng nên kiểm kê tất cả bill giữa thu ngân, quầy bar/bếp. Như vậy hạn chế được tình trạng gian lận xảy ra. Đây là một trong những cách quản lý nhân viên thu ngân hiệu quả tại cửa hàng, quán cafe.

– Thường xuyên có mặt tại cửa hàng để kiểm tra các hoạt động bán hàng của nhân viên hơn.

– Chi trả lương làm công cụ: Tiền lương là công cụ để đảm bảo nhân viên không nghỉ việc đột xuất mà không có lý do, sai phạm quy định hoặc gian lận khi làm việc. Cách làm khá đơn giản hãy giữ ít nhất 5 ngày lương của nhân viên để “phòng bị” cho mức phạt. Đồng thời, làm rõ và chấn chỉnh ngay từ ban đầu về vấn đề gian lận cho nhân viên mới.

– Lắp đặt hệ thống camera tại quầy thu ngân: Tâm lý nhân viên luôn lo lắng nếu có camera đang giám sát mình. Do đó, chủ cửa hàng nên lắp đặt mỗi một quầy 1 mắt camera để giám sát tốt hơn. 

– Áp dụng chính sách trả thưởng cho nhân viên: Nhân viên bán được nhiều đơn mỗi ngày, đạt mức nào đó sẽ nhận thêm hoa hồng. Điều này, sẽ giúp nhân viên cố gắng nỗ lực làm việc hơn để đẩy doanh thu và sẽ hạn chế đến việc hủy hóa đơn ăn lận tiền.

Khách quan mà nói, việc gian lận chỉ diễn ra khi việc quản lý tại cửa hàng quá lỏng lẻo. Chủ cửa hàng không có nhiều thời gian tại cửa hàng, thiết bị theo dõi và quản lý ở mức đơn sơ thì khó lòng mà giúp chủ cửa hàng kiểm soát tốt cửa hàng. Với những cửa hàng nhỏ chưa có hệ thống quản lý hoàn chỉnh hoặc chưa có điều kiện tài chính để đầu từ thì có thể đăng ký sử dụng hệ thống quản lý bán hàng chuyên biệt dành riêng cho ngành F&B của LOOP Smart POS. Hiện tại, LOOP đang có chương trình sử dụng phần mềm quản lý với giá “Free trọn đời” mà được sử dụng trọn bộ tính năng trong hệ thống bao gồm:

– Phần mềm quản lý LOOP Smart POS: chủ doanh nghiệp có thể thuận tiện quản lý nhân viên, quản lý đơn hàng, order gọi món, cho đến quản lý tồn kho, nguyên liệu và doanh thu…

– Tạo app và website bán hàng miễn phí trên PEKO eSHOP: PEKO Eshop sẽ giúp nhà hàng khởi tạo website chỉ trong vòng 2-3 giây đồng hồ, nhờ đó có thể tiếp cận được hàng nghìn khách hàng, với những ưu điểm như phương thức thanh toán đa dạng, tích hợp thanh toán ví điện tử hoặc giao hàng tự động với Ahamove, Grab, Lozi…

–  Chăm sóc khách hàng thông minh với  Boost Loyalty CRM: Chủ cửa hàng có thể tạo thẻ thành viên, tạo e voucher, e-promotion, quà tặng, báo cáo phân tích. Xác định chân dung khách hàng tiềm năng của bạn để chạy chiến dịch Marketing và thu hút nhiều khách hàng hơn.

– Tự động thu thập thông tin khách LOOP Smart WIFI:  Được tích hợp ngay trên máy POS, giúp chủ cửa hàng thu thập tệp danh sách khách hàng đã đến địa điểm một cách nhanh chóng. LOOP Smart WIFI tự động hóa marketing và chăm sóc khách hàng thân thiết, gia tăng lương khách hàng mới.

LOOP SMART POS – NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN GIÚP QUẢN LÝ NHÀ HÀNG, QUÁN CAFE, TRÀ CHANH THÔNG MINH ĐẾN TỪ SINGAPORE
Website: https://loop.vn/
Instagram: https://www.instagram.com/loop_smart_pos
Facebook: https://www.facebook.com/loopvn
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCLsOvKAHX2dSnf-8Q6y0Ylw
Email: cs@loop.vn
Hotline: 1900633470